Posredovanje osebnih podatkov in dokumentov s strani Centrov za socialno delo Finančni upravi RS

Datum

04.04.2023

Številka

07120-1/2023/193

Kategorije

Postopki na centrih za socialno delo, Davčni postopki, Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 31. 3. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje, ali lahko Centri za socialno delo (CSD) Finančni upravi Republike Slovenije (FURS) na njeno zahtevo posredujejo kopijo vloge posameznika za uveljavljanje pravic iz javnih sredstev in kopijo odločbe o dodelitvi pravic iz javnih sredstev, izdano posamezniku (otroški dodatek, denarna socialna pomoč…).

V prvem odstavku 50. člena Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ZUPJS) je določeno, da informatizirano zbirko podatkov, ki zajema pravice iz javnih sredstev (t. i. centralna zbirka podatkov), obdeluje ministrstvo kot upravljavec centralne zbirke podatkov o pravicah iz javnih sredstev. V tretjem odstavku 49. člena ZUPJS je navedeno, katere podatke osebe in njenega zakonitega zastopnika vsebujejo zbirke podatkov, ki zajemajo pravice iz javnih sredstev. Nadalje peti odstavek 50. člena ZUPJS opredeljuje, katere podatke je ministrstvo kot upravljavec centralne zbirke podatkov dolžan posredovati FURS za potrebe ugotovitve in presoje dejstev glede vodenja postopkov oziroma za odločanje v postopkih iz njegove pristojnosti. O osebah, ki so jim bile priznane pravice iz javnih sredstev, se FURS lahko posreduje osebno ime in EMŠO te osebe, podatek o vrsti priznane pravice, podatek o višini zneska priznane pravice in podatek o tem, kdaj je bila pravica priznana. Torej iz navedene določbe izhaja, da se lahko posredujejo le taksativno določeni podatki, nikakor pa ne celotna vloga posameznika za uveljavljanje pravic iz javnih sredstev ali odločba posameznika o dodelitvi pravic iz javnih sredstev.

Drugače kot v ZUPJS, je glede posredovanja podatkov FURS določeno v Zakonu o davčnem postopku (ZDavP-2). Četrti odstavek 10. člen ZDavP-2 ureja načelo dolžnosti dajanja podatkov, ki določa, da so organi in druge osebe, ki razpolagajo s podatki, pomembnimi za odločanje v davčnih zadevah, dolžni posredovati davčnemu organu te podatke brezplačno, razen če zakon ne določa drugače. Načelo dolžnosti podatkov je izpeljano v 39. členu ZDavP-2, na podlagi katerega morajo osebe, ki so z zakonom pooblaščene, da vzpostavijo, vodijo in vzdržujejo zbirke podatkov, registre in druge evidence, FURS dati na razpolago vse podatke, potrebne za pobiranje davkov, ter omogočiti davčnemu organu vpogled v svojo dokumentacijo. Na razpolago morajo dati tudi vso dokumentacijo, ki jo vodijo, in zbirke podatkov, ki jih vodijo v obliki registrov, evidenc in zbirov podatkov, ne glede na to, ali so z zakonom predpisane kot obvezne, in informacije, ki so pomembne pri odmeri davka.

Zato se postavlja vprašanje, ali, pod kakšnimi pogoji in v kakšnem obsegu so CSD-ji dolžni posredovati zahtevane vloge in odločbe na zahtevo FURS.

Poleg zgornje teme vas zanima še, ali lahko FURS, ki vodi postopek davčne izvršbe, od CSD zahteva dokazilo o zunajzakonski skupnosti med davčnim dolžnikom, zoper katerega vodi postopek davčne izvršbe in njegovo morebitno zunajzakonsko partnerico. Ta podatek je lahko razviden iz vloge morebitne zunajzakonske partnerice za uveljavitev pravic iz javnih sredstev, npr. iz vloge za otroški dodatek. Kot rečeno 50. člen ZUPJS tega podatka ali dokazila ne našteva.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov le v nadzornih postopkih, zato je spodnje mnenje le informativno.

Po mnenju IP je FURS, ne glede na določbe ZUPJS, za potrebe katerega od postopkov iz pristojnosti FURS, s sklicevanjem na ZDavP-2 ali/in ZFU upravičen tudi do pridobitve celotne vloge in pripadajoče odločbe posameznika s področja uveljavljanja pravic iz javnih sredstev, vendar na podlagi navedbe konkretne pravne podlage in obrazložitve konkretnega namena, ki utemeljuje potrebnost in primernost seznanitve s celotnim dokumentom.

Po mnenju IP velja enako za dokazilo o obstoju zunajzakonske skupnosti za zavezanca.

Obrazložitev

Sklepamo, da gre v vašem primeru za posamične zahteve FURS za posredovanje dokumentov in ne za avtomatizirano sistematično posredovanje podatkov z informacijsko podporo.

Zgoraj navedene določbe ZUPJS so specialne, ker se nanašajo na točno določene osebne podatke iz informacijskega sistema in ne na dokumente, ki so pridobljeni ali ki nastanejo pri odločanju o pravicah pri CSD. Poleg tega je zavezanec za posredovanje njihov formalni upravljavec. Te določbe pridejo v poštev zlasti za redno informatizirano posredovanje podatkov. Določba četrtega odstavka 10. člena ZDavP-2 je širša in omogoča pridobitev več osebnih podatkov kot so taksativno našteti v ZUPJS, vključno s (celotnimi) dokumenti, ki jih v »centralni zbirki podatkov« iz 49. člena ZUPJS ni. Pravni podlagi v ZUPJS in v ZDavP-2 si nista v konfliktu, pač pa sta komplementarni.

Enako velja za 39. člen ZDavP-2. Opozarjamo, da je 39. člen ZDavP-2 še bolj specialen od 10. člena ZDavP-2, ker je obdelava osebnih podatkov omejena na namen »pobiranja davkov ali izpolnitev obveznosti, ki so povezane z mednarodnim sodelovanjem v davčnih zadevah«. Za razliko od 39. člena ZDavP-2, 10. člen ZDavP-2 zajema katerikoli postopek oziroma namen obdelave podatkov pri FURS, ki je določen v ZDavP-2.

Dodatno je pravna podlaga za posredovanje dokumentov določena v Zakonu o finančni upravi (ZFU), na primer v 14. členu, ki določa, da pri opravljanju nalog finančne uprave uradna oseba, med drugim, zbira in pridobiva obvestila ter podatke, in zahteva predložitev podatkov, listin in dokumentov in drugih zapisov ter zavaruje podatke. V skladu s 16. in 17. členom ZFU se podatki in dokumenti lahko pridobivajo tudi od drugih oseb (npr. CSD) in ne le od zavezancev.

Vendar je v primeru širšega dostopa oziroma sklicevanja na določbe ZDavP-2 ali ZFU, upravičenost do osebnih podatkov odvisna od relevantnosti zahtevanih osebnih podatkov ali dokumentov. Relevantnost zahtevanih osebnih podatkov za vodenje ali odločanje v katerem od postopkov iz pristojnosti FURS (npr. različne vrste davčnih nadzorov, davčna izvršba, odločanje o davčni obveznosti na več stopnjah) mora izkazati FURS kot uporabnik podatkov. V tem primeru je treba upoštevati določbe novega ZVOP-2, ki v 41. členu določa, da mora zahteva za posredovanje osebnih podatkov vsebovati naslednje podatke:

1.podatke o vlagatelju zahteve (za fizično osebo: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča; za samostojnega podjetnika posameznika, posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež in matično številko) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

2.pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3.namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4.predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5.vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6.obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

V vašem primeru je ključna zahteva ZVOP-2 po navedbi konkretnega namena pridobitve podatkov iz 3. točke v kombinaciji z navedbo točne pravne podlage iz 2. točke (npr. zatrjevana prava podlaga je lahko 10. člen ZDavP-2, 39. člen ZDavP-2 ali ZFU). To pomeni, da mora FURS v zahtevi konkretno navesti na primer, za katero vrsto postopka iz pristojnosti FURS so podatki potrebni, kako bodo uporabljeni in zakaj, kakšna je vsebinska zveza (vključno z materialnopravno podlago) med zahtevanim dokumentom in pravico ali dolžnostjo posameznika, zakaj sta potrebni celotna vloga in odločba in podobno. Pri tem morata tako FURS kot CSD upoštevati obvezno načelo najmanjšega obsega podatkov iz (c) točke prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, po katerem morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Dodajamo še, da določba devete točke 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov o tem, da »se javni organi, ki lahko prejmejo osebne podatke v okviru posamezne poizvedbe v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ne štejejo za uporabnike osebnih podatkov« ne vpliva na zgornjo interpretacijo ZVOP-2 ter razmerja med ZUPJS in ZDavP-2 ter ZFU.

Prijazen pozdrav,

Pripravil

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka