Uporaba službenega ali zasebnega e-naslova

Datum

30.06.2023

Številka

07121-1/2023/886

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta, Varnost osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Navajate, da v vašem podjetju uvajajo sistem elektronske pošte za vse zaposlene. Na ta služben e-naslov naj bi dobivali vse dokumente (plačilne liste, pogodbe, odločbe o dopustih ipd.). Sprašujete, ali je res potrebno, da imate nov služben e-naslov ali lahko to uredite tako, da podjetje obvestite o svojem privatnem e-naslovu in vam vse te dokumente pošiljajo nanj?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Če bi delodajalec glede na razmere odločil, da je dosegljivost določenega delavca preko e-pošte nujno potrebna zaradi opravljanja njegovih nalog (npr. zaradi terenskega dela oz. dela s strankami), bi mu moral zagotoviti temu primerna delovna sredstva (npr. služben e-naslov). IP meni, da lahko delavec da na voljo tudi svoja delovna sredstva (na primer uporabo svoje e-pošte), če v to privoli. Delavec lahko privoli tudi, da mu delodajalec na zaseben e-naslov pošilja dokumente kot navajate (plačilne liste, pogodbe, odločbe o dopustih), vendar je glede na okoliščine treba podatke ustrezno zavarovati.

Delodajalec mora presoditi, ali je glede na opravljanje vaših delovnih nalog potrebno, da se vam dodeli služben e-naslov in varnost posredovanih osebnih podatkov pri uporabi e-naslova. Uporaba zasebnega e-naslova v delovnem razmerju tako ni samodejno pravica zaposlenega, saj lahko prinaša določena tveganja.

Obrazložitev

Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Pri tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Nadalje pojasnjujemo, da lahko delodajalec skladno z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A in 202/21 – odl. US, v nadaljevanju: ZDR-1) obdeluje osebne podatke samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Pojasnjujemo, da v kolikor bi delodajalec glede na razmere odločil, da je dosegljivost določenega delavca preko e-pošte nujno potrebna zaradi opravljanja njegovih nalog (npr. zaradi terenskega dela oz. dela s strankami), bi mu moral zagotoviti temu primerna delovna sredstva (npr. služben e-naslov). IP meni, da lahko delavec da na voljo tudi svoja delovna sredstva (na primer uporabo svoje e-pošte), če v to privoli, po dogovoru tudi s primerno odmero uporabnine. Navajate, da gre vašem primeru za plačilne liste, pogodbe in odločbe o dopustih. Navedene dokumente vam lahko delodajalec pošlje tudi na vaš zasebni e-naslov, če ima za obdelavo e-naslova zaposlenega ustrezno pravno podlago, na primer vašo privolitev (točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe), oz. se tako dogovorita s pogodbo o zaposlitvi (točka (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Priporočljivo je, da se glede na okoliščine osebne podatke dodatno zavaruje tako, da se prepreči npr. nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu (npr. plačilna lista se zavaruje z geslom).

Vsekakor mora pri uporabi zasebne elektronske pošte delodajalec upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov (točka (c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), kar pomeni, da se naj e-naslov uporablja zgolj v obsegu, ki je nujno potreben za opravljanje nalog dela. Upoštevati mora tudi vidik varnosti obdelave osebnih podatkov, pogodbene obdelave osebnih podatkov oz. iznosa podatkov v tretje države. Več o tem si lahko preberete npr. v mnenju št. 0712-1/2018/31 z dne 10.1.2018, v katerem smo izrazili pomisleke pri uporabi storitev nekaterih ponudnikov informacijskih storitev (npr. Google).

Pojasnjujemo tudi, da vam mora delodajalec skladno s 13. členom Splošne uredbe, še preden pridobi vaše osebne podatke, podati informacije o obdelavi osebnih podatkov, kot so npr. kdo obdeluje osebne podatke, zakaj jih obdeluje, komu osebne podatke posreduje, koliko časa se bodo osebni podatki hranili, itd.

Odločitev o uporabi službenega e-naslova - torej ali je glede na opravljanje vaših delovnih nalog potrebno, da se vam dodeli služben e-naslov, kakor tudi odločitev o ustreznih ukrepih za zavarovanje osebnih podatkov glede na konkretna tveganja (pri uporabi službenega, kakor tudi zasebnega e-naslova), je naloga oz. odgovornost delodajalca kot upravljavca. Uporaba zasebnega e-naslova v delovnem razmerju torej ni samodejno pravica zaposlenega, saj lahko prinaša določena tveganja (kot izpostavljeno zgoraj).

Več informacij o obdelavi osebnih podatkov v delovnem razmerju pa si lahko preberete tudi v Smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dosegljive na https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih in v Priročniku »Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju?«, ki je dostopen na https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/brosura_delovna_populacija.pdf.

Lepo vas pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo