Številka osebnega dokumenta delavca na sporazumu o skupnih deloviščih

Datum

29.11.2023

Številka

07121-1/2023/1499

Kategorije

Delovna razmerja

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da z naročniki sklepate pisne sporazume o skupnih deloviščih, kjer med drugim navajate podatke delavcev (kateri delavci bodo delali na skupnem delovišču). Največkrat gre za osnovne podatke (ime, priimek, rojstni datum in leto, veljavnost različnih preizkusov in certifikatov), velikokrat pa naročniki zahtevajo tudi številke osebnih dokumentov za posamezne delavce. Ker se pri sodelavcih poraja ideja, da stranke nimajo pravne podlage za zahtevanje takšnih podatkov (ne gre za objektivno bistveni podatek za sklepanje ali izvajanje pogodbe, ne gre za podatke odgovornih oseb), vas zanima, ali lahko naročnik pri sklepanju pisnega sporazuma zahteva ta podatek.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Ena izmed možnih pravnih podlag za navedbo številke identifikacijskega dokumenta v sporazumu o skupnih deloviščih bi bila lahko točka (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, če bi bilo to objektivno potrebno za sklenitev ali izvajanje pogodbe. Upravljavec (sklepamo, da bi bilo to vaše podjetje in vaši naročniki) pa bi moral biti sposoben dokazati, da ne more skleniti oziroma izpolniti pogodbe, če ne pride do obdelave tega osebnega podatka.

Če bi bila pravna podlaga podana oziroma bi jo upravljavec ustrezno dokazal, bi morali delavce ustrezno obvestiti o obdelavi njihovih osebnih podatkov z vsebino informacij, kot jo določa 13. člen Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Obdelavo osebnih podatkov iz uradnega identifikacijskega dokumenta ureja 94. člen ZVOP-2. Za uradni identifikacijski dokument šteje osebna izkaznica, potni list, obmejna prepustnica, vozniško dovoljenje, orožni list in uradni identifikacijski dokumenti drugih držav ali mednarodnih organizacij.

Prvi odstavek 94. člena ZVOP-2 določa, da smejo upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Drugi odstavek istega člena pa določa, da sme upravljavec, ki izvaja z zakonom predpisano nalogo, za namen identifikacije posameznika tudi prepisati, kopirati ali drugače obdelati podatke iz njegovih uradnih identifikacijskih dokumentov.

Glede na Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21 in 199/21) pa je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva posameznika, dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje (četrti odstavek 4. člena). Podobno določa Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – uradno prečiščeno besedilo) v četrtem odstavku 4.a člena.

Osnovno pravilo je torej, da se sme v identifikacijski dokument vpogledati, kadar je namen obdelave identifikacija posameznika, v določenih primerih pa je dopustno prepisati podatke iz osebnega dokumenta. Tako bi se lahko delavca identificiralo pred samim vstopom na skupno delovišče.

Kar pa se tiče navajanja številke identifikacijskega dokumenta v sporazumu o skupnih deloviščih, bi moral upravljavec osebnih podatkov izkazati ustrezno pravno podlago. Ena izmed možnih podlag bi bila lahko točka (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, če bi bilo to objektivno potrebno za sklenitev ali izvajanje pogodbe. Točka (b) omenjenega člena namreč določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je »potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe«.

Upravljavec pa bi moral biti sposoben dokazati, da ne more skleniti oziroma izpolniti pogodbe, če ne pride do obdelave tega osebnega podatka.

Iz vašega dopisa sklepamo, da bi lahko bili tako vi kot vaši naročniki v takšnem primeru upravljavci osebnih podatkov. Zato bi bili oboji odgovorni za dokazovanje, da je podatek o številki osebnega dokumenta nujno potreben za sklenitev ali izvajanje pogodbe. IP takšne potrebe ne more presojati v mnenju, saj ne pozna vaših procesov in ni tisti, ki sploh lahko v fazi mnenja presoja, ali in zakaj bi bil takšen podatek potreben. Če bi uspeli prepričljivo izkazati potrebo po navedbi številk osebnih dokumentov, bi se lahko sklicevali na podlago iz točke (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. IP svetuje, da takšno potrebo (če obstaja) tudi pisno zaznamujete, da bo ob morebitnem nadzoru nad obdelavo osebnih podatkov jasno, kako ste utemeljili takšno potrebo.

IP ob tem poudarja, da mora upravljavec že ob pridobivanju podatkov posamezniku zagotoviti določene informacije po 13. členu Splošne uredbe, med drugim namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, in pravno podlago za njihovo obdelavo. Delavce bi torej morali obvestiti o obdelavi njihovih osebnih podatkov z vsebino informacij, kot jo določa 13. člen Splošne uredbe.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov