Obdelava osebnih podatkov s strani policije in seznanitev z lastnimi osebnimi podatki

Datum

18.12.2024

Številka

07121-1/2024/1492

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Zakon o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj - ZVOPOKD

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 16. 11. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede vašega suma, da je vaš delodajalec s pomočjo uslužbencev policije vpogledoval v vaše podatke v portalu eUprava. Zanima vas, ali se lahko ugotovi, kdo je neupravičeno vpogledoval v vaše osebne podatke.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca (v konkretnem primeru od policije) dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in določene informacije. Splošna uredba pravico do dostopa oziroma do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ureja v 15. členu, Zakon o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj pa v 24. členu.

Pravica do seznanitve ne omogoča pridobitve podatka o identiteti konkretnih zaposlenih, ki so vpogledovali ali drugače obdelovali osebne podatke posameznika, saj se zaposleni pri upravljavcu ne štejejo med uporabnike, s katerimi bi se lahko posameznik seznanil. Zaposleni se kot uporabniki štejejo le v izjemnih primerih (npr. če bi zaposleni deloval izven okvira vodstva in navodil delodajalca).

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da je pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki temeljna človekova pravica, določena v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami), ki predpisuje, da se ima vsakdo pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj. Ustavno določbo nadalje konkretizira 15. člen Splošne uredbe, ki določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti (1) potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, (2) dostop do osebnih podatkov in (3) naslednje informacije:

a)namene obdelave;

b)vrste zadevnih osebnih podatkov;

c)uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

d)kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

e)obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

f)pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

g)kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

h)obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4), ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Zahtevo vložite pri upravljavcu (v vašem primeru je to policija), ki vam je skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe dolžan zagotoviti tudi brezplačno kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ta pa po četrtem odstavku istega člena ne sme vplivati negativno na pravice in svoboščine drugih. Upravljavec se mora po tretjem odstavku 12. člena Splošne uredbe na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru posredovati informacije oziroma zavrnilni odgovor v enem mesecu od prejema zahteve. Ta rok se lahko po potrebi podaljša za največ dva dodatna meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev. V primeru neodziva ali zavrnitve s strani upravljavca se lahko ponovno obrnete na IP in podate prijavo zoper molk oziroma odločitev upravljavca.

Nadalje pojasnjujemo, da je pri uresničevanju pravice do seznanitve z osebnimi podatki, ki jih obdelujejo policija, državna tožilstva, Uprava RS za probacijo, Uprava RS za izvrševanje kazenskih sankcij ter drugi državni organi, ki so zakonsko določeni kot pristojni za področja preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, treba v primerih, ko osebne podatke navedeni organi obdelujejo za namene izvrševanja teh pristojnosti, upoštevati tudi določila Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; v nadaljevanju: ZVOPOKD). Ta pravico do seznanitve ureja v 24. členu, ki določa, da lahko posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, od pristojnega organa (v vašem primeru od policije) zahteva podatek o tem, ali se obdelujejo njegovi osebni podatki, ter kopijo ali izpis teh podatkov. V kolikor se osebni podatki res obdelujejo, ima posameznik pravico pridobiti tudi konkretne informacije o:

1.namenih obdelave in njihovi pravni podlagi;

2.vrstah osebnih podatkov, ki se obdelujejo;

3.uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, ki so jim bili podatki razkriti, zlasti če gre za uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah, v primerih omejitev iz prvega odstavka 25. člena tega zakona pa se lahko navede le okvirni opis uporabnikov;

4.roku hrambe ali roku za redni pregled potrebe po hrambi;

5.obstoju pravice zahtevati popravek ali izbris podatkov ali omejitev obdelave in pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

6.obstoju pravice do vložitve prijave pri nadzornem organu in njegovih kontaktnih podatkih;

7.vseh razpoložljivih informacijah o viru osebnih podatkov, razen če je identiteta vira varovana kot tajna ali zaupna po določbah zakona.

Omejitve pravice do seznanitve ZVOPOKD ureja v 25. členu, kjer v prvem odstavku določa, da se pravica posameznika do dostopa do lastnih osebnih podatkov lahko ob upoštevanju njegovih človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter zakonitih interesov z zakonom delno ali popolnoma omeji glede posameznih obdelav ali posameznih kategorij obdelav, če in dokler je to nujno in sorazmerno:

1.da se onemogoči oviranje ali vplivanje na uradne postopke, katerih nameni so določeni v prvem odstavku 1. člena tega zakona;

2.da se onemogoči oviranje ali vplivanje na druge uradne postopke, povezane s prejšnjo točko;

3.zaradi zagotavljanja javne varnosti;

4.zaradi zagotavljanja varnosti države ali obrambe države;

5.zaradi varstva ali uresničevanja človekovih pravic in temeljnih svoboščin tretjih oseb.

Pristojni organ o zahtevi odloči brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru zavrnitve ali omejitve dostopa in razlogih za to (v skladu s prvim odstavkom 25. člena ZVOPOKD) mora prisojni organ odločiti brez nepotrebnega odlašanja oziroma najkasneje v 15 dneh od prejema zahteve. Ta rok lahko organ po potrebi s sklepom podaljša za največ 15 dni ob upoštevanju zapletenosti zahteve oziroma števila zahtev. Odločba organa mora vsebovati tudi pouk o pravici do pritožbe pri nadzornem organu, ki je tudi v tem primeru IP. Tudi v teh primerih torej velja, da je zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor mogoča pritožba, za reševanje katere je pristojen IP.

Posameznik lahko uveljavlja pravico do seznanitve v zvezi z vsemi zbirkami osebnih podatkov, ki jih obdeluje posamezni upravljavec (v konkretnem primeru policija). V kolikor se osebni podatki posameznika v zbirkah upravljavca obdelujejo (tudi) za namene iz ZVOPOKD, je torej treba upoštevati (tudi) določbe ZVOPOKD.

Posebej pa opozarjamo, da pravica do seznanitve ne omogoča tudi pridobitve podatka o konkretnih zaposlenih, ki so vpogledovali ali drugače obdelovali osebne podatke posameznika, saj se zaposleni pri upravljavcu ne štejejo med uporabnike, glede katerih lahko posameznik prejme informacije o obdelavi podatkov. Zaposleni namreč niso zunanje osebe, ki bi jim bili podatki razkriti, temveč so del upravljavca, so pooblaščeni za obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvajajo pod neposrednim vodstvom upravljavca ali obdelovalca. Izjemoma bi se lahko posameznik seznanil z identiteto zaposlenih, če bi v konkretnem primeru zaposleni deloval izven okvira vodstva in navodil delodajalca (če bi torej prekoračil njegova navodila in s tem dejansko postal zunanji uporabnik) oziroma če bi bile informacije o identiteti zaposlenih nujne za učinkovito uveljavljanje pravic posameznika (zlasti za preverjanje zakonitosti) in hkrati podaja teh informacij ne bi negativno vplivala na pravice in svoboščine zaposlenih. Navedeno mora upravljavec (policija) ugotavljati v konkretni situaciji glede na vse okoliščine.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka