Seznam o dodelitvi garaž lastnikom večstanovanjske stavbe

Datum

16.10.2023

Številka

07121-1/2023/1294

Kategorije

Informiranje posameznika, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Zakoniti interesi, Varnost osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da imate lastniki večstanovanjske stavbe vsako leto sestanek za dodelitev garažnih mest pod stavbo. Rezultati izbire so objavljeni na oglasni deski. Na seznamu je navedeno, kdo dobi garažo (ime in priimek) in od koga jo dobi (ime in priimek). Zanima vas, ali je taka objava poimenskih podatkov dovoljena, ali bi morala namesto imena pisati npr. številka stanovanja (in nadstropje).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo, da se poimenski seznam etažnih lastnikov lahko objavi, če obstaja ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. če je potrebna zaradi izvajanja pogodbe o medsebojnih razmerjih ali pa na podlagi zakonitih interesov, če in v kolikor so izpolnjeni pogoji, predpisani z ZVOP-2. Upoštevati je treba tudi načela Splošne uredbe, npr. načelo najmanjšega obsega podatkov. Priporočamo, da etažni lastniki obdelavo osebnih podatkov podrobneje uredijo s pravilnikom, pri čemer naj upoštevajo tudi obveznost obveščanja posameznikov o obdelavi osebnih podatkov po 13. členu Splošne uredbe.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Skladno s Splošno uredbo predstavljajo osebni podatki katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Ob tem opozarjamo, da lahko tudi številka stanovanja predstavlja osebni podatek, saj ta omogoča posredno določitev posameznika.

Nadalje pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov (tako zbiranje, kot npr. tudi za objavo) podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Za zasebni sektor so pravne podlage naslednje:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP meni, da bi lahko objava seznama, kot opisujete v zaprosilu, dopustna, v kolikor bi obstajala ustrezna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, npr. zaradi izvajanja pogodbe po točki (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (npr. če je obdelava potrebna zaradi izvajanja pogodbe o medsebojnih razmerjih) ali na podlagi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec in če nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Glede zakonitih interesov dodatno pojasnjujemo, da mora biti zakoniti interes dejanski in prisoten v času obdelave (torej ne hipotetičen) ter jasno in natančno opredeljen. Nujnost obdelave zahteva povezavo med zakonitim interesom in se je ne sme razlagati preširoko. Prav tako je treba preučiti obstoj realnih in manj invazivnih alternativ, potrebnost obdelave zaradi zakonitih interesov pa je treba tolmačiti v povezavi z legitimnimi interesi upravljavca in ne posameznika. Priporočamo vam, da obstoj zakonitega interesa ustrezno dokumentirate. Ob tem opozarjamo, da ima posameznik na podlagi 21. člena Splošne uredbe možnost, da kadarkoli ugovarja obdelavi osebnih podatkov, ki temelji na zakonitih interesih.

Vsekakor je upravljavec (v vašem primeru etažni lastniki, oz. skupnost lastnikov) dolžan sam opraviti presojo, ali obstaja ustrezna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov in je torej odgovoren za zakonito obdelavo osebnih podatkov.

Dodatno opozarjamo, da morajo biti ob tem osebni podatki tudi ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (načelo najmanjšega obsega podatkov po (c) točki prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe). Z drugimi besedami, lahko upravljavec obdeluje zgolj tiste osebne podatke, ki so za zasledovani cilj nujno potrebni. Če obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov predlagamo, da etažni lastniki način obdelave osebnih podatkov podrobneje določijo s pravilnikom in torej sprejmejo ustrezne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Predlagamo, da se seznam objavi na mestu, ki ni prosto dostopen obiskovalcem (npr. v skupnih prostorih etažnih lastnikov, do katerih imajo dostop le etažni lastniki), da se onemogoči seznanitev s strani nepooblaščenih oseb. Upravljavec mora posameznikom ob pridobitvi njihovih podatkov podati tudi informacije o obdelavi osebnih podatkov, ki so določene v 13. členu Splošne uredbe, npr. kdo obdeluje osebne podatke, zakaj jih obdeluje, komu osebne podatke posreduje, koliko časa se bodo osebni podatki hranili, itd. Več informacij o obveščanju posameznikov je dostopnih na https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/obve%C5%A1%C4%8Danje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.

Več o obdelavi osebnih podatkov v večstanovanjskih stavbah pa si lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf oz. odgovore na svoja vprašanja poiščete v že izdanih mnenjih IP, ki so objavljena na www.ip-rs.si/vop.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo