Posredovanje osebnih podatkov otrok zaposlenih sindikatu za namen novoletnega obdarovanja

Datum

24.01.2025

Številka

07121-1/2025/64

Kategorije

Delovna razmerja, Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih, Pravne podlage, Sindikati

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 13. 1. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov otrok zaposlenih sindikatu za namen novoletnega obdarovanja. Zanima vas, ali potrebujete izrecno soglasje zaposlenih za posredovanje podatkov oziroma ali bi moral sindikat pridobiti tovrstne podatke neposredno od zaposlenih.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.Za vsako obdelavo osebnih podatkov, v danem primeru je to posredovanje osebnih podatkov otrok zaposlenih sindikatu, mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Po mnenju IP določba 203. člena ZDR-1 sama po sebi ni dovolj določna v smislu določil Splošne uredbe, da bi sama zase predstavljala pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov delavcev iz delovnega razmerja. To pa ne pomeni, da v posebej utemeljenih okoliščinah in ob upoštevanju načela sorazmernosti oziroma najmanjšega obsega podatkov ne more predstavljati pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za opravljanje sindikalne dejavnosti. V skladu z navedenim bi torej sindikat lahko pridobil določene osebne podatke, če bi izkazal, da jih nujno potrebuje za opravljanje konkretne sindikalne dejavnosti.

2.Vendar pa novoletno obdarovanje otrok ne spada pod sindikalne dejavnosti in bi za zbiranje zahtevanih podatkov bila primernejša katera izmed drugih pravnih podlag iz prvega odstavka šestega člena Splošne uredbe, vključno s soglasjem delavca. Vsekakor pa lahko delodajalec sam posreduje vsem zaposlenim morebitno vabilo sindikata k vključitvi v novoletno obdarovanje ter nadaljnji komunikaciji samih zaposlenih s sindikatom.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašimi vprašanji.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Splošna uredba pravne podlage ureja v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Sindikat lahko določene osebne podatke delavcev pridobiva neposredno od delodajalca. Splošni okvir za posredovanje osebnih podatkov delodajalca sindikatu predstavlja 203. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13; s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da mora delodajalec sindikatu zagotoviti pogoje za hitro in učinkovito opravljanje sindikalnih dejavnosti v skladu s predpisi, s katerimi se varujejo pravice in interesi delavcev. Prav tako je v tem okviru delodajalec dolžan sindikatu omogočiti dostop do podatkov, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti.

Navedena določba ZDR-1 po mnenju IP sama po sebi ni dovolj določna v smislu določil Splošne uredbe, da bi predstavljala pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov delavcev iz delovnega razmerja. To pa ne pomeni, da v posebej utemeljenih okoliščinah in ob upoštevanju načela sorazmernosti oziroma najmanjšega obsega podatkov (točka (c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), ne more predstavljati pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za opravljanje sindikalne dejavnosti. V skladu z navedenim bi torej sindikat lahko pridobil določene osebne podatke, če bi izkazal, da jih nujno potrebuje za opravljanje konkretne sindikalne dejavnosti.

Iz navedenega sledi, da je sindikat upravičen do podatkov o zaposlenih, če gre v konkretnem primeru za osebne podatke, pod pogojem, da izkaže, da jih nujno potrebuje za opravljanje konkretne sindikalne dejavnosti. Iz navedenega namena novoletnega obdarovanja ne izhaja, da gre za sindikalno dejavnost, čemur sledi, da se 203. člen ZDR-1 ne more uporabiti kot pravna podlaga. Za zakonito obdelovanje podatkov otrok zaposlenih je tako potrebno, da temelji na eni izmed pravnih podlag iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Ena izmed teh je tudi obdelava na podlagi privolitve zaposlenih (6(1)(a) člen Splošne uredbe).

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka