Razkritje službenih elektronskih naslovov javnih uslužbencev

Datum

07.03.2024

Številka

07121-1/2024/251

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta, Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel dopis, v katerem sprašujete, zakaj je IP stališča, da službeni elektronski naslovi javnih uslužbencev niso javni in zakaj menimo, da gre za varovane osebne podatke?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Osebni podatki, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, ne sodijo med varovane osebne podatke. Za razkritje kontaktnih podatkov (npr. službenih elektronskih naslovov) javnih uslužbencev, katerih delovne naloge niso neposredno povezane z zagotavljanjem splošnih informacij ali na drugačen način njihovo delo ni potrebno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, ni videti zakonske podlage.

Elektronski službeni naslovi praviloma ohranijo svoj status varstva, razen v izjemnih primerih, kjer bi bilo razkritje nujno za izpolnjevanje zakonsko določenih nalog ali bi za razkritje obstajal drug utemeljen razlog oz. pravna podlaga, katere ustreznost bi moral upravljavec izkazati v vsakem konkretnem primeru.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da je na splošno obdelava osebnih podatkov dopustna le, če zanjo obstaja ustrezna pravna podlaga. Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ureja 6. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov, kjer za javni sektor pridejo v poštev zlasti:

•privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)),

•sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

•zakon (točka (c)),

•zaščita življenjskih interesov (točka (d)),

•izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s drugim in četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2).

Nesporno je elektronski naslov osebni podatek, kadar ga lahko povežemo z določljivim posameznikom. Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 4(1) določa, da je osebni podatek katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Po členu 4(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov »obdelava« pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v primeru službenih elektronskih naslovov, upoštevajoč točko (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, bi lahko predstavljal 92. člen ZVOP-2. Ta določa možnost (in ne obveznost), da osebe javnega ali zasebnega sektorja javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte vodilnih oseb in tistih zaposlenih, katerih delo je potrebno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, če drug zakon ne določa drugače.

Pri tem dodajamo, da kadar gre za podatke, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, pravno podlago za njihovo obdelavo predstavlja lahko tudi tretji odstavek 6. člena Zakona o dostopu informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18; v nadaljnjem besedilu ZDIJZ). Ta v tretjem odstavku 6. člena določa, da osebni podatki, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, ne sodijo med varovane osebne podatke. Tako iz prakse IP kot iz bogate sodne prakse Upravnega sodišča (UPRS) jasno izhaja[1], da javni uslužbenci ne morejo upravičeno pričakovati zasebnosti glede njihovega imena in priimka; podatkov, ki predstavljajo pogoje za njihovo zaposlitev; podatkov v povezavi z njihovimi plačami itd.

Da bi lahko ugotovili, ali je določen osebni podatek (npr. elektronski naslov javnega uslužbenca - ime.priimek@gov.si) povezan z delovnim razmerjem javnega uslužbenca, je treba izhajati iz namena ZDIJZ, ki je določen v 2. členu. Namen dostopa do informacij javnega značaja je zagotoviti preglednost in odprtost delovanja javnih organov ter omogočiti uresničevanje pravice posameznikov in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja, pri čemer si morajo organi za uresničitev tega namena prizadevati, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delu.

Preglednost in odprtost delovanja javnih organov predstavljata temeljni načeli, ki se odražata in urejata v različnih zakonskih in podzakonskih predpisih. ZDIJZ tako v 10. členu predpisuje obveznost proaktivne objave določenih informacij javnega značaja na splet, v 8. členu pa predpisuje obvezno objavo kataloga informacij javnega značaja, ki naj bi med drugim vseboval tudi kontaktne podatke tistih uradnih oseb pri organu, ki so pristojni za posredovanje informacij javnega značaja (poleg ostalih informacij tudi njihov elektronski naslov - glej drugo(b) točko prvega odstavka 2. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/16 in 146/22; v nadaljevanju Uredba). Vrste informacij, ki se morajo objaviti na spletu podrobneje opredeljuje IV. poglavje zadevne Uredbe. V skladu s tretjo točko prvega odstavka 8. člena Uredbe mora organ v zvezi s podatki, ki se nanašajo na javne storitve, prek svetovnega spleta, omogočiti dostop do podatkov o dostopnosti organa, vključno s kontaktnimi podatki, uradnimi urami in podobnimi podatki.

Poleg tega tudi četrti odstavek 8. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21, 68/22, 89/22, 135/22 in 77/23; v nadaljevanju UUP) določa, da mora organ na vidnem mestu in na spletni strani objaviti imena, telefonske številke, naslove elektronske pošte in lokacijo javnih uslužbencev, ki zagotavljajo splošne informacije. Organ je po tem členu dolžan zagotavljati splošne informacije brezplačno vsakomur po svetovalcu za pomoč strankam ali po drugih javnih uslužbencih in po svetovnem spletu, lahko pa tudi v obliki pisnih informacij (brošure, zloženke, zgoščenke in podobno), ki so strankam dostopne v sprejemnih prostorih in na drugih ustreznih mestih. UUP v 9. členu predpisuje še objavo seznama osebnega imena in naziva uradnih oseb pri organu, ki so v skladu z zakonom pooblaščene za odločanje o upravnih zadevah in za dejanja v postopku pred odločbo. Dodatno prvi odstavek 13. člena določa, da organ na svoji spletni strani objavi svoj uradni elektronski poštni naslov, tretji odstavek 30. člena pa določa, da organi javno objavijo telefonsko številko, na kateri zagotavljajo uradne ure po telefonu. Upoštevaje navedeno je ključno še omeniti, da 11. člen UUP poudarja, da se pri obveščanju javnosti mora spoštovati predpise o varovanju podatkov, pri čemer se varuje tudi ugled, zasebnost ter poslovni interesi fizičnih in pravnih oseb.

Pri obravnavi vprašanja, ali bi konkreten elektronski naslov javnega uslužbenca lahko predstavljal nevarovan osebni podatek (torej bi kot tak bil prosto dostopen javnosti) je tako ključno za presojo upoštevati namen in cilje ZDIJZ. Javni organi so namreč dolžni zagotoviti, da so načini za vzpostavljanje stika z njimi jasni, dostopni in učinkoviti, kar pripomore k ustrezni komunikaciji z organom na področju izvajanja njihovih javnih nalog. Slednje pa je moč zagotoviti tudi na način, da organ javnosti zagotovi možnost kontakta z objavo kontaktnih informacij organa (uradnega elektronskega naslova organa in telefonske številke organa).

Glede na to, da določba prve alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ predstavlja izjemo od izjem, jo moramo tolmačiti ozko in zgolj skladno z namenom, ki ga dostop do informacij javnega značaja zasleduje. Tako je treba razlikovati med tistimi osebnimi podatki, ki so neposredno povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja oz. s porabo javnih sredstev javnega uslužbenca oz. javnega funkcionarja in celoto vseh drugih osebnih podatkov, ki jih organ kot upravljavec vodi o zaposlenih. Glede na zgoraj opisan namen dostopa do informacij javnega značaja, namreč ni mogoče slediti stališču, da bi bili vsi osebni podatki o javnih uslužbencih ali funkcionarjih, ki jih o njih vodi organ kot njihov delodajalec, prosto dostopni javnosti. Za potrebe uresničevanja obveznosti iz delovnega razmerja, organ kot delodajalec, o zaposlenih zbira in obdeluje številne osebne podatke, vendar pa se javni uslužbenci s tem, ko sklenejo pogodbo o zaposlitvi v javnem sektorju, ne odpovedo v celoti zasebnosti na delovnem mestu, kamor sodijo tudi njihovi elektronski naslovi z izjemo primerov kot navedeno zgoraj.

Pri tem velja še opozoriti, da uporaba elektronske pošte ali telefonske številke ni predpisana kot del delovnih obveznosti javnih uslužbencev (ali javnih funkcionarjev). Odločitev o uporabi službenega elektronskega naslova je tako v pristojnosti organa, v povezavi tudi z vlogo in konkretnimi delovnimi nalogami posameznega javnega uslužbenca. Na ta način se smiselno ureja tudi objava kontaktnih podatkov iz 92. člena ZVOP-2, ki določa možnost (in ne dolžnost), da osebe javnega ali zasebnega sektorja javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte vodilnih oseb in tistih zaposlenih, katerih delo je potrebno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, če drug zakon ne določa drugače.

IP tako zavzema stališče, da za razkritje kontaktnih podatkov (npr. službenih elektronskih naslovov) javnih uslužbencev, katerih delovne naloge niso neposredno povezane z zagotavljanjem splošnih informacij ali na drugačen način njihovo delo ni potrebno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, ni videti zakonske podlage.

Posledično to pomeni, da ti osebni podatki praviloma ohranijo svoj status varstva, razen v izjemnih primerih, kjer bi bilo razkritje nujno za izpolnjevanje zakonsko določenih nalog ali bi za razkritje obstajal drug utemeljen razlog oz. pravna podlaga, katere ustreznost bi moral upravljavec izkazati v vsakem konkretnem primeru (npr. obstoj pravne podlage po točki (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ker bi bila obdelava potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu).

Konkretno presojo posameznega podatka glede na konkretne okoliščine vsakokratnega primera mora izvesti upravljavec sam, kajti za tako presojo in odločitev tudi odgovarja. IP izven konkretnega pritožbenega oz. inšpekcijskega postopka tudi ne sme vnaprej zavzemati stališč o (ne)javnosti konkretnih podatkov, saj bi s tem lahko prejudiciral svojo morebitno bodočo odločitev. S tega vidika opozarjamo, da je naše zgoraj izpostavljeno stališče na načelni ravni in bi bila odločitev v morebitnem konkretnem postopku lahko drugačna, odvisno od okoliščin posameznega primera.

Stališče pojasnjeno zgoraj namreč tudi izvira iz široke in ustaljene prakse IP iz pritožbenih postopkov s področja dostopa do informacij javnega značaja ter nezavezujočih mnenj s področja varstva osebnih podatkov. Predlagamo vam, da si dodatno pregledate tudi naslednje dokumente:

-odločba št. 090-59/2009 z dne 12. 7. 2009;

-odločba št. 090-179/2010/4 z dne 30. 11. 2010;

-mnenje št. 0712-1/2011/3059 z dne 10. 11. 2011:

-mnenje št. 0712-1/2019/485 z dne 5. 3. 2019;

-mnenje št. 07121-1/2021/1092 z dne 14. 6. 2021;

-mnenje št. 07121-1/2021/1911 z dne 24. 9. 2021;

-mnenje št. 07121-1/2022/1460 z dne 4. 1. 2023;

-mnenje št. 07121-1/2023/244 z dne 22. 2. 2023;

-smernice IP: »Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih«.

V upanju, da smo na vaša vprašanja odgovorili, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil

Grega Rudolf, asistent svetovalca pri IP

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

---

[1]Glej npr. odločbe UPRS št. I U 1847/2021-15, III U 103/2012, II U 157/2021-14; mnenja IP št. 0712-1/2018/1528, 0712-950/2007/2 in 0712-1040/2007/2 ter odločbe IP št. 090-280/2016/16, 090-262/2015, 090-211/2016.