Videonadzor v poslovnem prostoru

Datum

14.02.2025

Številka

07121-1/2025/165

Kategorije

Delovna razmerja, Varnost osebnih podatkov, Video in avdio nadzor

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 11.2.2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede uvedbe videonadzora najetega poslovnega prostora. Zanima vas, kako vzpostaviti tovrsten videonadzor, da bo zakonsko skladen.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Za zakonito izvajanje videonadzora mora upravljavec zagotoviti skladnost z vsemi obveznostmi, ki izhajajo iz Splošne uredbe, kot tudi upoštevati vse določbe, ki izhajajo iz nacionalnega zakona (zlasti določbe členov 76.– 80. člena ZVOP-2) – kot npr. spoštovanje vseh načel varstva osebnih podatkov, varnost osebnih podatkov, obveščanje posameznikov o videonadzoru, vodenje evidence dejavnosti obdelave, roki hrambe posnetkov itd.

2. Za izvajanje videonadzora mora upravljavec zagotoviti primerno pravno podlago skladno z ZVOP-2 oz. Splošno uredbo. Videonadzor znotraj delovnih prostorov se lahko izvaja le za namene in pod pogoji, ki so opredeljeni v 78. členu ZVOP-2, in sicer kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali preprečevanje ali odkrivanje kršitev na področju iger na srečo ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti, teh namenov pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi.

3. Posameznike je potrebno obvestiti o izvajanju videonadzora z objavo ustreznega obvestila. Obvestilo mora biti vidno in razločno objavljeno na način, ki omogoča posamezniku, da se seznani z izvajanjem videonadzora in da se lahko vstopu v nadzorovano območje odpove. 76. člen ZVOP-2 v 3., 4., 5. in 6. odstavku predpisuje način obveščanja posameznikov o izvajanju videonadzora z objavo ustreznega obvestila, ki mora vsebovati najmanj pisno ali nedvoumno grafično opisano dejstvo, da se izvaja videonadzor, ter spletni naslov, kjer so dostopne vse ostale informacije.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašimi vprašanji.

Videonadzor se lahko znotraj delovnih prostorov skladno z 78. členom ZVOP-2 izvaja le, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali preprečevanje ali odkrivanje kršitev na področju iger na srečo ali za varovanje tajnih podatkov ali poslovnih skrivnosti, teh namenov pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi (prvi odstavek). Delodajalec mora torej presoditi, ali je izvajanje videonadzora nujno potrebno za navedene (dopustne) namene in ali za dosego cilja obstajajo milejši ukrepi. Nadalje se lahko skladno z drugim odstavkom 78. člena ZVOP-2 videonadzor izvaja le glede tistih delov prostorov in v obsegu, kjer je treba varovati navedene interese. Videonadzora tako v praksi ni dovoljeno izvajati nad celotnimi delovnimi prostori. Z videonadzorom je nadalje prepovedano snemati delovna mesta, kjer delavec po navadi dela, razen če je to nujno v skladu s prvim odstavkom tega člena (glej zgoraj).

Neposredno spremljanje dogajanja pred kamerami je pod pogoji iz prvega in drugega odstavka tega člena dopustno le, če ga izvaja izrecno pooblaščeno osebje upravljavca. Opozarjamo tudi, da skladno z desetim odstavkom 76. člena ZVOP-2 videonadzora ni dovoljeno izvajati npr. v dvigalih, sanitarijah, prostorih za preoblačenje in drugih podobnih prostorih, v katerih posameznik utemeljeno pričakuje višjo stopnjo zasebnosti.

Pojasnjujemo tudi, da mora upravljavec pri konkretni določitvi področja, ki se snema, upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. V skladu s tem načelom se lahko osebni podatki obdelujejo zgolj v takšnem obsegu, ki je res nujno potreben za doseganje zakonsko dopustnega cilja.

Pomembno pa je poudariti, da ni dovoljeno redno in brez posebnega razloga pregledovati videoposnetkov delavcev ter na ta način nadzorovati njihovo delo in obnašanje. Izvajalec videonadzora bi lahko torej posnetke pregledoval v primeru, ko bi prišlo do poškodovanja ali odtujitve njegovega premoženja oziroma zgolj ob nekem deviantnem dogodku, ko bi bil videoposnetek le dodaten dokaz v prekrškovnem ali kazenskem postopku.

Pri izvajanju videonadzora po ZVOP-2 bi moral upravljavec zadostiti tudi drugim zahtevam iz ZVOP-2 in Splošne uredbe, npr. objaviti obvestilo o videonadzoru, zavarovati videonadzorni sistem, posameznikom zagotoviti vse informacije o obdelavi osebnih podatkov skladno s 13. členom Splošne uredbe ter urediti pogodbeno razmerje z morebitnim pogodbenim obdelovalcem.

76. člen ZVOP-2 v 3., 4., 5. in 6. odstavku predpisuje način obveščanja posameznikov o izvajanju videonadzora z objavo ustreznega obvestila. Omenjeno velja za vse posameznike, ki so lahko izpostavljeni videonadzoru (torej poleg kupcev, dostave, tudi morebitne druge osebe). Obvestilo mora biti vidno in razločno objavljeno na način, ki omogoča posamezniku, da se seznani z izvajanjem videonadzora in da se lahko vstopu v nadzorovano območje odpove. Takšno obvestilo mora poleg informacij iz prvega (in drugega) odstavka 13. člena Splošne uredbe obvezno vsebovati naslednje informacije:

1. pisno ali nedvoumno grafično opisano dejstvo, da se izvaja videonadzor;

2. namene obdelave, navedbo upravljavca videonadzornega sistema, telefonsko številko ali naslov elektronske pošte ali spletni naslov za potrebe uveljavljanja pravic posameznika s področja varstva osebnih podatkov;

3. informacije o posebnih vplivih obdelave, zlasti nadaljnje obdelave;

4. kontaktne podatke pooblaščene osebe (telefonska številka ali naslov e-pošte);

5. neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo.

Namesto objave v obvestilu se lahko obveščanje posameznika izvede tudi na način, da upravljavec informacije iz prvega (in drugega odstavka) 13. člena Splošne uredbe in informacije iz 3. do 5. točke obvestila iz 76.člena ZVOP-2 objavi na spletnih straneh in ne na samem obvestilu. V tem primeru mora na obvestilu iz prejšnjega odstavka objaviti spletni naslov, kjer so te informacije dostopne (URL naslov spletne strani, poleg tega pa lahko tudi QR kodo). Šteje se, da je s takšnim obvestilom posameznik obveščen o obdelavi osebnih podatkov.

IP posebej opozarja, da mora upravljavec zagotoviti informacije tako iz prvega kot tudi drugega odstavka 13. člena Splošne uredbe. ZVOP-2 sicer predpisuje, da obvestilo o videonadzoru vsebuje informacije iz prvega odstavka 13. člena Splošne uredbe, vendar obveznost zagotovitve informacij iz drugega odstavka 13. člena izhaja neposredno iz Splošne uredbe, zato je navedene informacije treba zagotoviti, četudi ZVOP-2 tega posebej ne predpisuje.

Več usmeritev glede izvajanja videonadzora znotraj delovnih prostorov lahko preberete v Smernicah glede izvajanja videonadzora, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-glede-izvajanja-videonadzora.

Nekaj informacij o vzpostavitvi videonadzora lahko preberete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/vzpostavitev-videonadzora/. Odgovore na morebitna druga vprašanja lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, ki so dosegljiva s pomočjo iskalnikov na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ (z izborom ustrezne kategorije, npr. Video in avdio nadzor).

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka