Sodelovanje predstavnikov javnosti na sejah občinskega sveta

Datum

28.10.2024

Številka

07121-1/2024/1338

Kategorije

Informiranje posameznika, Občine

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede sodelovanja predstavnikov javnosti na sejah občinskega sveta.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V 53. členu poslovnika Občine Grosuplje je med drugim določeno, da se o vsaki seji občinskega sveta piše zapisnik, ki obsega podatke o delu na seji, podatke o navzočnosti članov občinskega sveta na seji in ob posameznem glasovanju, o odsotnosti članov občinskega sveta, o udeležbi vabljenih, predstavnikov javnosti in občanov na seji, o sprejetem dnevnem redu, imenih razpravljalcev, predlogih sklepov, o izidih glasovanja o posameznih predlogih in o sklepih, ki so bili sprejeti.

V primeru udeležbe na seji občinskega sveta morajo biti navzoči posamezniki predhodno seznanjeni z informacijami o obdelavi osebnih podatkov, med drugim s tem, kdo bo upravljavec njihovih osebnih podatkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali (npr. za namen izdelave zapisnika in za namen objave na svetovnem spletu) in koliko časa se bodo hranili.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. ZVOP-2 v prvem odstavku 6. člena določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. V skladu s prvim odstavkom 6.člena Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

V drugem odstavku 6. člena ZVOP-2 med drugim določa, da je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju in v zasebnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. V četrtem odstavku istega člena pa ZVOP-2 določa, da se ne glede na določbe drugega odstavka tega člena za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

IP nadalje pojasnjuje, da ima občinski svet vselej možnost, da sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela in to uredi s poslovnikom ali z drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje. Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list. RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF,14/15 - ZUUJFO, 11/18 - ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A, 80/20 – ZIUOOPE; v nadaljevanju: ZLS) v drugem odstavku 36. člena določa, da se način zagotavljanja javnosti dela organov občine določi v statutu občine. Statut Občine Grosuplje v prvem odstavku 15. člena določa, da je delo organov občine javno. V tretjem odstavku istega člena določa, da način zagotavljanja javnosti dela občinskih organov, razloge in postopke izključitve javnosti s sej organov občine, pravice javnosti ter zagotovitev varstva osebnih podatkov, dokumentov in gradiv, določajo zakon, ta statut in poslovnik občinskega sveta. Slednji v 5. členu določa, da način zagotavljanja javnosti dela in način omejitve javnosti dela občinskega sveta in njegovih delovnih teles določa ta poslovnik. Nadalje je v drugem odstavku 28. člena poslovnika določeno, da se javnost seje zagotavlja z navzočnostjo občanov, predstavnikov sredstev javnega obveščanja na sejah občinskega sveta in z objavo slikovnega zapisa oziroma posnetkov sej na občinski spletni strani. V petem odstavku 28. člena poslovnika je določeno, da mora predsedujoči poskrbeti, da ima javnost v prostoru, v katerem seja občinskega sveta poteka, primeren prostor, da lahko spremlja delo občinskega sveta ter pri tem dela ne moti. Prostor za javnost mora biti vidno ločen od prostora za člane občinskega sveta. V 53. členu poslovnika je med drugim določeno, da se o vsaki seji občinskega sveta piše zapisnik, ki obsega podatke o delu na seji, podatke o navzočnosti članov občinskega sveta na seji in ob posameznem glasovanju, o odsotnosti članov občinskega sveta, o udeležbi vabljenih, predstavnikov javnosti in občanov na seji, o sprejetem dnevnem redu, imenih razpravljalcev, predlogih sklepov, o izidih glasovanja o posameznih predlogih in o sklepih, ki so bili sprejeti.

IP nadalje pojasnjuje, da mora vsak upravljavec pri obdelavi osebnih podatkov poleg zagotovitve ustrezne pravne podlage spoštovati tudi načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe, hkrati pa posameznikom, katerih osebni podatki se zbirajo, zagotoviti vse informacije v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov, ki jih določata 13. oziroma 14. člen Splošne uredbe. V primeru udeležbe na seji občinskega sveta morajo biti navzoči posamezniki predhodno seznanjeni z informacijami o obdelavi osebnih podatkov, med drugim s tem, kdo bo upravljavec njihovih osebnih podatkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali (npr. za namen izdelave zapisnika in za namen objave na svetovnem spletu) in koliko časa se bodo hranili.

IP meni, da bi zahteva občine po posredovanju imen in priimkov predstavnikov javnosti, ki se bodo udeležili seje občinskega sveta, verjetno lahko bila upravičena, če bi bila potrebna za izvedbo zgoraj določenih zakonitih pristojnosti oziroma nalog občine oziroma izpolnitev obveznosti zagotavljanja javnosti dela občinskega sveta. Pri tem je treba upoštevati zlasti načelo najmanjšega obsega podatkov iz 5. člena Splošne uredbe, ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali je zahteva občine za posredovanje osebnih podatkov v konkretnem primeru utemeljena. IP vam svetuje, da se v primeru dvoma glede obstoja pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov obrnete neposredno na občino.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka