Posredovanje podatkov glede razdelitve stroškov v večstanovanjski stavbi

Datum

27.11.2023

Številka

07121-1/2023/1471

Kategorije

Definicija OP, Posredovanje osebnih podatkov, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi s posredovanjem podatkom glede obračuna in razdelitve stroškov toplote. Opisujete konkreten primer obračunavanja stroškov v večstanovanjski stavbi, ki se delno izvaja na podlagi odčitkov kalorimetrov (za vsako stanovanje posebej), deloma pa na podlagi števila oseb, ki stanovanje uporabljajo, na podlagi površine ogrevanja in na podlagi korekcijskih faktorjev (toplotne izgube glede na lego posameznega stanovanja). V primeru, če je poraba toplote v posameznem stanovanju manjša od 40% povprečne porabe toplote v objektu, pa se temu stanovanju obračuna 40% povprečna poraba ne glede na odčitek kalorimetra za to stanovanje. Strošek toplote za to stanovanje torej ni odvisen od dejanske porabe, pač pa od povprečne porabe vseh stanovanj in poslovnih prostorov v objektu, od števila vseh oseb, ki uporabljajo vsa stanovanja in od celotne kvadrature objekta, ki se ogreva. Menite, da bi morali etažni lastniki in posledično nadzorni odbor imeti vse podatke, torej tudi identifikacijske številke stanovanj, da bi lahko podatke iz obračuna (tabele), primerjali z dejanskim stanjem.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

O konkretnem primeru bi lahko IP odločal zgolj v konkretnem inšpekcijskem postopku vendar načeloma meni, da kadar je delitev stroškov ogrevanja za posameznika vedno soodvisna od porabe drugih etažnih lastnikov, potem so etažni lastniki upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo, ali je obračun stroškov pravilen. Pri tem mora upravnik v konkretnem primeru upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov in posredovati zgolj tiste osebne podatke, ki so za preveritev obračuna stroškov nujno potrebni. Podatke mora etažnim lastnikom posredovati na način, da nepooblaščenim tretjim osebam prepreči neupravičeno seznanitev z osebnimi podatki.

Uvodoma pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov (tako zbiranje, kot npr. tudi za objavo ali posredovanje tretjim osebam) podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Za zasebni sektor so pravne podlage naslednje:

privolitev (točka (a)),

sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

zakon (točka (c)),

zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)) ali

zakoniti interesi, za katere si prizadeva upravljavec (točka (f)).

Pojasnjujemo, da pomeni osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (1. točka 4. člena Splošne uredbe). Kot smo poudarili v mnenju št. 07121-1/2023/424 z dne 29. 3. 2023, na katerega se tudi sklicujete v svojem zaprosilu, lahko predstavlja tudi številka stanovanja osebni podatek, če vemo, na koga se nanaša. Tudi podatki o velikosti stanovanja ter podatki o ogrevanju in porabi tople vode, če so vezani na določeno stanovanje oz. lastnika, predstavljajo osebne podatke in je za njihovo obdelavo potrebno zagotoviti ustrezno pravno podlago skladno z zgoraj citiranim prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Dodajamo pa, da Splošna uredba varuje zgolj osebne podatke posameznikov – fizičnih oseb, zato številka stanovanja ne šteje za osebni podatek, če se nanaša na pravno osebo.

Kot smo nadalje pojasnili, upravnik ne sme posredovati podatkov o porabi oz. stroških posameznega etažnega lastnika drugim etažnim lastnikom, če se obratovalni stroški delijo po dejanski uporabi, razen če bi za tako posredovanje pridobil njegovo privolitev.

V zvezi z vašim vprašanjem vas v nadaljevanju napotujemo na že izdana mnenja IP, ki so dostopna z iskalniki na www.ip-rs.si/vop, npr. št. 0712-1/2019/502 z dne 5. 3. 2019 (Preglednica s stroški po stanovanjskih enotah) in št. 07121-1/2022/484 z dne 6. 5. 2022 (Pridobivanje podatkov o razdelitvi stroškov od upravnika in dobavitelja).

Iz citiranih mnenj izhaja, da kadar je delitev stroškov ogrevanja za posameznika vedno soodvisna od porabe drugih etažnih lastnikov, potem so etažni lastniki upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo, ali je obračun stroškov pravilen. Pri posredovanju osebnih podatkov pa mora upravnik upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

Po mnenju IP za preverjanje točnosti obračuna stroškov ni potrebno posredovanje npr. podatka o tem, katere delilnike toplote imajo vgrajene etažni lastniki, nikakor pa se ne sme posredovati podatkov o dolgovih etažnih lastnikov, saj neplačilo računov za ogrevanje in porabo tople vode s strani enega lastnika ne vpliva na višino obveznosti, ki jih imajo drugi etažni lastniki.

Če je torej posredovanje določenih osebnih podatkov potrebno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem so slednji do njih upravičeni. Ti podatki pa se smejo etažnim lastnikom posredovati samo na način, ki onemogoča, da bi se z njimi seznanile nepooblaščenes osebe.

IP vam torej z nezavezujočim mnenjem konkretnega odgovora glede vaše situacije ne more podati, vsekakor pa mora upravnik poskrbeti za zakonito obdelavo osebnih podatkov na način, da glede na konkretno sestavo obračuna stroškov etažnim lastnikom posreduje zgolj tiste osebne podatke, ki so nujno potrebni za nadzor nad pravilnim obračunom stroškov. IP meni, da upravnik ne sme posredovati konkretnih podatkov o porabi v delu, ki se delijo po dejanski uporabi, razen če bi za tako posredovanje etažni lastniki podali svoja soglasja. Če se v preostanku, kot navajate, stroški delijo glede na število oseb, površino ogrevanja, korekcijske faktorje ter v nekaterih primerih glede na povprečno uporabo vseh stanovanj in poslovnih prostorov, potem se lahko za preveritev pravilne razdelitve stroškov posredujejo osebni podatki, ki so za ta obračun nujno potrebni.

Več o obdelavi osebnih podatkov v večstanovanjskih stavbah pa si lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-za-upravnike-večstanovanjskih-stavb.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

Pripravil:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo