Posredovanje duplikata osnovnošolskega spričevala

Datum

21.07.2026

Številka

07120-1/2026/336

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše vprašanje glede dopustnosti posredovanja duplikata spričevala vašega nekdanjega učenca vzgojnemu zavodu. Pojasnjujete, da se je določen vzgojni zavod na vas obrnil glede duplikata spričevala za njihovega varovanca. Zanima vas, ali lahko duplikat spričevala pošljete tej instituciji kljub temu, da mladoletnik zanj ni zaprosil sam.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Strokovni center (vzgojni zavod) ima zakonsko podlago za pridobitev šolskega spričevala varovanca, in sicer na podlagi 33. člena v povezavi z 32. in 31. členom ZOOMTVI in 95. členom ZOsn. Za to ne potrebuje privolitve zadevnega posameznika ali njegovih zakonitih zastopnikov.

Po mnenju IP dolobe ZIKS-1 ne predstavljajo zadostne pravne podlage za sistematino pridobivanje kopij olskih sprieval s strani prevzgojnega doma od javnega zavoda. V kolikor pa bi bilo v konkretnem primeru zaradi izvrevanja nalog prevzgojnega doma po ZIKS-1, zlasti zagotavljanja oziroma organizacije osnovnoolskega ali poklicnega izobraevanja mladoletnika (190. len ZIKS-1), izvrevanja osebnega narta mladoletnika ali celovite presoje njegove zmonosti in potreb za namen vzgoje, prevzgoje in izobraevanja (186. len ZIKS-1), dejansko potrebno pridobiti tudi kopijo olskega sprievala, bi bilo po mnenju takno pridobivanje lahko utemeljeno na dolobah ZIKS-1 (37. len v povezavi s 36., 31., 41.a, 186. in 190. lenom ZIKS-1). V vsakem posameznem primeru pa mora vlagatelj zahteve za posredovanje izkazati, da je pridobitev kopije sprievala nujna in sorazmerna glede na zakoniti namen obdelave.

O b r a z l o  i t e v:

IP uvodoma poudarja, da izven postopka in1pekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odloati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temve lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je doloeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izkljuno upravljavec osebnih podatkov.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi za posredovanje) mora biti podana pravna podlaga. V konkretnem primeru je potrebno upo1tevati tudi dolobe 39. lena ZVOP-2 (posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja). Za posredovanje osebnih podatkov po tej dolobi morata biti izpolnjena dva pogoja, in sicer pravna podlaga v skladu s 6. lenom ZVOP0, pri emer je pomembno izpostaviti, da se toka (f) prvega pododstavka (zakoniti interesi) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog, ter podana zahteva v skladu z 41. lenim ZVOP-2 (razen, e drug zakon doloa drugae), ki med drugim doloa, da mora zahteva za posredovanje vsebovati podatek o namenu obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve. Utemeljitev zahteve je obveznost vlagatelja zahteve.

Posredovanje olskega sprievala vzgojnem zavodu

Iz va1ega zaprosila izhaja, da je zaprosilo za posredovanje duplikata olskega sprievala podal vzgojni zavod, tj. zavod, namenjen otrokom in mladostnikom z vedenjskimi in ustvenimi motnjami, ki nimajo ustreznega druinskega varstva, oskrbe in vzgoje (v nadaljevanju: strokovni center). Za posredovanje osebnih podatkov otrok in mladostnikov, vkljuenih v strokovne centre, so relevantne dolobe Zakona o obravnavi otrok in mladostnikov s ustvenimi in vedenjskimi teavami in motnjami v vzgoji in izobraevanji (ZOOMTVI)[1]. Zbirke osebnih podatkov ZOOMTVI ureja v lenih 31-34. Zakon med drugim doloa, da strokovni center obdeluje osebne podatke ter vodi zbirke podatkov otrok in mladostnikov tudi za potrebe njihovega izobraevanja in poleg evidenc, ki jih doloa ZOOMTVI, vodi tudi evidence, ki jih doloajo predpisi s podroja osnovnoolskega[2] in srednje1olskega izobraevanja (prvi odstavek 32. lena). V skladu z dolobo prvega odstavka 33. lena ZOOMTVI se podatki, ki jih vsebujejo evidence iz 32. lena tega zakona, zbirajo od vrtca ali 1ole, pristojnega sodi1a, pristojnega centra za socialno delo, star1ev ali zdravstvenih zavodov ter iz uradnih zbirk, ki jih v Republiki Sloveniji vodijo za to poobla1eni organi in organizacije, posameznikov, na katere se podatki nana1ajo, pa v skladu z dolobo tretjega odstavka istega lena, ni potrebno predhodno seznaniti.

33. len v povezavi z 32. in 31. lenom ZOOMTVI in 95. lenom ZOsn predstavlja zakonsko podlago, ki doloa namen in vrsto osebnih podatkov, ki jih strokovni center lahko pridobiva od 1ole ali vrtca, pristojnega sodi1a, pristojnega centra za socialno delo, star1ev ali zdravstvenih zavodov ter iz uradnih zbirk, ki jih v Republiki Sloveniji vodijo za to poobla1eni organi in organizacije, za potrebe obravnave otrok in mladostnikov, njihovega izobraevanja, izdelave individualiziranega programa in druge namene, kot jih doloa zakon. Ti podatki zajemajo tudi podatek o izdanih 1olskih sprievalih.

Posredovanje sprievala prevzgojnem domu

V kolikor pa bi se izkazalo, da je zaprosilo za posredovanje podal prevzgojni dom kot organizacijska enota Uprave za izvr1evanje kazenskih sankcij (in ne vzgojni zavod), pa IP pojasnjuje, da so za posredovanje relevantne dolobe Zakona o izvr1evanju kazenskih sankcij (ZIKS-1)[3], ki v 31. do 41. lenu doloa zbirke podatkov o obsojencih in varstvo osebnih podatkov. V skladu z 41.a lenom ZIKS-1 se dolobe od 32. do 41. lena tega zakona smiselno uporabljajo tudi za zbirko podatkov o mladoletnikih, ki jim je bil izreen ukrep oddaje v prevzgojni dom.

Ob sprejemu v prevzgojni dom se proui mladoletnikova osebnost, ugotovi njegovo zdravstveno stanje, zmonost usposabljanja, sposobnosti in interesi ter druge lastnosti, pomembne za vzgojo, prevzgojo in izobraevanje mladoletnika (186. len ZIKS-1). Prevzgojni dom mora mladoletniku omogoiti, da pridobiva znanje, zlasti pa da dokona osnovnoolsko obveznost in si pridobi poklic. Za ta namen prevzgojni dom organizira osnovnoolsko in poklicno izobraevanje v skladu s predpisi o osnovni 1oli in drugimi predpisi s podroja vzgoje in izobraevanja (prvi odstavek 190. len ZIKS-1).

Prevzgojni dom med drugim obdeluje podatke o mladoletniku, ki se zbirajo med izvajanjem vzgojnega ukrepa oddaje v prevzgojni dom in se uporabljajo pri izdelavi in dopolnjevanju osebnega narta mladoletnika. Vsebino te zbirke doloa 36. len ZIKS-1, ki med drugim vkljuuje tudi podatek o izobrazbi in pridobljenih znanjih.

Nain pridobivanja podatkov doloa 37. len ZIKS-1. Ta doloa, da upravljavec zbirke podatkov oziroma oseba, ki jo upravljavec pooblasti, zbira podatke o obsojencih (oziroma o mladoletnikih, ki jim je bil izreen ukrep oddaje v prevzgojni dom) in o osebah, zoper katere se izvr1uje varnostni ukrep obveznega psihiatrinega zdravljenja in varstva v zdravstvenem zavodu, neposredno od oseb, na katere se ti podatki nana1ajo (torej samih obsojencev oziroma mladoletnikov in oseb v obveznem psihiatrinem zdravljenju in varstvu), od drugih oseb pa le na podlagi pisne privolitve oseb, o katerih se zbirajo podatki (torej na podlagi pisne privolitve obsojenca/mladoletnika oziroma osebe v obveznem psihiatrinem zdravljenju in varstvu)[4]. Drugi odstavek pa doloa, da se lahko podatki o osebah iz prejšnjega odstavka (tj. o obsojencih/mladoletnikih in drugih osebah iz prvega odstavka) lahko pridobivajo tudi od pravosodnih organov, policije in drugih dravnih organov, javnih zavodov, pristojnih centrov ter organov lokalne samouprave.

Po mnenju IP 37. len v povezavi s 36., 31. in 41.a lenom ZIKS-1 predstavlja zakonsko podlago, ki doloa namen obdelave osebnih podatkov ter vrste osebnih podatkov, ki jih sme javni zavod (v konkretnem primeru javna osnovna 1ola) posredovati prevzgojnemu domu za namen izvr1evanja vzgojnega ukrepa oddaje v prevzgojni dom ter izdelave in dopolnjevanja osebnega narta mladoletnika. IP ob tem poudarja, da podatek o 1olskem sprievalu med osebnimi podatki ni izrecno na1tet, po mnenju IP pa podatek o izobrazbi oziroma pridobljenih znanjih sam po sebi 1e ne zajema tudi kopije 1olskega sprievala. Zgolj dejstvo, da ZIKS-1 med osebnimi podatki doloa podatek o izobrazbi, zato po mnenju IP ne predstavlja zadostne pravne podlage za sistematino pridobivanje kopij 1olskih sprieval.

V kolikor pa bi bilo v konkretnem primeru zaradi izvr1evanja nalog prevzgojnega doma po ZIKS-1, zlasti zagotavljanja oziroma organizacije osnovnoolskega ali poklicnega izobraevanja mladoletnika (190. len ZIKS-1), izvr1evanja osebnega narta mladoletnika ali celovite presoje njegove zmonosti in potreb za namen vzgoje, prevzgoje in izobraevanja (186. len ZIKS-1), dejansko potrebno pridobiti tudi kopijo 1olskega sprievala, bi bilo po mnenju takno pridobivanje lahko utemeljeno na dolobah ZIKS-1 (37. len v povezavi s 36., 31. in 41.a, 186. in 190. lenom ZIKS-1). V vsakem posameznem primeru pa mora vlagatelj zahteve za posredovanje izkazati, da je pridobitev kopije sprievala nujna in sorazmerna glede na zakoniti namen obdelave ter da tega namena ni mogoe dosei z obdelavo manj1ega obsega osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila:

Sandra Kajtazovi
07, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska poobla1čenka

Financira Evropska unija. Izraena stali1a in mnenja so izkljuno mnenja avtorja in ne odraajo nujno stali1 in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.