Dopustnost obdelave enotnega dovoljenja za prebivanje in delo

Datum

09.06.2023

Številka

07121-1/2023/783

Kategorije

Delovna razmerja

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 26. 5. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede hrambe kopije enotnega dovoljenja za prebivanje in delo, ki vključuje tudi fotografijo delavca.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Določbe tretjega odstavka 14. člena ZEPDSV ni mogoče razumeti na način, da morajo delodajalci hraniti vse izvirne listine ali njihove kopije, ki so podlaga za vpis vsakega izmed podatkov iz 13. člena ZEPDSV, temveč morajo delavci glede hrambe izvirnih listin in njihovih kopij upoštevati tudi druge relevantne predpise, načelo sorazmernosti ter načelo najmanjšega obsega podatkov. IP ob tem izpostavlja, da navedeno ne velja, če gre za dokumente, ki so nastali pri delodajalcu (na primer pogodbo o zaposlitvi in njene anekse), ki jih delodajalec mora hraniti.

2. IP meni, da je hramba kopij enotnega dovoljenja za prebivanje in delo dopustna samo s privolitvijo delavca, v nasprotnem primeru pa se lahko delodajalec seznani s podatki o enotnem dovoljenju in zagotovi njihovo točnost in ažurnost tako, da v enotno dovoljenje vpogleda in podatke, ki jih na podlagi 13. člena ZEPDSV mora voditi, vnese v evidenco o zaposlenih delavcih.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Delodajalec lahko od delavca zbira le tiste osebne podatke, ki jih določa zakon (ZEPDSV, ZDR-1 ali drug področni zakon) in tiste osebne podatke, za katere ima osebno privolitev delavca. Ob tem je treba poudariti, da je obdelava osebnih podatkov delavca na podlagi njegove osebne privolitve dopustna le, če lahko delavec privolitev brez posledic za delovno razmerje odkloni. Zavrnitev privolitve namreč ne sme imeti negativnih posledic za delovno razmerje. Zato je privolitev kot pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih uporabljiva le izjemoma, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka.

Področna zakona, ki urejata področje varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih, sta predvsem Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23, v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR-1). ZDR-1 v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. ZEPDSV v 12. členu določa vrste evidenc, ki jih morajo voditi delodajalci (evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela, evidenca o izrabi delovnega časa, evidenca o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu), v 13. do 21. členu pa določa njihovo vsebino (kategorije podatkov, ki se v njih obdelujejo) in način njihovega vodenja.

Vsak delodajalec mora v skladu s 13. členom ZEPDSV v evidenco o zaposlenih delavcih za vsakega delavca, s katerim ima sklenjeno delovno razmerje, vpisati naslednje podatke:

a) podatki o delavcu:

-osebno ime,

-datum rojstva, če oseba nima EMŠO,

-kraj rojstva,

-država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,

-enotna matična številka občana,

-davčna številka,

-državljanstvo,

-naslov stalnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),

-naslov začasnega prebivališča (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, občina, šifra države, država),

-izobrazba,

-ali je delavec invalid,

-kategorija invalidnosti,

-ali je delavec delno upokojen,

-ali delavec opravlja dopolnilno delo pri drugem delodajalcu,

-ime drugega delodajalca (in matična številka), pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo,

-naslov drugega delodajalca, pri katerem delavec opravlja dopolnilno delo (ulica, hišna številka, poštna številka, kraj);

b) podatki o delovnem dovoljenju delavca (tujci):

-vrsta delovnega dovoljenja,

-datum izdaje delovnega dovoljenja,

-datum izteka delovnega dovoljenja,

-številka delovnega dovoljenja,

-organ, ki je izdal delovno dovoljenje;

c) podatki o sklenjeni pogodbi o zaposlitvi:

-datum sklenitve pogodbe o zaposlitvi,

-datum nastopa dela,

-vrsta sklenjene pogodbe o zaposlitvi,

-razlog za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za določen čas,

-poklic, ki ga opravlja delavec,

-strokovna usposobljenost, potrebna za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,

-naziv delovnega mesta oziroma podatki o vrsti dela, za katerega je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi,

-število ur tedenskega rednega delovnega časa,

-razporeditev delovnega časa,

-kraj, kjer delavec opravlja delo,

-ali pogodba o zaposlitvi delavca vsebuje konkurenčno klavzulo;

č) podatki o prenehanju pogodbe o zaposlitvi:

-datum prenehanja pogodbe o zaposlitvi,

-način prenehanja pogodbe o zaposlitvi.

Glede izvirnih listin, ki so podlaga za vpis v evidenco o zaposlenih delavcih, tretji odstavek 14. člena ZEPDSV določa, da se hranijo kot listine trajne vrednosti. Vendar IP ob tem opozarja, da te določbe ni mogoče razumeti na način, da morajo delodajalci hraniti vse izvirne listine ali njihove kopije, ki so podlaga za vpis vsakega izmed podatkov iz 13. člena, na primer kopijo osebnega dokumenta za izkazovanje točnosti delavčevega imena in priimka, naslova stalnega prebivališča, enotne matične številke in podobno, temveč morajo delavci glede hrambe izvirnih listin in njihovih kopij upoštevati tudi druge relevantne predpise (na primer Zakon o osebni izkaznici) in načelo sorazmernosti ter ostala načela varstva osebnih podatkov, predvsem načelo najmanjšega obsega podatkov. IP ob tem izpostavlja, da navedeno ne velja, če gre za dokumente, ki so nastali pri delodajalcu (na primer pogodbo o zaposlitvi in njene anekse), ki jih delodajalec mora hraniti.

Glede hrambe kopije enotnega dovoljenja za prebivanje in delo (v nadaljevanju: enotno dovoljenje) IP meni, da gre za bistveno podobno situacijo kot pri hrambi kopije bančne kartice ali potrdila o davčni številki, saj gre v vseh navedenih primerih nedvomno za osebne podatke, ki jih delodajalec lahko obdeluje v svojih evidencah, njihovega kopiranja ali prepisovanja pa izrecno ne ureja noben zakon (tako kot to na primer ureja Zakon o osebni izkaznici). Glede dopustnosti hrambe kopij omenjenih kategorij podatkov je IP v Smernicah Informacijskega pooblaščenca glede varstva osebnih podatkov v delovnih razmerjih podal mnenje, da je njihova hramba s strani delodajalca dovoljena le, če delavec vanjo veljavno privoli, zato IP meni, da je tudi hramba kopij enotnega dovoljenja dopustna samo s privolitvijo delavca, v nasprotnem primeru pa se lahko delodajalec seznani s podatki o enotnem dovoljenju delavca in zagotovi njihovo točnost in ažurnost tako, da v enotno dovoljenje vpogleda in podatke, ki jih na podlagi 13. člena ZEPDSV mora voditi, vnese v evidenco o zaposlenih delavcih.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila

dr. Pika Šarf, Svetovalka IP za mednarodne odnose

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka