Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov in sindikalni zaupnik

Datum

28.03.2023

Številka

07121-1/2023/349

Kategorije

Delovna razmerja, Pooblaščene osebe za varstvo podatkov - DPO, Sindikati

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje, in sicer vas zanima, ali je lahko v ustanovi ista oseba pooblaščenec za varstvo osebnih podatkov in sindikalni zaupnik. Kot ste pojasnili gre sicer za dve različni pravni osebi (delujoči na istem naslovu), a so zaposleni ustanove in člani sindikata iste osebe.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

a Položaj sindikalnega zaupnika kot takega po mnenju IP in upoštevaje določbe 208. člena Zakona o delovnih razmerjih na splošno gledano ni v konfliktu interesov z nalogami, ki naj bi jih opravljala pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov. V konfliktu interesov pa bi lahko bil, če bi njegove delovne naloge vključevale odločanje o namenih in sredstvih obdelave osebnih podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da funkcija pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO) terja interdisciplinarna znanja in se imenuje na podlagi poklicnih odlik in strokovnega poznavanja zakonodaje in prakse na področju varstva osebnih podatkov. Potrebna raven strokovnega znanja v Splošni uredbi ali v ZVOP-2 ni izrecno opredeljena, vendar mora biti sorazmerna z občutljivostjo, zapletenostjo in količino podatkov, ki jih organizacija obdeluje. Pooblaščena oseba mora imeti strokovno znanje o nacionalni in evropski zakonodaji in praksi na področju varstva podatkov ter poglobljeno razumevanje zakonodaje o varstvu osebnih podatkov. Prav tako bi pooblaščena oseba morala dobro razumeti tudi dejanja obdelave, ki se izvajajo, in informacijske sisteme, pa tudi potrebe upravljavca v zvezi z varnostjo in varstvom podatkov. V primeru javnega organa ali telesa bi morala dobro poznati tudi upravna pravila in postopke organizacije.

46. člen ZVOP-2 ne določa posebnih certifikatov ali zelo specifičnih zahtev oziroma pogojev za imenovanja pooblaščene osebe, temveč predpisuje splošne zahteve glede stopnje strokovne usposobljenosti in zahtevanih delovnih izkušenj, in sicer je za pooblaščeno osebo upravljavca ali obdelovalca in njenega namestnika lahko določen posameznik, ki izpolnjuje naslednje pogoje:

1.je poslovno sposoben,

2.ima znanja oziroma praktične izkušnje s področja varstva osebnih podatkov in

3.ni bil pravnomočno obsojen na kazen zapora najmanj šestih mesecev oziroma ni bil pravnomočno obsojen za kaznivo dejanje glede zlorabe osebnih podatkov.

Upravljavci ali obdelovalci iz javnega sektorja, razen državnih organov, torej tudi knjižnice iz javnega sektorja, lahko določijo drugo pooblaščeno osebo, če je ni mogoče določiti znotraj osebe javnega sektorja. V tem primeru lahko pooblaščeno osebo določijo skupaj z drugimi upravljavci ali obdelovalci javnega sektorja, lahko pa s pogodbo v pisni obliki določijo tudi posameznika ali posameznico iz zasebnega sektorja ali pravno osebo iz zasebnega sektorja.

Ključno vodilo pri izvajanju nalog pooblaščene osebe je neodvisnost, kar predvsem pomeni, da pooblaščena oseba v organizaciji ne sme imeti položaja, ki bi omogočala opredelitev oz. sistemsko odločanje o namenov ali sredstvih obdelave osebnih podatkov.

5. odstavek 46. člena ZVOP-2 določa, da za pooblaščeno osebo ali njenega namestnika ne sme biti določena oseba, ki je v nasprotju interesov z upravljavcem in obdelovalcem ali je njeno delo pooblaščene osebe v nasprotju z njenimi drugimi nalogami ali s položajem pri upravljavcu in obdelovalcu. Nasprotje interesov podrobneje opredeljuje 6. odstavek 46. člena ZVOP-2 in sicer se v javnem sektorju šteje, da je določena oseba v nasprotju interesov, če je:

•določena kot upravljavec informacijskega sistema,

•skrbnik informacijskega sistema ali

•vodja informacijske varnosti,

•ima položaj predstojnika v osebi javnega sektorja (npr. ravnatelj),

•če je član organov upravljanja ali nadzora pri upravljavcu ali obdelovalcu,

•če njene druge naloge vključujejo sistemsko odločanje o obdelavi osebnih podatkov pri upravljavcu ali obdelovalcu ali

•če zastopa upravljavca oziroma obdelovalca v sodnih ali arbitražnih postopkih v zvezi z vprašanji varstva osebnih podatkov.

Splošno gledano lahko nasprotujoči si položaji v organizaciji vključujejo položaje višjega vodstva (kot so izvršni direktor, ravnatelj šole, predstojnik ali direktor organa v javnem sektorju, operativni direktor, finančni direktor, vodja zdravstvene službe, vodja oddelka za trženje, vodja službe za človeške vire ali vodja oddelkov za informacijsko tehnologijo) in tudi druge vloge na nižji ravni organizacijske strukture, če taki položaji ali vloge vodijo v določitev namenov in sredstev obdelave. Če pooblaščena oseba izve za okoliščine, ki predstavljajo ali bi lahko predstavljale nasprotje interesov, o tem takoj pisno obvesti upravljavca oziroma obdelovalca. Upravljavec oziroma obdelovalec v tem primeru odpravi nasprotje ali pooblaščeno osebo razreši opravljanja določene naloge kot pooblaščene osebe ali s položaja pri upravljavcu ali obdelovalcu.

Položaj sindikalnega zaupnika kot takega po mnenju IP in upoštevaje določbe 208. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1) na splošno gledano ni v konfliktu interesov z nalogami, ki naj bi jih opravljala pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov. V konfliktu interesov pa bi lahko bil, če bi njegove delovne naloge vključevale odločanje o namenih in sredstvih obdelave osebnih podatkov.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravil

mag. Andrej Tomšič, namestnik informacijske pooblaščenke