Posredovanje fotografije pokojnika za namen preverjanja istovetnosti

Datum

04.05.2023

Številka

07120-1/2023/250

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage, Upravne enote, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da je vodja pogrebno pokopališke dejavnosti upravno enoto prosil za pojasnilo, kako naj ravnajo v primerih, ko pokojnik, ki ga pripeljejo v upepelitev, nima osebnega dokumenta ali se ga ne najde, saj naj bi po novem zdravnik, ki ugotavlja istovetnost pokojnika pred upepelitvijo, zahteval tudi sliko. Predlagajo, da bi jim v teh primerih upravna enota na njihovo vlogo posredovala kopijo vloge za izdajo osebnega dokumenta s sliko (osebne izkaznice, potnega lista, vozniškega dovoljenja) oziroma podatkov o zajemu vloge iz registrov upravnih notranjih zadev s sliko, ki bi jo uporabili izključno za ureditev upepelitve. Sprašujete, ali bi posredovanje takšne kopije vloge s sliko oziroma podatkov o zajemu vloge iz registrov morebiti bilo v nasprotju z določbami Zakona o varstvu osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v mnenju ne more odločati, ali ima upravna enota ustrezno pravno podlago za posredovanje fotografije pokojnika za namen preverjanja identitete v okviru izvedbe kontrolnega mrliškega pregleda po ZPPDej, saj v zadevah posredovanja osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig po 41. členu ZVOP-2 nastopa kot pritožbeni organ. Upravna enota je torej dolžna sama presoditi, ali so izpolnjeni vsi pogoji za zakonito posredovanje osebnih podatkov pokojnika.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da se Splošna uredba ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov umrlih oseb (uvodna navedba št. 27 Splošne uredbe), zato je treba glede posredovanja osebnih podatkov pokojnikov upoštevati nacionalno zakonodajo. ZVOP-2 v prvem odstavku 9. člena določa, da se osebni podatki umrlih posameznikov obdelujejo v skladu z zakonom, v drugem odstavku istega člena pa, da upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje le tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom, in tistim uporabnikom, ki izkažejo pravni interes za uveljavljanje pravic pred subjekti javnega sektorja.

Obdelavo osebnih podatkov iz uradnega identifikacijskega dokumenta ZVOP-2 ureja v 94. členu. Prvi odstavek tega člena določa, da smejo upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Skladno z drugim odstavkom istega člena sme upravljavec, ki izvaja z zakonom predpisano nalogo, za namen identifikacije posameznika tudi prepisati, kopirati ali drugače obdelati podatke iz njegovih uradnih identifikacijskih dokumentov.

Podobno določa četrti odstavek 4. člena Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21 in 199/21; v nadaljevanju ZOIzk-1) in sicer, da je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje. Skladno z 19. členom ZOIzk-1 upravne enote vodijo in vzdržujejo evidenco izdanih osebnih izkaznic med drugim za namene preverjanja istovetnosti, ki vsebuje fotografijo državljana, ki jo je ta priložil vlogi za izdajo osebne izkaznice. Na podlagi 20. člena ZOIzk-1 lahko podatke iz evidence o izdanih osebnih izkaznicah uporabljajo delavci pristojnega organa iz 5. člena tega zakona, ministrstva, pristojnega za zunanje zadeve, in ministrstva, pristojnega za notranje zadeve, za opravljanje nalog s svojega delovnega področja, uporabljajo pa jih lahko tudi drugi organi za izvrševanje z zakonom določenih nalog.

Zakon o pogrebni in pokopališki dejavnosti (Uradni list RS, št. 62/16 in 3/22 – ZDeb) upepelitev ureja v 11. členu. Skladno z drugim odstavkom tega člena se pred upepelitvijo se opravi kontrolni pregled, ki ga opravi zdravnik sodne medicine ali pooblaščeni zdravnik. Tudi skladno z drugim odstavkom 12. člena Pravilnika o pogojih in načinu opravljanja mrliško pregledne službe (Uradni list RS, št. 99/22) se pred upepelitvijo se opravi kontrolni mrliški pregled. Pregled opravi mrliški preglednik, pristojen za območje, na katerem se opravi upepelitev.

IP meni, da zgoraj navedene zakonske določbe predstavljajo ustrezno pravno podlago za to, da mrliški preglednik ob kontrolnem pregledu preveri identiteto pokojnika na podlagi uradnega identifikacijskega dokumenta s fotografijo, na primer z vpogledom v osebno izkaznico. IP pa ni pristojen dajati navodil, kako ravnati v primeru, če takšnega dokumenta pokojnik nima oziroma se ga ne najde. Poudarja pa, da mora imeti upravna enota za kakršnokoli posredovanje osebnih podatkov pokojnika iz svojih evidenc oziroma registrov ustrezno pravno podlago.

Glede na to, da mrliški preglednik v okviru kontrolnega pregleda pred upepelitvijo preverja identiteto pokojnika ter da lahko podatke iz evidence izdanih osebnih izkaznic uporabljajo tudi drugi organi za izvrševanje z zakonom določenih nalog, bi upravna enota upoštevaje drugi odstavek 9. člena ZVOP-2 iz evidence izdanih osebnih izkaznic mrliškemu pregledniku za namen izvedbe kontrolnega mrliškega pregleda morda lahko posredovala fotografijo. Vendar pa IP v okviru mnenja ne more dokončno presoditi, ali so v konkretnem primeru izpolnjeni vsi pogoji za posredovanje osebnih podatkov, saj je odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo na upravljavcu samem.

IP dodaja, da je področje posredovanja osebnih podatkov v ZVOP-2 na novo urejeno v 5. poglavju. Postopek posredovanja osebnih podatkov določa 41. člen ZVOP-2, ki med drugim predpisuje vsebino zahteve, rok za posredovanje ter pravna sredstva. Četrti odstavek tega člena določa, da če je zahteva za posredovanje osebnih podatkov delno ali v celoti zavrnjena, lahko vlagatelj zahteve v primeru, ko se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zahteva, da o njegovi vlogi najprej odloči nadzorni organ. Kadar ta zavrne zahtevo ali kadar na prvi stopnji odloča nadzorni organ sam, lahko vlagatelj zahteva sodno varstvo, o katerem odloča pristojno sodišče v skladu z zakonom, ki ureja upravni spor. Šele v drugostopenjskemu postopku, po seznanitvi z vsemi relevantnimi dejstvi in okoliščinami ter presoji relevantnih pravnih podlag, bi se IP torej lahko do obravnavanega vprašanja dokončno opredelil.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka