Izdajanje izpiskov iz matičnega registra

Datum

26.06.2025

Številka

07120-1/2025/282

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti v vednost prejel vaše zaprosilo za mnenje glede izdaje izpiskov iz matičnega registra o smrti. Navajate, da ste s strani podjetja za distribucijo električne energije prejeli zahtevo za izdajo izpiskov iz matičnega registra o smrti za več oseb. Na posameznem zahtevku se pravna oseba sklicuje na potrebo sklepanja pogodbe o ustanovitvi služnostne pravice in vknjižbe služnostne pravice za izgradnjo elektro kablovoda na zemljiščih, pri katerih je po podatkih zemljiške knjige vknjižena prepoved obremenitve in odtujitve v korist posameznega pokojnega.

Sprašujete, ali je v tem primeru izkazan zakoniti interes za pridobitev osebnih podatkov?

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP vam v okviru nezavezujočega mnenja podaja pojasnila v zvezi s posredovanjem osebnih podatkov. V zvezi z izdajanjem potrdil skladno z Zakonom o matičnem registru, IP ni pristojen organ – predlagamo vam, da se obrnete na Ministrstvo za notranje zadeve.

Skladno s četrtim odstavkom 39. člena ZVOP-2, lahko upravljavec matičnega registra posreduje upravičencu, ki izkaže zakoniti interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, določene osebne podatke, med drugim datum smrti posameznika, zoper katerega ali v zvezi s katerim uveljavlja svoje pravice. Postopek posredovanja osebnih podatkov je določen v 41. členu ZVOP-2. Izpostavljamo, da lahko vlagatelj v primeru, če je zahteva za posredovanje osebnih podatkov delno ali v celoti zavrnjena in se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zahteva, da o njegovi vlogi najprej odloči nadzorni organ (gre za pristojnost IP).

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Izdajanje izpiskov in potrdil je urejeno v 28. členu Zakona o matičnem registru[1] (ZMatR), ki med drugim določa, da se izpiski in potrdila iz matičnega registra izdajajo na zahtevo posameznika, na katerega se vpis nanaša, na zahtevo drugih oseb pa le, če imajo njegovo pisno privolitev. Ne glede na prejšnji odstavek se lahko potrdila iz matičnega registra izdajo na zahtevo drugih oseb, če so za uporabo osebnih podatkov pooblaščene z zakonom. V zvezi z navedeno določbo IP ni pristojen organ, saj se ta ne nanaša na posredovanje osebnih podatkov, temveč na izdajo izpiskov in potrdil, zato vam v zvezi s tem ni pristojen posredovati nezavezujočega mnenja.

V zvezi s posredovanjem osebnih podatkov pa nadalje izpostavljamo, da predstavlja pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov 39. člen ZVOP-2, ki opredeljuje način posredovanja osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja in sicer v prvem odstavku določa, da osebe javnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana pravna podlaga v skladu s 6. členom tega zakona, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, razen če drug zakon določa drugače. Prejemnik podatkov sme osebne podatke obdelovati samo za namen, za uresničevanje katerega se mu posredujejo. Četrti odstavek 39. člena nadalje določa, da ne glede na določbe prejšnjih odstavkov upravljavci registra stalnega prebivalstva, matičnega registra, evidence registriranih vozil in centralnega registra prebivalstva na način, ki je določen za izdajo potrdila, posredujejo upravičencu, ki izkaže zakoniti interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, naslednje osebne podatke: osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča oziroma stalni ali začasni naslov prebivališča v drugi državi, navedba lastnika ali uporabnika vozila, naslov za vročanje ali datum smrti posameznika, zoper katerega ali v zvezi s katerim uveljavlja svoje pravice.

Postopek posredovanja je nadalje določen v 41. členu ZVOP-2 in sicer vsebuje zahteva za posredovanje osebnih podatkov naslednje podatke:

1.podatke o vlagatelju zahteve (npr. za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež in matično številko) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

2.pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3.namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4.predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5.vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6.obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

Upravljavec vlagatelju zahteve, če drug zakon ne določa drugače, zahtevane osebne podatke posreduje najpozneje v 15 dneh od prejema popolne zahteve ali pa ga v tem roku pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih mu zahtevanih osebnih podatkov ne bo posredoval. Upravljavec in vlagatelj zahteve se v roku iz prejšnjega stavka lahko dogovorita za njegovo podaljšanje. Če je zahteva za posredovanje osebnih podatkov delno ali v celoti zavrnjena, lahko vlagatelj zahteve v primeru, ko se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zahteva, da o njegovi vlogi najprej odloči nadzorni organ (gre za pristojnost IP).

Pojasnjujemo, da mora prosilec izkazati, zakaj potrebuje osebne podatke in pred katerimi organi bo uveljavljal svoje pravice. Če izkaže zakonit interes, mu lahko upravljavec posreduje osebne podatke, ki so navedeni v četrtem odstavku 39. člena ZVOP-2 (med drugim torej tudi datum smrti posameznika). O utemeljenosti zakonitega interesa mora odločiti upravljavec sam, s tem ko je IP pritožbeni organ, zato se vnaprej o izpolnjenosti pogojev za posredovanje podatkov v konkretnem primeru v okviru nezavezujočega mnenja ne more opredeliti.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo in 67/19.