Obdelava osebnih podatkov s strani UE

Datum

15.07.2025

Številka

07121-1/2025/874

Kategorije

Upravne enote

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov s strani upravne enote.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca je načeloma stvar odločitve vodstva in notranje organizacije posameznega upravljavca, pri tem pa je treba upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov mora biti vsakršna obdelava osebnih podatkov (tudi dostopanje zaposlenih do osebnih podatkov) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. Pri določanju dostopnih pravic je tako treba upoštevati naloge, naravo dela in delovne obveznosti posameznega zaposlenega.

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov je na upravljavcu osebnih podatkov.

IP pojasnjuje, da je mnenje IP, ki ga navajate v vašem zaprosilu za mnenje (št.: 07121-1/2023/272, z dne 24. 2. 2023) še vedno v celoti veljavno ter da ste pravilno povzeli obveznosti tako upravljavca kot posameznega zaposlenega, na katere opozarja omenjeno mnenje.

IP nadalje pojasnjuje, da je obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih. Upravljavec osebnih podatkov mora pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz točke (e) tega člena mora biti obdelava osebnih podatkov (npr. dostopanje zaposlenih do osebnih podatkov) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. To pomeni, da je pri določanju pravic dostopa treba vzeti v obzir naloge, naravo dela in delovne obveznosti posamičnega zaposlenega. Za posamezno vrsto osebnih podatkov je tako treba pretehtati, kateri izmed zaposlenih se morajo seznaniti s temi podatki glede na namene, za katere se obdelujejo. Če tako konkretni zaposleni, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, za svoje delo v okviru pristojnosti upravne enote neizogibno potrebujejo dostop do določenih podatkov, je dopustno, da se jim omogoči dostop do teh podatkov ter da ta dostop tudi dejansko izvršujejo v okviru svojih delovnih zadolžitev.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more konkretno presojati ustreznosti notranje ureditve upravljavca, temveč je naloga upravljavca oziroma njegovega vodstva, da opravi presojo, kdo od zaposlenih utemeljeno potrebuje dostop do določenih osebnih podatkov in na podlagi te ocene ustrezno določi dostopne pravice.

IP sklepno dodaja, da lahko vsak posameznik, kadar meni, da gre v posameznem primeru za kršitev varstva osebnih podatkov, poda prijavo na IP po elektronski pošti na naslov gp.ip@ip-rs.si, oziroma po navadni pošti na naslov: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. To lahko stori tudi preko obrazca, ki je dostopen na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vlozitev-prijave

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

Matej Sironič,

Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka