Varstvo osebnih podatkov prvošolcev

Datum

22.07.2025

Številka

07120-1/2025/325

Kategorije

Pravne podlage, Šolstvo

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje, ali je dovoljeno na vratih šole izobesiti seznam prvošolcev (ime in priimek ter razred), zato da bi se starši, ki pridejo v šolo, lahko seznanili, v katerem razredu je otrok.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Osnovna šola nima zakonske pravne podlage, da bi na vratih šole objavila seznam prvošolcev po posameznih razredih, osebna privolitev staršev pa glede na določbo tretjega odstavka 6. člena ZVOP-2 v javnem sektorju ne bi predstavljala zadostne pravne podlage za takšno objavo osebnih podatkov učencev. ZOsn namreč natančno določa, v katerih primerih se lahko podatki učencev obdelujejo na podlagi osebne privolitve staršev ali skrbnikov otrok.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. V nadaljevanju vam zato podajamo splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim zaprosilom.

Obdelava osebnih podatkov je zakonita le, v kolikor je izpolnjen eden izmed pogojev, določenih v prvem odstavku 6. člena ali drugem odstavku 9. člena Splošne uredbe (za posebne vrste osebnih podatkov), pri čemer je pomembno izpostaviti, da se točka (f) prvega pododstavka (zakoniti interesi) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. Ker razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov po 2. točki prvega odstavka 4. člena Splošne uredbe, je za presojo dopustnosti razkritja potrebno imeti pravno podlago v skladu s Splošno uredbo. Obdelava osebnih podatkov je skladno s Splošno uredbo dopustna tudi, ko je zadevni posameznik v obdelavo osebnih podatkov privolil (člen 6(1)(a) Splošne uredbe), ko je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (člen 6(1)(c) Splošne uredbe) in za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (člen 6(1)(e) Splošne uredbe). Države članice lahko ohranijo ali uvedejo podrobnejše določbe, da bi prilagodile uporabo Splošne uredbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov za zagotovitev skladnosti s točko c), tako da podrobneje opredelijo posebne zahteve v zvezi z obdelavo ter druge ukrepe za zagotovitev zakonite in poštene obdelave (člen 6(2) Splošne uredbe). Podlaga za obdelavo iz točke c) in e) prvega odstavka je določena v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki velja za upravljavca.Podrobnejša ureditev v slovenski zakonodaji v smislu drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe za javni sektor izhaja iz 6. člena ZVOP-2, po katerem je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti ali javnega interesa iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika (tretji odstavek).

Področna zakonodajna ureditev v zvezi z obdelavo osebnih podatkov otrok pri vpisu v šolo je Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 76/23 in 16/24; ZOsn), ki v 94. členu določa, da osnovna šola zbira, obdeluje, shranjuje, posreduje in uporablja podatke, vsebovane v zbirkah podatkov, ki jih vodi v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno. Zbirke podatkov, ki jih vodi osnovna šola, ureja 95. člen ZOsn. V skladu s prvim odstavkom 97. člena ZOsn se osebni podatki učencev iz zbirk podatkov iz prvega odstavka 95. člena tega zakona[1] obdelujejo za potrebe obveznega izobraževanja. Nadalje 99. člen ZOsn določa, da podrobnejša navodila o načinu zbiranja podatkov, o delavcih šole, ki so pooblaščeni za uporabo podatkov, vsebovanih v posameznih zbirkah, o načinu evidentiranja uporabe in posredovanja osebnih podatkov, o načinu njihovega uničenja po poteku roka uporabe in druge postopke in ukrepe zavarovanja podatkov predpiše minister. Sprejet je bil Pravilnik o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04, 76/08; Pravilnik), ki v 5. členu določa, da se smejo osebni podatki o učencih zbirati, uporabljati, shranjevati in posredovati samo za namene, določene v zakonu, oziroma za namene, razvidne iz privolitve posameznika, in ne smejo biti uporabljeni na način, ki ni združljiv s temi nameni. Osebne podatke o vpisanih oziroma vključenih učencih sme šola posredovati drugim uporabnikom (npr. centrom za socialno delo, organizacijskim enotam Zavoda Republike Slovenije za šolstvo, sodiščem, zdravstvenim zavodom, svetovalnim centrom) le takrat in za namen, ki ga določa zakon (26. člen Pravilnika).

Glede na določbo 7. člena Pravilnika svetovalna služba na podlagi vpisnih listov oblikuje seznam otrok, vpisanih v prvi razred, na začetku vsakega šolskega leta pa tudi zbirni seznam vseh učencev šole. Zgoraj navedene določbe ZOsn in Pravilnika natančno določajo, za kakšen namen in komu lahko osnovna šola posreduje osebne podatke učencev, kar pomeni, da osnovna šola nima zakonske pravne podlage, da bi na vratih šole objavila sezname učencev po posameznih razredih, osebna privolitev staršev pa glede na določbo tretjega odstavka 6. člena ZVOP-2 v javnem sektorju ne bi predstavljala zadostne pravne podlage za takšno objavo osebnih podatkov učencev. ZOsn namreč natančno določa, v katerih primerih se lahko podatki učencev obdelujejo na podlagi osebne privolitve staršev ali skrbnikov otrok.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijaska pooblaščenka

---

[1]V skladu s prvim odstavkom 95. člena ZOsn osnovna šola vodi naslednje zbirke podatkov:

·zbirko podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo, in o učencih, vključenih v osnovno šolo, in njihovih starših,

·zbirko podatkov o napredovanju učencev, izdanih spričevalih, vzgojnih opominih in drugih listinah,

·zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev,

·zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.