Privolitev staršev za obdelavo osebnih podatkov otroka

Datum

11.10.2024

Številka

07121-1/2024/1227

Kategorije

Privolitev, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Navajate, da imate težavo z izpolnjevanjem soglasja za otroka in sprašujete, kaj lahko naredite.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Predlagamo vam, da se pri izpolnjevanju konkretnega soglasja obrnete na upravljavca (šolo), saj vam IP pri izpolnjevanju konkretnih obrazcev ne more pomagati. Skladno s svojimi pristojnostmi vam lahko podamo splošna pojasnila glede podaje privolitve.

Privolitev je ena od mogočih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov. Privolitev mora biti vedno prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in podana mora biti možnost, da se kadarkoli prekliče. Upravljavec mora natančno opredeliti, kakšen je namen podane privolitve in na kakšen način bodo prejeti podatki obdelani. Skladno s 13. členom Splošne uredbe mora upravljavec posameznikom podati tudi nekatere druge informacije o obdelavi osebnih podatkov, npr. informacije o upravljavcu, namenu, pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov, itd.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Predlagamo vam, da se pri izpolnjevanju konkretnega soglasja obrnete na upravljavca (šolo), saj vam IP pri izpolnjevanju konkretnih obrazcev ne more pomagati. Skladno s svojimi pristojnostmi vam v nadaljevanju podajamo splošna pojasnila glede obdelave osebnih podatkov oz. podaje privolitve.

Pojasnjujemo, da mora imeti upravljavec (v konkretnem primeru šola) za obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe (npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd.). Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov za šole izhaja npr. iz določb Zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 76/23 in 16/24, v nadaljevanju: ZOsn). V primerih, ko ZOsn predstavlja pravno podlago za obdelavo, šoli dodatnih privolitev staršev ni treba pridobivati. Privolitev je torej le ena od mogočih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov, na podlagi privolitve se npr. zbirajo podatki iz petega in sedmega odstavka 95. člena ZOsn in sicer podatki iz zbirke podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev in zbirke podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje (razen če je otrok ogrožen in ga je potrebno zavarovati). Nadalje 6. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja (Uradni list RS, št. 80/04 in 76/08, v nadaljevanju: pravilnik) določa, da lahko šola na podlagi pisnega soglasja staršev zbira tudi osebne podatke, ki niso vsebovani v ZOsn, so pa potrebni za uveljavljanje oziroma priznavanje posameznih pravic učencu (pravica do subvencionirane šolske prehrane, pravica do brezplačnih učbenikov, pravica do subvencioniranja šole v naravi, pridobitev različnih statusov v skladu z drugimi predpisi, itd.). Pravilnik določa tudi, da za osebne podatke, za katere se starši učencev s pisno privolitvijo strinjajo, da so javno dostopni, ker po naravi, vsebini ali namenu ne posegajo v zasebnost učencev (npr. razstave izdelkov učencev, skupinski posnetki učencev na fotografijah, videoposnetki, zvočni ali filmski posnetki javnih nastopov učencev na prireditvah, ipd.), šola pridobi pisno soglasje staršev za celo šolsko leto.

Poudarjamo, da mora biti privolitev vedno prostovoljna, specifična, informirana ter nedvoumna in da se lahko kadarkoli prekliče. Upravljavec mora natančno opredeliti, kakšen je namen podane privolitve in na kakšen način bodo prejeti podatki obdelani. Glede na zahtevo, da mora biti privolitev informirana, naj vsebuje torej naslednje:

-podatek o identiteti upravljavca (npr. ime šole),

-konkretno opredeljen namen za vsako posamezno obdelavo, za katero je zahtevana posamezna privolitev,

-navedbo vrst osebnih podatkov, ki bodo zbrani in obdelovani,

-obstoj pravice do umika privolitve,

-obvestilo posamezniku, da ima pravico, da zanj ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov,

-obvestilo posamezniku o morebitnih tveganjih pri prenosu osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

Izpostavljamo, da kadar obdelava podatkov vključuje več namenov, potem mora biti privolitev dana za vsak namen posebej. Upravljavec mora torej pridobiti več ločenih privolitev oz. ločenih soglasij za vsako obdelavo posebej (t.i. granularnost oz. razčlenjenost privolitev). O možnosti umika privolitve je treba starše obvestiti že pred samo podajo privolitve.

Več o privolitvi in njenih obveznih sestavinah si tako lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/.

Preden starši izpolnijo obrazec s privolitvijo, morajo biti tudi podrobno informirani o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe. Tako morajo npr. prejeti morajo informacije o: upravljavcu (s kontaktnimi podatki upravljavca in njegovega predstavnika, če obstaja) ter kontakt pooblaščene osebe za varstvo podatkov (če je imenovana); namenih ter pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov; uporabnikih osebnih podatkov; obdobju hrambe osebnih podatkov; pravicah posameznika, itd. Več informacij glede obveščanja posameznikov je dostopnih na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo