Obdelava lokacijskih podatkov delavca

Datum

11.06.2025

Številka

07121-1/2025/734

Kategorije

Delovna razmerja

pri Informacijskem pooblaščencu (v nadaljevanju IP) smo dne 30. 5. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dopustnosti obdelave lokacijskih podatkov pri beleženju delovnega časa. Pojasnjujete, da delodajalec od vas zahteva uporabo aplikacije za beleženje delovnega časa, ki to omogoča samo na vnaprej določenih lokacijah (v pisarni in na domačem naslovu). Menite, da lokacijska omejitev ni nujna za opravljanje dela in v zvezi s tem sprašujete, ali je tovrstna obdelava podatkov skladna s Splošno uredbo in ZVOP-2. Zanima vas še, ali delodajalec sploh sme pogojevati evidentiranje delovnega časa s fizično prisotnostjo, tudi če delo povsem enako poteka od drugod, ter ali gre konkretno za nesorazmeren poseg v pravico do zasebnosti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zvezi s spremljanjem lokacije delavca bi lahko predstavljal 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki določa, da lahko delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Delodajalec mora natančno izkazati in utemeljiti, za kakšen legitimen cilj je potrebna obdelava lokacijskih podatkov delavca. Upoštevati mora, da je delavec posameznik, ki ima osebnostne pravice in nikakor ne sme biti podvržen nesorazmernemu nadzoru. Prav tako mora upoštevati druge zahteve Splošne uredbe in ZVOP-2, npr. načelo najmanjšega obsega podatkov (obdeluje se lahko samo toliko podatkov, kolikor je potrebno, da se doseže zasledovani namen), poskrbeti za ustrezno varnost aplikacije in ustrezno seznaniti delavce z delovanjem aplikacije.

Glede vašega vprašanja o dopustnosti vezanja delovnega časa na specifično lokacijo, pa vam predlagamo, da se obrnete na Inšpektorat za delo.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka ni pristojen presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov.

V okviru neobvezujočega mnenja lahko poda zgolj splošna pojasnila in pravne usmeritve.

IP se je v svojih preteklih mnenjih že opredeljeval do dopustnosti obdelave lokacijskih podatkov delavca s strani delodajalca. Tako v mnenju št. 07121-1/2023/427 z dne 15. 11. 2023 izpostavlja, da gre v tovrstnih primerih za obdelavo na podlagi področne delovnopravne zakonodaje in sicer 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (v nadaljevanju ZDR-1)[1], ki določa, da lahko delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Delodajalec mora torej natančno izkazati, v kakšen namen je potrebna obdelava lokacijskih podatkov delavca. Pri tem mora zasledovati legitimen cilj, ki ne posega v delavčevo pravico do zasebnosti prekomerno. Ključno je, da mora delodajalec pri utemeljitvi obdelave upoštevati, da je delavec posameznik, ki ima osebnostne pravice in nikakor ne sme biti podvržen nesorazmernemu nadzoru. Delodajalec mora preveriti, ali bi isti namen lahko zadovoljivo dosegel tudi z uvedbo ukrepov, ki manj posegajo v zasebnost, svobodo gibanja in dostojanstvo delavcev.

Pri uporabi aplikacij za evidentiranje delovnega časa mora delodajalec kot upravljavec zadostiti tudi ostalim zahtevam Splošne uredbe in ZVOP-2, npr. spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov (obdeluje se lahko samo toliko podatkov, kolikor je potrebno, da se doseže zasledovani namen), poskrbeti za ustrezno varnost aplikacije in ustrezno seznaniti delavce z delovanjem aplikacije. Skladnost z zakonodajo pa mora biti tudi vedno sposoben dokazati.

Več napotil o uporabi spletne aplikacije za beleženje prihoda na delo lahko preberete tudi v mnenju IP št. 0712-1/2019/1466 z dne 16. 6. 2019. Če se aplikacija naloži tudi na zasebni mobilni telefon, vam predlagamo, da se seznanite tudi z mnenjem št. 07121-1/2021/2664 z dne 18. 1. 2022.

IP ponovno poudarja, da vam v okviru nezavezujočega mnenja ne more dati konkretnega odgovora na to, ali je v vašem primeru uporaba aplikacije in posledična obdelava lokacijskih podatkov skladna s Splošno uredbo in ZVOP-2. To bi lahko storil zgolj v inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku. Glede vašega vprašanja o dopustnosti vezanja delovnega časa na specifično lokacijo, pa vam IP prav tako ne more odgovoriti, saj na tem področju nima pristojnosti. Svetujemo vam, da se v primeru suma na kršitev delovnopravne zakonodaje obrnete na Inšpektorat za delo.

V upanju, da smo odgovorili na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23 in 136/23 – ZIUZDS