Navedba podatka o naslovu prebivališča v vlogi za delo od doma

Datum

17.06.2024

Številka

07121-1/2024/711

Kategorije

Delovna razmerja, Varnost osebnih podatkov, Zbirke osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z razkrivanjem osebnih podatkov delodajalcu. Opisujete, da želite pri delodajalcu uveljavljati možnost dela od doma, pri čemer morate v vlogi med drugim zapisati svoj domač naslov, od koder boste opravljali delo. Vlogo morate poslati v odobritev nadrejenemu, ki jo bo nato posredoval kadrovski službi, ta pa jo bo poslala še v odobritev direktorju oz. upravi. Pojasnjujete tudi, da mora najprej oseba, ki je zadolžena za varnost in zdravje pri delu, potrditi ustreznost delovnega prostora. Sprašujete, ali je prav, da se podatek o vašem naslovu razkrije vsem osebam, ki bodo potrjevale vlogo? Zanima vas tudi, ali morate vpisati svoj naslov v vlogo, ali lahko npr. navedete, da je naslov enak kot v obstoječi pogodbi o zaposlitvi?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi za razkritje podatka o stalnem oz. začasnem prebivališču) mora upravljavec zagotoviti ustrezno pravno podlago. Osebni podatki posameznega delavca se lahko razkrijejo sodelavcem na podlagi 48. člena ZDR-1 pod pogojem, da je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja in v povezavi z delovnim razmerjem.

Delodajalec kot upravljavec mora pri obdelavi osebnih podatkov določiti, s katerimi podatki se lahko posamezni zaposleni seznanijo v okviru izvajanja svojih delovnih nalog. Z osebnimi podatki se lahko seznanijo torej zgolj tisti, ki to nujno potrebujejo za izvajanje svojih nalog.

Obdelava osebnih podatkov o naslovu za namen odobritve in pogodbene ureditve dela na domu se nikakor ne zdi pretirana.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi npr. o naslovu stalnega oz. začasnega prebivališča) mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV, Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23) v 12. členu določa vrste evidenc, ki jih morajo voditi delodajalci. Med drugim je določeno, da se v evidenco o zaposlenih delavcih v skladu s 13. členom ZEPDSV za vsakega delavca, ki je v delovnem razmerju, vpiše med drugim tudi podatek o naslovu stalnega prebivališča in začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država).

Konkretno o pravni podlagi za obdelavo osebnega podatka v okviru vloge za opravljanje dela na domu in o tem, ali so vse osebe, ki ste jih navedli, upravičeni do seznanitve s podatkom o vašem naslovu, bi lahko IP odločal zgolj v inšpekcijskem postopku, zato vam podajamo zgolj splošna pojasnila. Pojasnjujemo, da se lahko osebni podatki posameznega delavca (npr. kot navajate, podatek o naslovu) obdelujejo oz. razkrijejo sodelavcem na podlagi 48. člena ZDR-1 pod pogojem, da je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja in v povezavi z delovnim razmerjem. Pri tem mora delodajalec upoštevati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim se smejo obdelovati zgolj tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za dosego določenega cilja. Zaradi opravljanja dela na domu se sklene pogodba o zaposlitvi za opravljanje dela na domu, katere obvezna sestavina skladno z 31. členom ZDR-1 je tudi kraj opravljanja dela (doma, ali kraj, ki si ga delavec izbere sam).

Delodajalec mora pri obdelavi osebnih podatkov določiti, s katerimi podatki se lahko posamezni zaposleni seznanijo v okviru izvajanja svojih delovnih nalog. Pri tem mora upoštevati tudi omenjeno načelo najmanjšega obsega podatkov in mora skladno z njim določiti, s kakšnim naborom podatkov se lahko določeni zaposleni seznanijo. Osebne podatke pa je treba s primernimi tehnično-organizacijskimi ukrepi tudi ustrezno zavarovati, med drugim pred nepooblaščeno seznanitvijo z osebnimi podatki s strani tretjih oseb. Z osebnimi podatki se lahko seznanijo torej zgolj tisti, ki to nujno potrebujejo za izvajanje svojih nalog, npr. kot opisujete v svojem zaprosilu, v zvezi z odobritvijo dela na domu. Vsak zaposleni pa je dolžan podatke varovati in jih ne sme obdelovati za noben drug namen (npr. nezakonito posredovati tretjim osebam).

Več o obdelavi osebnih podatkov zaposlenih lahko preberete v Smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.

V kolikor ste na podlagi naših pojasnil mnenja, da gre za kršitev varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo na IP. Pomagate si lahko z obrazcem »Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravil

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo