Pošiljanje plačilnih list na elektronske naslove

Datum

22.07.2024

Številka

07121-1/2024/833

Kategorije

Delovna razmerja, Privolitev, Rok hrambe OP

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede vzpostavitve portala za pošiljanje plačilnih list na elektronske naslove delavcev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec lahko osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Za pošiljanje plačilnih list na zasebni elektronski naslov delavcev mora delodajalec zagotoviti ustrezno pravno podlago, npr. privolitev, ki mora biti skladna z določbami Splošne uredbe. Pri tem je treba sprejeti tudi primerne ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov.

Podatki o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca, se vodijo v okviru evidence stroškov dela.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.

Nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in predpisov, izdanih na njegovi podlagi, izvaja organ, pristojen za inšpekcijo dela.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru neobvezujočega mnenja tako ne more presojati skladnosti rešitve, ki ste jo opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP splošno pojasnjuje, da mora upravljavec pred uvedbo posamezne rešitve presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki bodo obdelovani v njenem okviru. Vsaka obdelava osebnih podatkov mora potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 - ZIUZDS) v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Ob obdelavi osebnih podatkov mora upravljavec poskrbeti za ustrezno zavarovanje osebnih podatkov, pri čemer opozarjamo, da je izbor primernih tehničnih in organizacijskih ukrepov za zavarovanje osebnih podatkov odgovornost upravljavca osebnih podatkov (v konkretnem primeru vašega podjetja). IP vam lahko glede tega poda zgolj splošna priporočila, ob tem pa opozarja tako na določbe 32. člena Splošne uredbe, ki primeroma navaja ukrepe, s katerimi se zagotavlja varnost osebnih podatkov.

IP je sicer že v več mnenjih (npr. v mnenju št. 0712-1/2019/1555, z dne 27. 6. 2019) poudaril, da je pošiljanje plačilnih list prek elektronskega naslova načeloma dopustno, pri čemer pa mora delodajalec poskrbeti za ustrezno varnost pri prenosu osebnih podatkov in zagotoviti, da se lahko s plačilno listo seznani samo ustrezen prejemnik. Plačilna lista zaposlenega vsebuje varovane osebne podatke (npr. davčna številka, naslov prebivališča, dodatek na delovno dobo, morebitne podatke o odtegljajih kreditov, preživnin in podobno), poleg tega pa lahko vsebuje tudi podatek o članstvu v sindikatu, ki v skladu s prvim odstavkom 9. člena Splošne uredbe sodi med posebne vrste osebnih podatkov. Če plačilna lista vsebuje ta podatek, je podatke treba kriptirati. IP tudi priporoča, da se plačilne liste, čeprav ne vsebujejo posebnih vrst osebnih podatkov, pošilja v šifriranih datotekah, ki naj bodo ločene od gesel za njihovo odpiranje. Ta gesla naj delodajalec delavcem sporoči osebno.

IP vsekakor pozdravlja izvedbo tehničnih in organizacijskih ukrepov za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov, ki ste jih navedli v vašem zaprosilu za mnenje. Ob tem pa IP ponovno poudarja, da je presoja in odgovornost za zakonitost obdelave osebnih podatkov vedno na upravljavcu. IP v okviru mnenja ne more namesto vas presojati, ali so sprejeti ustrezni in zadostni zaščitni ukrepi za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih, kajti to je odvisno od vsakokratnih okoliščin konkretnega primera (npr. ali gre za pošiljanje na elektronske naslove ponudnikov iz tretjih držav; vsebina poslanih dokumentov oziroma obstoj posebnih vrst osebnih podatkov itd.). IP namreč ne sme in ne more prevzeti odgovornosti posameznih subjektov za njihovo poslovanje, podobno kot to velja za druge inšpekcijske organe ter bi ustreznost vaše presoje in odločitve lahko preverjal izključno v nadzornem ali drugem upravnem postopku.

Več informacij o zavarovanju osebnih podatkov si lahko preberete v Smernicah IP, ki so dostopne na:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf

IP vam nadalje svetuje, da plačilne liste pošiljate na službene elektronske naslove, saj so le-ti namenjeni zadevam, povezanim z delovnim razmerjem. IP sicer načeloma ne vidi ovir, da bi se za pošiljanje plačilnih list uporabilo zasebne elektronske naslove zaposlenih, pod pogojem, da se upošteva zgoraj navedena pravila glede zavarovanja osebnih podatkov in da se za obdelavo zasebnih elektronskih naslovov zagotovi ustrezno pravno podlago iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. V konkretnem primeru bi to najverjetneje lahko bila osebna privolitev zaposlenih v obdelavo zasebnih elektronskih naslovov za namen pošiljanja plačilnih list. V kolikor se zaposleni ne strinjajo s tem, da se jim plačilne liste pošiljajo na zasebni elektronski naslov, jim mora biti dana možnost, da takšno obdelavo osebnih podatkov zavrnejo brez zanje negativnih posledic, delodajalec pa jim mora plačilno listo dostaviti na drugačen način.

Ob tem IP posebej poudarja, da je obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve dopustna le izjemoma pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Osebna privolitev v delovnih razmerjih torej je oziroma naj bo bolj izjema kot pravilo, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka in so možnosti za zlorabo tega instituta v delovnih razmerjih toliko večje. Tudi smernice Evropskega odbora za varstvo podatkov (EDPB) glede privolitve kot pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih poudarjajo neprostovoljno naravo razmerja delavec - delodajalec, kar ovira veljavnost privolitve. Temeljni kriterij za dopustnost privolitve v delovnih razmerjih je po mnenju EDPB, da podaja ali zavrnitev privolitve za delavce nima nikakršnih negativnih posledic. Pri tem je treba upoštevati podrobnejša določila glede pogojev, po katerih se šteje, da je privolitev veljavna, ki so določeni v 7. členu Splošne uredbe. Privolitev posameznika mora biti konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Molk ali kakršnakoli nedejavnost tako ne pomeni privolitve. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. Namen mora biti jasno in nedvoumno opredeljen, saj je konkreten, ekspliciten in legitimen namen obdelave predpogoj za pridobitev veljavne privolitve. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Posameznik ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče.

Več informacij o privolitvi lahko najdete lahko najdete tudi na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/?id=102

IP dodaja še, da je Hrvaška članica EU, zato pri prenosu osebnih podatkov v to državo ne gre za prenos izven v tretjo državo, ki ga ureja V. poglavje Splošne uredbe.

Glede roka hrambe IP pojasnjuje, da Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06, 50/23) v 12. členu določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, ki jih vodi delodajalec, in sicer: evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa ter evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu. Podrobnejša vsebina posameznih evidenc je opredeljena v členih 13 – 21 ZEPDSV. Glede hranjenja listin, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih obdeluje delodajalec, IP opozarja na tretji odstavek 14. člena ZEPDSV, ki določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jih mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Identično določbo, ki se nanaša na evidenco o stroških dela (podatki o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca, se vodijo v okviru te evidence), vsebuje tudi drugi odstavek 17. člena ZEPDSV, ki določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa. Glede na navedeno torej delodajalec trajno hrani dokumente in izvirne listine (nekdanjega) zaposlenega.

ZEPDSV torej v omenjenih členih daje pravno podlago za hrambo listin, na podlagi katerih se vpisujejo osebni podatki v evidence, ki jih ureja ZEPDSV. Listine, ki vsebujejo osebne podatke, ki se na podlagi zgoraj navedene določbe ZEPDSV vpisujejo v evidenco stroškov dela, se torej po mnenju IP že na podlagi drugega odstavka 17. člena ZEPDSV hranijo v personalni mapi zaposlenega. Listine, na katerih se nahajajo osebni podatki, ki jih delodajalec obdeluje na kakšni drugi pravni podlagi (npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja), pa se lahko v personalni mapi hranijo toliko časa, dokler obstaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, ki se na takih listinah nahajajo (npr. do prenehanja delovnega razmerja).

IP pojasnjuje tudi, da v skladu z 22. členom ZEPDSV nadzor nad izvrševanjem določb ZEPDSV in predpisov, izdanih na njegovi podlagi, izvaja organ, pristojen za inšpekcijo dela. To je Inšpektorat RS za delo.

Dodatna pojasnila lahko najdete tudi v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (od strani 32 naprej), ki se nahajajo na povezavi:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka