Seznanitev z imenom in priimkom prijavitelja

Datum

28.01.2025

Številka

svetovalka pooblaščenca za preventivo

07121-1/2024/1627

Kategorije

Postopki na centrih za socialno delo, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Menite, da ste na podlagi točke (g) prvega odstavka 15. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov upravičeni do imena in priimka prijavitelja (oz. vseh razpoložljivih informacij v zvezi z virom), ki je podal prijavo na Centru za socialno delo. Prosite nas za potrditev.

* * *

---

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo, da je odgovor na vaše vprašanje odvisen od vrste postopka, ki se v konkretnem primeru vodi pred CSD. V nadaljevanju pojasnjujemo pravico do seznanitve po Splošni uredbi in napotujemo na možnost seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom skladno z Zakonom o splošnem upravnem postopku. Opozarjamo, da je treba upoštevati tudi določbe o varovanju zaupnosti po Zakonu o socialnem varstvu, v primeru obravnave nasilja v družini mora CSD upoštevati tudi omejitve pri razkrivanju osebnih podatkov, ki izhajajo iz Zakona o preprečevanju nasilja v družini. Navedene določbe je treba upoštevati tudi kot omejitve pri izvrševanju pravice do seznanitve, kakor tudi pri izvajanju pravice do vpogleda v upravni spis.

Posameznik lahko skladno s Splošno uredbo pri upravljavcu, ki obdeluje njegove osebne podatke, uveljavlja pravico do seznanitve (dostopa), v okviru katere lahko dostopa zgolj do svojih osebnih podatkov, ne pa tudi do osebnih podatkov drugih oseb. Posameznik se lahko torej seznani s svojimi osebnimi podatki v podani prijavi, pri tem pa se ne more seznaniti z osebnimi podatki drugih oseb, zato mora ta del upravljavec prekriti. Pravica do seznanitve je lahko tudi omejena skladno s 23. členom Splošne uredbe, pri čemer je treba upoštevati zgoraj primeroma navedene določbe nacionalne zakonodaje.

Prav tako ima posameznik pravico do vpogleda v upravni spis skladno z 82. členom Zakona o splošnem upravnem postopku, vendar v zvezi s to pravico IP ni pritožbeni ali inšpekcijski organ.

[1]Zakon o socialnem varstvu (Uradni list RS, št. 3/07 – uradno prečiščeno besedilo, 23/07 – popr., 41/07 – popr., 61/10 – ZSVarPre, 62/10 – ZUPJS, 57/12, 39/16, 52/16 – ZPPreb-1, 15/17 – DZ, 29/17, 54/17, 21/18 – ZNOrg, 31/18 – ZOA-A, 28/19, 189/20 – ZFRO, 196/21 – ZDOsk, 82/23 in 84/23 – ZDOsk-1).

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da je odgovor na vaše vprašanje odvisen od vrste postopka, ki se v konkretnem primeru vodi pred CSD. V nadaljevanju pojasnjujemo pravico do seznanitve po Splošni uredbi in napotujemo na možnost seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom skladno z Zakonom o splošnem upravnem postopku, vendar opozarjamo, da je treba upoštevati tudi določbe o varovanju zaupnosti po Zakonu o socialnem varstvu (ZSV), glej zlasti 93. člen, ki določa zaupnost podatkov in varovanje poklicne skrivnosti, v primeru obravnave nasilja v družini pa mora CSD upoštevati tudi omejitve pri razkrivanju osebnih podatkov, ki izhajajo iz Zakona o preprečevanju nasilja v družini (ZPND). Zgolj na splošno opozarjamo, da tovrstno omejitev do seznanitve z virom prijave določa tudi 16. člen Zakona o inšpekcijskem nadzoru (ZIN). Navedene določbe je treba upoštevati tudi kot omejitve pri izvrševanju pravice do seznanitve, kakor tudi pri izvajanju pravice do vpogleda v upravni spis, ki sta pojasnjeni v nadaljevanju.

Pojasnjujemo, da lahko pri upravljavcu uveljavljate pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki skladno s Splošno uredbo, ki je opredeljena v 15. členu Splošne uredbe.

Prvi odstavek 15. člena Splošne uredbe tako določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter naslednje informacije:

[2]Zakon o preprečevanju nasilja v družini (Uradni list RS, št. 16/08, 68/16, 54/17 – ZSV-H in 196/21 – ZDOsk).

-namene obdelave;

-vrste zadevnih osebnih podatkov;

-uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

-kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

[3]Zakon o inšpekcijskem nadzoru (Uradni list RS, št. 43/07 – uradno prečiščeno besedilo in 40/14). Več o tajnosti vira prijave lahko preberete v že izdanih mnenjih, ki so dostopna s pomočjo iskalnikov na www.ip-rs.si/vop, npr. mnenje št. 07121-1/2021/550 z dne 19. 3. 2021 (https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/razkrivanje-op-prijaviteljev).

-obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

-pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

-kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

-obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz prvega in četrtega odstavka 22. člena, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

[4]Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe mora upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti tudi kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Četrti odstavek nadalje odloča, da pravica do pridobitve kopije iz tretjega odstavka ne vpliva negativno na pravice in svoboščine drugih. Pravica do seznanitve je lahko tudi omejena skladno s 23. členom Splošne uredbe, če taka omejitev spoštuje bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter je potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi za zagotavljanje, npr. preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij in zaradi drugih pomembnih ciljev v splošnem javnem interesu Unije ali države članice (npr. v povezavi s socialno varnostjo). Kot izpostavili zgoraj, je zato treba pri morebitni omejitvi pravice upoštevati določila področne zakonodaje (npr. Zakona o socialnem varstvu in Zakona o inšpekcijskem nadzoru).

Opozarjamo, da posameznik v okviru zahteve po 15. členu Splošne uredbe ne more dostopati do celotne dokumentacije, temveč samo do svojih osebnih podatkov (lahko tudi npr. do podatkov mladoletnih otrok, če to ni v nasprotju s koristmi otrok), ne pa tudi do osebnih podatkov drugih oseb. Lahko torej pridobi informacije oz. dostop do svojih osebnih podatkov v podani prijavi, pri tem pa se ne more seznaniti z osebnimi podatki drugih oseb, zato mora ta del upravljavec prekriti. Citirane točke (g) prvega odstavka 15. člena Splošne uredbe, ki določa, da ima posameznik pravico pridobiti vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom (kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se nanašajo), zato ni mogoče razlagati na način, da ima na tej pravni podlagi posameznik pravico prejeti podatek o imenu in priimku prijavitelja.

Če se v konkretnem primeru vodi upravni postopek, opozarjamo tudi na določbo 82. člena Zakona o splošnem upravnem postopku, ki opredeljuje procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP. Stranke in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist, ima pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. Pregled in prepis dokumentov se lahko zahteva tudi ustno. Opozarjamo, da izvrševanje te pravice ne spada v pristojnost IP, zaradi česar IP ne more voditi pritožbenega, inšpekcijskega ali drugega nadzornega postopka v zvezi s tem in se tudi ni pristojen konkretno opredeljevati do primerov uveljavljanja te pravice.

Pojasnjujemo vam tudi razliko med 82. členom ZUP in 15. členom Splošne uredbe, ki je predvsem v namenu pravic. 82. člen ZUP omogoča strankam postopka in osebam, ki izkažejo pravno korist, da pregledujejo dokumente konkretne zadeve in lahko na svoje stroške prepišejo ali preslikajo potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Posamezniku po Splošni uredbi ni treba nastopati kot stranka v postopku in mu tudi ni treba izkazati pravnega ali drugega interesa za dostop do svojih podatkov. Posameznik pa lahko, kot smo pojasnili zgoraj, v okviru pravice do seznanitve dostopa zgolj do svojih osebnih podatkov (upravljavec mora osebne podatke drugih oseb prikriti). Nadzor nad določbami Splošne uredbe opravlja IP, ki nastopa kot pritožbeni organ v primeru molka ali zavrnitve zahteve za seznanitev z osebnimi podatki s strani upravljavca. Nadzor nad pravilnim izvajanjem ZUP pa opravlja upravna inšpekcija.

Predlagamo vam, da se glede na podana pojasnila odločite, katero pravico želite uveljavljati, ob tem pa dodajamo, da se pravici ne izključujeta in lahko, če tako ocenite, uveljavljate tudi obe pravici.

[5]Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravil

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov