Vpogled v pogodbo o zaposlitvi s strani sveta zavoda

Datum

25.09.2024

Številka

07120-1/2024/320

Kategorije

Delovna razmerja, Pravne podlage, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali je svet zavoda upravičen od ravnateljice … zahtevati in pridobiti njeno pogodbo o zaposlitvi za razrednega učitelja, za katero trdi, da jo ima sklenjeno s šolo? Menite, da obstaja dvom, ali je takšna pogodba sklenjena zakonito.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec (javni zavod) mora presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko oz. mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. Presoditi je torej treba, ali svet zavoda potrebuje pogodbo o zaposlitvi ravnateljice za namen izvedbe katere od zakonsko določenih nalog oz. nalog, določenih v statutu zavoda ali pravilniku.

Opozarjamo tudi na določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja, ki določa, da so osebni podatki javni, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v izjemnih primerih.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Na podobno vprašanje, kot je vaše, je IP že odgovarjal z nezavezujočimi mnenji, npr. z mnenjem št. 07120-1/2021/202 z dne 16. 4. 2021. Mnenja IP so dostopna s pomočjo iskalnikov na www.ip-rs.si/vop.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga po prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe (npr. obdelava je zakonita, če je na podlagi točke (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca). Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov za osnovne šole izhajajo iz določb Zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 107/10, 87/11, 40/12 – ZUJF, 63/13, 46/16 – ZOFVI-K, 76/23 in 16/24, ZOsn) in Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA in 71/23, ZOFVI). Iz citiranega mnenja smiselno izhaja, da gre v primeru, kot ga opisujete, za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca, saj je svet zavoda del javnega zavoda in lahko obdeluje osebne podatke, ki jih za to potrebuje. Upravljavec, torej javni zavod, mora presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko in mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. Presoditi je torej treba, ali svet zavoda potrebuje pogodbo o zaposlitvi ravnateljice za namen izvedbe katere od zakonsko določenih nalog oz. nalog, določenih v statutu zavoda ali pravilniku. Izpostavljamo, da so naloge sveta zavoda določene v 30. členu Zakona o zavodih (Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC in 127/06 – ZJZP, ZZ) in sicer svet zavoda sprejema statut oziroma pravila in druge splošne akte zavoda, sprejema programe dela in razvoja zavoda ter spremlja njihovo izvrševanje, določa finančni načrt in sprejema zaključni račun zavoda, predlaga ustanovitelju spremembo ali razširitev dejavnosti, daje ustanovitelju in direktorju zavoda predloge in mnenja o posameznih vprašanjih in opravlja druge z zakonom ali aktom o ustanovitvi oziroma s statutom ali pravili zavoda določene zadeve. Dodatno prvi odstavek 48. člena ZOFVI določa, da svet javnega vrtca oziroma šole imenuje in razrešuje ravnatelja vrtca oziroma šole, sprejema program razvoja vrtca oziroma šole, letni delovni načrt in poročilo o njegovi uresničitvi, sprejme letno poročilo o samoevalvaciji šole oziroma vrtca, odloča o uvedbi nadstandardnih in drugih programov, obravnava poročila o vzgojni oziroma izobraževalni problematiki, odloča o pritožbah v zvezi s statusom vajenca, dijaka, študenta višje šole in odraslega kot drugostopenjski organ, če z zakonom ni določeno drugače, o pritožbah v zvezi s pravicami, obveznostmi in odgovornostmi delavcev iz delovnega razmerja, obravnava zadeve, ki mu jih predloži vzgojiteljski, učiteljski, andragoški oziroma predavateljski zbor, šolska inšpekcija, reprezentativni sindikat zaposlenih, svet staršev, skupnost učencev, vajencev, dijakov ali študentov in opravlja druge naloge, določene z zakonom in aktom o ustanovitvi.

Šola mora torej sama presoditi, ali se je svet zavoda upravičen seznaniti z navedenimi dokumenti v okviru izvajanja svojih pristojnosti. IP načeloma meni, da v kolikor svet zavoda presoja o ustreznosti pogodbe in opravljanju dela prejšnje ravnateljice (oz. ravnateljice v odstopu) je zelo možno, da se mora seznaniti s pogodbo, čeprav je v imenu zavoda ne sklepa svet zavoda in bo delovno razmerje vnaprej urejal nov ravnatelj. Pri tem je treba upoštevati načelo sorazmernosti ter dolžnost varovanja osebnih podatkov, saj so člani sveta zavoda, ki prejmejo osebne podatke, dolžni varovati vse varovane osebne podatke (torej tiste, ki niso informacije javnega značaja), s katerimi se seznanijo in jih brez ustrezne pravne podlage ne smejo posredovati izven zavoda.

Izpostavljamo pa tudi možnost pridobitve informacije javnega značaja skladno z določbami Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18 in 141/22, ZDIJZ). V citiranem mnenju smo pojasnili, da je vsakomur, torej ne glede na to, ali je član sveta zavoda ali ne, omogočen prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb, kamor sodi tudi vaš zavod. Pojasnili smo, da ZDIJZ določa, da so osebni podatki javni, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v izjemnih primerih. Pri tem pa je treba upoštevati, kateri podatki iz pogodbe so prosto dostopne informacije javnega značaja in kateri osebni podatki to niso, saj npr. niso povezani z opravljanjem javne funkcije (npr. EMŠO, davčna številka, domači naslov ipd.). Več lahko preberete v citiranem mnenju.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo