Posredovanje informacij o veljavnosti vozniškega dovoljenja delodajalcu

Datum

14.02.2024

Številka

07120-1/2024/57

Kategorije

Delovna razmerja, Posredovanje osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste na upravni enoti prejeli prošnjo delodajalca za posredovanje podatka, ali ima zaposlena veljavno vozniško dovoljenje in do kdaj ji velja. V prošnji naj bi delodajalec navedel, da je vozniški izpit pogoj za opravljanje dela, kar izhaja iz pogodbe o zaposlitvi in opisa delovnih nalog za konkretno delovno mesto. Zanima vas, ali je s tem izkazan pravni interes za posredovanje zadevnih podatkov?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Osebe javnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje izkazana pravna podlaga v skladu s 6. členom ZVOP-2 in načeli varstva osebnih podatkov ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena ZVOP-2.

IP se v mnenju ne more in ne sme postaviti v vlogo odločevalca (razsojevalca) v posameznih primerih in odločiti o upravičenosti posredovanja osebnih podatkov ali celo odrediti/prepovedati določenemu zavezancu posredovanje podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma izpostavlja, da v okviru neobveznih mnenj ne sme presojati, kakšno odločitev naj upravljavec sprejme v zvezi s konkretno zahtevo delodajalca, saj IP v zvezi z zadevnimi postopki nastopa kot pritožbeni oz. inšpekcijski organ in bi s tem lahko prejudiciral svojo odločitev v morebitnem pritožbenem oz. inšpekcijskem postopku. V nadaljevanju vam zato glede vašega vprašanja zgolj neformalno in na splošno svetujemo upoštevaje relevantne pravne podlage in našo dosedanjo prakso.

Najprej pojasnjujemo, da mora upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov izkazati zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Nadalje ZVOP-2 vsebuje posebne določbe glede posredovanja osebnih podatkov v 39. do 41. členu ZVOP-2. Skladno s prvim odstavkom 39. člena ZVOP-2 osebe javnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana pravna podlaga v skladu s 6. členom tega zakona, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, razen če drug zakon določa drugače. Prejemnik podatkov sme osebne podatke obdelovati samo za namen, za uresničevanje katerega se mu posredujejo.

Skladno s prvim odstavkom 41. člena ZVOP-2 zahteva za posredovanje osebnih podatkov vsebuje (če drug zakon ne določa drugače):

1.podatke o vlagatelju zahteve;

2.pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3.namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4.predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5.vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6.obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

V zvezi z zahtevo za posredovanje osebnih podatkov, posebej opozarjamo na drugo točko 41. člena ZVOP-2, ki določa, da mora biti v vsebini zahteve izkazana pravna podlaga za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov. V tem kontekstu gre za razumeti, da mora pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov predstavljati ena izmed pravnih podlag, ki jo določa 6. člen Splošne uredbe (oz. kadar gre za posebne vrste osebnih podatkov dodatno tudi 9. člen Splošne uredbe). Tisti, ki podatke obdeluje pa mora vsekakor upoštevati vsa pravila in omejitve posameznih pravnih podlag za obdelavo ter obenem tudi vsa načela varstva osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe (npr. načelo najmanjšega obsega podatkov, načelo omejitve namena itd.).

Po mnenju IP, bi glede na omejeno poznavanje vašega konkretnega primera, ustrezno pravno podlago v danem primeru najverjetneje lahko predstavljal zgolj zakon ali zakonit interes delodajalca, če ta nebi pretehtal nad pravicami in interesi posameznika (več o posameznih pravnih podlagah in njihovih pogojih za ustreznost si lahko preberete tudi iz naših obstoječih mnenj na spletni strani https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ z iskanjem po kategoriji: »pravne podlage«).

Glede razmerja med delavcem in delodajalcem velja opozoriti, da so ta razmerja praviloma ureja skozi krovni Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 in nasl.; v nadaljevanju ZDR-1), ki glede pravic in obveznosti kandidata za zaposlitev v 29. členu določa, da je kandidat pri sklepanju pogodbe o zaposlitvi dolžan predložiti delodajalcu dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanje dela in ga obvestiti o vseh njemu znanih dejstvih, pomembnih za delovno razmerje, kot tudi o njemu znanih drugih okoliščinah, ki ga kakorkoli onemogočajo ali bistveno omejujejo pri izvrševanju obveznosti iz pogodbe ali ki lahko ogrožajo življenje ali zdravje oseb, s katerimi pri izvrševanju svojih obveznosti prihaja v stik. Nadalje velja tudi dolžnost delavca, da obvesti delodajalca o bistvenih okoliščinah glede izpolnjevanja pogodbenih obveznosti in vseh sprememb podatkov, ki vplivajo na izpolnjevanje pravic iz delovnega razmerja, kar ureja 36. člen istega zakona. Dodatno tudi 48. člen ZDR-1 določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Presoja primera v konkretni zadevi tako zahteva primarno razjasnitev pravne podlage delodajalca za pridobitev osebnih podatkov kot tudi samega namena oz. razlogov za tako pridobitev z utemeljitvijo potrebnosti in primernosti glede na zasledovan namen.

Iz zgoraj omenjenih določb, bi sicer veljalo, da je delavec sam dolžan delodajalcu predložiti dokazila o izpolnjevanju pogojev za opravljanja dela (npr. veljavno vozniško dovoljenje, če je ta pogoj za opravljanje dela). Delodajalec pa bi eventualno lahko v primeru utemeljenega suma (če bi seveda na podlagi takega suma uspel izkazati ustrezno in zakonito pravno podlago skupaj s potrebnostjo in primernostjo zahtevanih osebnih podatkov za zasledovan namen) preveril verodostojnost predloženega dokazila oz. vozniškega dovoljenja pri upravljavcu, ki vodi evidenco o vozniških dovoljenih (npr. ali je dovoljenje št. ... veljavno). Pri tem opozarjamo, da evidenco o vozniških dovoljenjih glede na drugi odstavek 70. člena Zakona o voznikih ( Uradni list RS, št. 92/22 in nasl.; v nadaljevanju ZVoz-1) vodi ministrstvo, pristojno za promet (Ministrstvo za infrastrukturo) v obliki informatizirane zbirke in ne upravna enota, ki lahko v evidenco vozniških dovoljenj podatke zgolj vnaša. Zahtevo za posredovanje osebnih podatkov, bi tako delodajalec moral nasloviti na ministrstvo pristojno za promet kot upravljavca teh podatkov in ne na upravno enoto.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov oz. v tem delu izkazana pravna podlaga za posredovanje, temveč lahko zgolj opozori na relavantne pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov, ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo. IP se v mnenju ne more in ne sme postaviti v vlogo odločevalca (razsojevalca) v posameznih primerih in odločiti o upravičenosti posredovanja podatkov ali celo odrediti/prepovedati določenemu zavezancu posredovanje določenih podatkov. IP namreč skladno s četrtim odstavkom 41. člena ZVOP-2 v primeru zavrnitve zahteve za posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig nastopa kot pritožbeni organ, če specialni predpis za posamezne primere ne določa drugače. Kadar IP v pritožbenem postopku zavrne zahtevo, lahko vlagatelj zahteva sodno varstvo, o katerem odloča pristojno sodišče v skladu z zakonom, ki ureja upravni spor. Šele v drugostopenjskemu postopku bi se, po seznanitvi z vsemi relevantnimi dejstvi in okoliščinami ter po presoji relevantnih pravnih podlag, IP lahko dokončno in konkretno opredelil do obravnavanega vprašanja.

Z lepimi pozdravi.

Pripravil

Grega Rudolf, asistent svetovalca pri IP

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka