Pooblastilo za vpogled v dokumentacijo večstanovanjske stavbe

Datum

25.04.2025

Številka

07121-1/2025/516

Kategorije

Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede vpogleda tretje osebe v dokumentacijo večstanovanjske stavbe.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov s strani upravnika.

Upravnik mora vsakemu etažnemu lastniku na njegovo zahtevo, vendar ne več kot enkrat mesečno, omogočiti vpogled v pogodbe, sklenjene s tretjimi osebami glede poslov obratovanja in vzdrževanja večstanovanjske stavbe, v knjigovodske listine, ki so pridobljene na podlagi pogodb in poslovnih razmerij upravnika s tretjimi osebami in v stanje rezervnega sklada večstanovanjske stavbe. Pravilnik o upravljanju večstanovanjskih stavb v 16. členu določa, da lastnik ali solastnik lahko za odločanje pisno pooblasti drugo osebo. Pooblastilo je lahko dano trajno ali za posamezno odločanje. V primeru trajnega pooblastila mora biti le‑to notarsko overjeno.

IP meni, da etažni lastnik lahko pooblasti tretjo osebo za vpogled v dokumentacijo, ki se nanaša na upravljanje večstanovanjske stavbe, vendar pod določenimi pogoji.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnega ravnanja, ki ste ga opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov, ampak v nadaljevanju podaja splošna pojasnila.

IP pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati pravna podlaga. Splošno velja, da lahko upravnik osebne podatke pridobiva oziroma posreduje le, če razpolaga z ustrezno pravno podlago. V primeru obdelave osebnih podatkov s strani upravnikov je treba upoštevati tudi določbe Stanovanjskega zakona (SZ-1; Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 –ZEN, 45/08 –ZVEtL, 57/08, 62/10 –ZUPJS, 56/11–odl. US, 87/11, 40/12 –ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 - ZFRO, 90/21, 18/23 ZDU-1O, 77/23 – odl. US, 61/24), Stvarnopravnega zakonika (SPZ; Uradni list RS, št. 87/02, 91/13, 23/20) in Pravilnika o upravljanju večstanovanjskih stavb (Uradni list RS, št. 60/09, 87/11, 85/13, 52/22). SZ-1 tako v tretjem odstavku 50. člena določa, da je upravnik na podlagi tega zakona pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom v skladu s tem zakonom. Nadalje SZ-1 v prvem odstavku 53. člena določa, da se razmerja med etažnimi lastniki in upravnikom uredijo s pogodbo o opravljanju upravniških storitev, ki lahko, poleg pooblastil iz 50. člena tega zakona, določi za upravnika še druge pravice in obveznosti. Upravnik lahko posreduje osebne podatke etažnih lastnikov le takrat, kadar je to potrebno za namen izpolnjevanja pogodbe o upravljanju večstanovanjske stavbe, ki so jo etažni lastniki sklenili z upravnikom oziroma za izvrševanje pooblastil, ki jih ima upravnik po 50. členu SZ-1.

Glede posredovanja osebnih podatkov tretjim osebam IP pojasnjuje, da je upravnik skladno z določbo drugega odstavka 48. člena SZ-1 pooblaščenec etažnih lastnikov, ki jih zastopa v poslih, ki se nanašajo na upravljanje večstanovanjske stavbe, in skrbi, da se izvršujejo pravice in obveznosti iz sklenjenih poslov s tretjimi osebami. Pri sklepanju pravnih poslov s tretjimi osebami nastopa upravnik v imenu in za račun etažnih lastnikov (68. člen SZ-1), razen če SZ-1 ali pogodba o upravljanju upravniških storitev ne določata drugače. IP ob tem opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

SZ-1 nadalje v 65. členu določa, da mora upravnik vsakemu etažnemu lastniku na njegovo zahtevo, vendar ne več kot enkrat mesečno, omogočiti vpogled v pogodbe, sklenjene s tretjimi osebami glede poslov obratovanja in vzdrževanja večstanovanjske stavbe, v knjigovodske listine, ki so pridobljene na podlagi pogodb in poslovnih razmerij upravnika s tretjimi osebami in v stanje rezervnega sklada večstanovanjske stavbe. Pravilnik o upravljanju večstanovanjskih stavb v 16. členu določa, da lastnik ali solastnik lahko za odločanje pisno pooblasti drugo osebo. Pooblastilo je lahko dano trajno ali za posamezno odločanje. V primeru trajnega pooblastila mora biti le‑to notarsko overjeno.

IP pojasnjuje, da je treba od primera do primera presojati, ali ima upravnik katero izmed zgoraj navedenih pravnih podlag in katere osebne podatke potrebuje za opravljanje posameznih nalog oziroma izvrševanje svojih pooblastil, ki pa so v omenjenih predpisih precej natančno določena. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je obveznost upravljavca (v konkretnem primeru torej upravnika), ki mora pri tem upoštevati konkretne okoliščine in namene obdelave.

IP na podlagi navedenega meni, da etažni lastnik lahko pooblasti tretjo osebo za vpogled v dokumentacijo, ki se nanaša na upravljanje večstanovanjske stavbe, vendar pod določenimi pogoji. Takšno pooblastilo mora biti dano v pisni obliki, iz njega pa mora jasno izhajati zlasti, koga in za kakšen namen pooblašča etažni lastnik ter časovna veljavnost pooblastila. Upravnik se mora prepričati o ustreznosti in veljavnosti pooblastila, v primeru njegove ustreznosti oziroma veljavnosti pa je pooblaščeni osebi dolžan omogočiti vpogled na enak način in v enakem obsegu, kot bi to veljalo za etažnega lastnika. IP ob tem opozarja, da pooblaščena oseba lahko pridobi samo tiste dokumente, do katerih bi imel dostop oziroma je upravičen etažni lastnik.

IP ob tem dodaja, da je v zvezi z vprašanji upravljanja večstanovanjskih stavb pripravil tudi Smernice za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so objavljene na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo in odgovornost zanjo je vedno na upravljavcu osebnih podatkov, ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka