Vpogled v osebni dokument, kontrolorji in sprevodniki

Datum

28.06.2023

Številka

07121-1/2023/878

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem sprašujete, kdo vse ima po zakonih veljavnih v RS, poleg policije in varnostne službe, pooblastilo za legitimiranje in zahtevo za vpogled v osebni dokument. Kot primer navajate sprevodnika na vlaku in sprašujete, ali so kontrolorji in sprevodniki po zakonu pooblaščeni, da zahtevajo osebni dokument na vpogled od občana.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V primeru kontrolorja in sprevodnika, ki ga navajate, je treba upoštevati prvi odstavek 94. člena ZVOP-2, da smejo upravljavci, obdelovalci in uporabniki za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v osebno izkaznico ali drug uradni identifikacijski dokument posameznika. IP s tem sicer ne presoja, ali je bila konkretna obdelava osebnih podatkov zakonita ali ne. Vsekakor vam svetujemo, da se obrnete na upravljavca, ki vam je dolžan nuditi določene informacije glede obdelave vaših osebnih podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

-privolitev

-sklenitev ali izvajanje pogodbe

-zakon

-zaščita življenjskih interesov posameznika

-izvajanje javne naloge

-zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.

Vaše vprašanje je sicer zastavljeno zelo široko, in sicer v prvi vrsti, kdo vse ima po zakonodaji RS, poleg policije in varnostne službe, pooblastilo za legitimiranje in zahtevo za vpogled v osebni dokument. Na to vprašanje je na splošno zelo težko odgovoriti, saj bi bila potrebna analiza vseh veljavnih zakonov v Sloveniji, ki bi vsebovali takšno zakonsko podlago. Vendar pa pojasnjujemo, da ima ZVOP-2 generalno določbo 94. člena, ki ureja obdelavo osebnih podatkov iz uradnega identifikacijskega dokumenta (osebna izkaznica, potni list, obmejna prepustnica, vozniško dovoljenje, orožni list in uradni identifikacijski dokumenti drugih držav ali mednarodnih organizacij).

Prvi odstavek 94. člena ZVOP-2 tako določa, da smejo upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Nadalje drugi odstavek 94. člena ZVOP-2 določa, da sme upravljavec, ki izvaja z zakonom predpisano nalogo, za namen identifikacije posameznika tudi prepisati, kopirati ali drugače obdelati podatke iz njegovih uradnih identifikacijskih dokumentov.

V primeru kontrolorja in sprevodnika, ki ga navajate, je tako treba upoštevati prvi odstavek 94. člena ZVOP-2, da smejo za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v osebno izkaznico ali drug uradni identifikacijski dokument posameznika. Pravno podlago v smislu točke (c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe je torej mogoče najti v povezavi s prvim odstavkom 94. člena ZVOP-2.

IP pa ponovno poudarja, da zgoraj navedeno velja zgolj na splošno, saj v mnenju ne moremo zagotovo opredeliti, ali je bila določena obdelava osebnih podatkov zakonita ali ne. Zato vam v prvi vrsti svetujemo, da se obrnete na upravljavca osebnih podatkov in v skladu s prvim odstavkom 15. člena v povezavi z 12. členom Splošne uredbe zahtevate informacije o obdelavi osebnih podatkov. Omenjeni 15. člen Splošne uredbe vam namreč daje pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in med drugim naslednje informacije: namen obdelave; vrste zadevnih osebnih podatkov; uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; informacije o virih idr. V ta namen lahko vložite zahtevo za dostop do osebnih podatkov oziroma informacij o obdelavi, pri čemer vam je lahko v pomoč neobvezni obrazec zahteve, ki ga je pripravil IP in je dostopen na spletni strani: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ - obrazec Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki.

Prav tako je treba omeniti, da mora vsak upravljavec že pred obdelavo osebnih podatkov posameznikom nuditi določene informacije o obdelavi osebnih podatkov po 13. členu Splošne uredbe, med drugim tudi informacijo o pravni podlagi. Tudi v zvezi s tem se lahko obrnete na upravljavca (ali na njegovo spletno stran) in ga povprašate, kje so na voljo informacije o obdelavi osebnih podatkov.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov