Pravica do kopij glasovalnih listin

Datum

25.10.2023

Številka

07121-1/2023/1354

Kategorije

Pravne podlage, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da želite lastniki poslovno-stanovanjske stavbe prejeti podpisno listo, ki bi dokazovala, da je bil nadzorni odbor postavljen zakonito. Upravnik vam zaradi varstva osebnih podatkov liste ne želi izročiti. Sprašujete nas, ali je podpisna lista, ki bi dokazovala, da je bil nadzorni odbor ustanovljen z večinskim soglasjem lastnikov res predmet varstva osebnih podatkov?

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravnik kot upravljavec mora v vsakem konkretnem primeru presoditi, ali obstaja ustrezna pravna podlaga za posredovanje osebnih podatkov in jih mora tudi ustrezno zavarovati. IP načeloma meni, da so etažni lastniki upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo in nadzorujejo delo upravnika, torej tudi osebne podatke etažnih lastnikov na glasovnicah, da lahko preverijo izpeljavo glasovanja.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Za zasebni sektor so pravne podlage naslednje:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Na podobno vprašanje, kot je vaše, je IP že odgovarjal v nezavezujočih mnenjih, ki so dostopna na www.ip-rs.si/vop, npr. v mnenju št. 07121-1/2021/2480 z dne 14. 12. 2021. Razmerja med upravnikom, nadzornim odborom in etažnimi lastniki so urejena v Stanovanjskem zakonu (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO, 90/21, 18/23 – ZDU-1O in 77/23 – odl. US, v nadaljevanju SZ-1), Stvarnopravnem zakoniku (Uradni list RS, št. 87/02, 91/13 in 23/20) in v Pravilniku o upravljanju večstanovanjskih stavb (Uradni list RS, št. 60/09, 87/11, 85/13 in 52/22). Za vsako posredovanje osebnih podatkov mora obstajati primerna pravna podlaga skladno s citiranim prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. Kot smo opozorili v zgoraj citiranem mnenju, je lahko namen za posredovanje osebnih podatkov opredeljen v konkretnih pogodbah o medsebojnih razmerjih ali pogodbah o opravljanju upravniških storitev, ali pa gre npr. za pooblastila upravnika skladno z zakonodajo (npr. določene v SZ-1) ali zakonite interese po točki (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Člani nadzornega odbora ter etažni lastniki so upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo in nadzorujejo delo upravnika, torej tudi osebne podatke etažnih lastnikov na glasovnicah, da lahko preverijo izpeljavo glasovanja. Ob tem je treba upoštevati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. Upravljavec mora osebne podatke tudi primerno zavarovati in presoditi, ali je v konkretnem primeru dovolj, da omogoči vpogled v osebne podatke, ali pa jih lahko tudi posreduje in v kakšni obliki.

Če je torej vpogled oz. posredovanje določenih osebnih podatkov nujno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem je možno, da za to obstaja pravna podlaga. Dokončno pa bi se IP lahko do tega vprašanja v konkretnem primeru opredelil v konkretnem inšpekcijskem postopku.

Kljub temu mora upravnik ob posredovanju kakršnihkoli podatkov zagotoviti skladnost z določbami Splošne uredbe, kakor tudi ZVOP-2, npr. kot smo opozorili zgoraj zagotoviti varnost osebnih podatkov, voditi dnevnike obdelave, itd.

Več informacij o obdelavi osebnih podatkov v večstanovanjskih stavbah lahko preberete tudi v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo