Dokumenti v zvezi z videonadzorom

Datum

13.04.2023

Številka

07121-1/2023/494

Kategorije

Video in avdio nadzor

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da je IP izdal dokument (obrazec), ki naj bi bil glede videonadzora skladen z ZVOP-2. Zanima vas, če je to dovolj glede dokumentov, ki bi jih pravna oseba morala imeti na svojem objektu, kjer se izvaja videonadzor, poleg označbe (nalepke) pred vhodom v objekt s podatki o podjetju ter telefonski številki.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Če upravljavec presodi, da je izvajanje videonadzora zakonito, mora izpolniti tudi nekatere druge obveznosti, ki jih določata ZVOP-2 oz. Splošna uredba, npr. objaviti mora obvestilo o videonadzoru, posameznike mora obvestiti o obdelavi osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe, voditi mora dnevnik obdelave ter evidence dejavnosti obdelave.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma vas napotujemo na spletno stran IP, na kateri lahko preberete ključne informacije o izvajanju videonadzora po ZVOP-2: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/vzpostavitev-videonadzora/. Bistveno je, da upravljavec presodi, ali za izvajanje videonadzora obstaja primerna pravna podlaga skladno z ZVOP-2 oz. Splošno uredbo. ZVOP-2 poleg splošnih določb o videonadzoru (76. člen) ureja tudi videonadzor dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore (77. člen), videonadzor znotraj delovnih prostorov (78. člen), videonadzor v prevoznih sredstvih, namenjenih javnemu potniškemu prometu (79. člen) in videonadzor na javnih površinah (80. člen). V vseh drugih primerih mora obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe in sicer:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Če upravljavec presodi, da je izvajanje videonadzora zakonito, mora izpolniti tudi nekatere druge obveznosti, ki jih določata ZVOP-2 oz. Splošna uredba:

-Objaviti mora obvestilo o videonadzoru (četrti odstavek 76. člena ZVOP-2), več napotil lahko preberete tudi v mnenju št. 07121-1/2023/110 z dne 1. 2. 2023.

-Posameznikom morajo biti zagotovljene informacije o obdelavi osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe (npr. nameni ter pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, uporabniki osebnih podatkov, obdobje hrambe, itd.). Več o tem lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov. Vzorec obvestila posameznikom glede obdelave osebnih podatkov (člen 13 Splošne uredbe) je dostopen na: https://www.ip-rs.si/obrazci/.

-Voditi mora dnevnik obdelave, ki je opredeljen v 22. členu Splošne uredbe in v dvanajstem odstavku 76. člena ZVOP-2. V zvezi s slednjim je IP izdal »Vzorec evidence uporabe videonadzornega sistema po ZVOP-2«, ki je dostopen na: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Upravljavec videonadzora, ki bo za vodenje dnevnika obdelave videoposnetkov uporabil ta obrazec, bo praviloma izpolnil zahteve iz 12. odstavka 76. člena ZVOP-2. Več lahko preberete v mnenju IP št. št. 07120-1/2023/123 z dne 10. 3. 2023.

-V zvezi z obdelavami osebnih podatkov mora voditi evidence dejavnosti obdelave po 30. členu Splošne uredbe. Kot smo pojasnili v mnenju št. 07121-1/2023/318 z dne 7. 3. 2023, je evidenca dejavnosti obdelave širši dokument, ki zagotavlja celovit pregled nad dejavnostmi obdelave osebnih podatkov na strani tistega, ki obdeluje osebne podatke, medtem ko je dnevnik obdelave orodje, ki se uporablja v realnem času za spremljanje določenih dejavnosti obdelave. Več informacij o evidenci dejavnosti obdelave lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/evidenca-dejavnosti-obdelave, uporabite pa lahko tudi vzorca IP za upravljavce oz. obdelovalce, ki sta dostopna na: https://www.ip-rs.si/obrazci/.

Upravljavci morajo videonadzorni sistem ustrezno zavarovati skladno s 24. in 32. členom Splošne uredbe. V kolikor gre v vašem primeru za skupne upravljavce, morajo biti izpolnjene tudi zahteve skladno s 26. členom Splošne uredbe (sprejet dogovor o izpolnjevanju obveznosti po Splošni uredbi) oz. če ste angažirali pogodbenega obdelovalca, je treba izpolniti vse obveznosti, ki jih predpisuje 28. člen Splošne uredbe.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo