Obdelava OP s strani policije

Datum

23.12.2024

Številka

07121-1/2024/1575

Kategorije

Policijski postopki, Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov s strani policije.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Policisti zbirajo osebne in druge podatke neposredno od osebe, na katero se ti podatki nanašajo, in od drugih, ki o tem kaj vedo, ali iz zbirk osebnih podatkov, uradnih evidenc, javnih knjig ali drugih zbirk podatkov.

Pristojni uslužbenec policije skrbi, da so osebni podatki v spisih, dokumentaciji in v evidencah policije skladni z ugotovitvami, informacijami in podatki, zbranimi pri opravljanju policijskih nalog, in tako čim bolj točni, popolni, posodobljeni in zanesljivi, ter jih popravi, dopolni, uniči ali blokira, ko izve, da je to potrebno.

Pristojno državno tožilstvo, pristojno sodišče ali pristojni upravni organ mora pristojni policijski enoti posredovati podatke o izbrisu obsodbe iz kazenske evidence in podatke iz drugega odstavka 121. člena ZNPPol v 30 dneh od nastanka podatka.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje tudi, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

IP tako splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. V skladu s členom 6(1) Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Področna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov s strani Policije je Zakon o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, 23715 – popr., 10/17, 46/19 – odl. US, 47/19, 153/21 – odl. US; v nadaljevanju: ZNPPol). V skladu s 33. členom ZNPPol je zbiranje in obdelava podatkov eno od policijskih pooblastil, ki jih smejo policisti izvajati ob opravljanju policijskih nalog. Podrobneje nato ZNPPol v 112. členu določa, da policisti zaradi opravljanja policijskih nalog zbirajo in obdelujejo osebne in druge podatke, vključno s podatki o biometričnih značilnostih oseb in podatki iz zaupnih razmerij oziroma poklicnih skrivnosti. Policisti zbirajo osebne in druge podatke neposredno od osebe, na katero se ti podatki nanašajo, in od drugih, ki o tem kaj vedo, ali iz zbirk osebnih podatkov, uradnih evidenc, javnih knjig ali drugih zbirk podatkov.

Policija lahko obdeluje osebne podatke tudi na podlagi drugih zakonov (npr. Zakon o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj, Zakon o kazenskem postopku, Zakon o prekrških, Zakon o tujcih, Zakon o nadzoru državne meje, Zakon o elektronskih komunikacijah, …). IP pojasnjuje, da posamezne določbe navedenih (in nekaterih drugih) zakonov predstavljajo ustrezno zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov posameznika, če so izpolnjeni zakonski pogoji in te podatke policija potrebuje za opravljanje svojih nalog. Ob tem IP posebej opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

IP nadalje pojasnjuje, da ZNPPol v prvem odstavku 121. člena določa, da pristojni uslužbenec policije skrbi, da so osebni podatki v spisih, dokumentaciji in v evidencah policije skladni z ugotovitvami, informacijami in podatki, zbranimi pri opravljanju policijskih nalog, in tako čim bolj točni, popolni, posodobljeni in zanesljivi, ter jih popravi, dopolni, uniči ali blokira, ko izve, da je to potrebno. V drugem odstavku istega člena določa izjemo od navedenega, in sicer obveznost iz prejšnjega odstavka ne velja, če se v predkazenskem, kazenskem ali drugem sodnem postopku ali postopku o prekršku ali upravnem postopku obdelujejo osebni podatki iz prejšnjega odstavka in policija po zakonu nima več pristojnosti za njihovo obdelavo, zlasti če so po zakonu za odločanje ali sklepanje o njihovem stanju, pomenu ali vsebini pristojni sodišče, državno tožilstvo ali upravni organ, ko presojajo dejansko stanje ali ocenjujejo dokaze. Po prejetju pravnomočne sodne, tožilske ali upravne odločbe glede podatkov iz prejšnjega odstavka pristojni uslužbenec policije v roku največ šestih mesecev v spisih, dokumentaciji ali evidencah policije na ustreznem mestu označi spremembe osebnih podatkov, če je to glede na odločitev iz odločbe potrebno. Obveznost iz prejšnjega stavka ne velja za zgodovinske zapise o položaju osebe, na katero se nanašajo osebni podatki, zlasti v predkazenskem postopku ali v sodnih ali upravnih postopkih. IP nadalje pojasnjuje, da drugi odstavek 128. člena ZNPPol med drugim določa, da mora pristojno državno tožilstvo, pristojno sodišče ali pristojni upravni organ pristojni policijski enoti posredovati podatke o izbrisu obsodbe iz kazenske evidence in podatke iz drugega odstavka 121. člena tega zakona v 30 dneh od nastanka podatka.

IP dodaja tudi, da v skladu s tretjim odstavkom 121. člena ZNPPol določbe prejšnjih odstavkov ne posegajo v pravice osebe, na katero se nanašajo osebni podatki, da v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, doseže popravke oziroma ustrezne dopolnilne navedbe osebnih podatkov v spisih, dokumentih in evidencah policije v primerih, ki jih ta zakon ne ureja. Posameznik torej v teh primerih uveljavlja pravico do popravka v skladu s 16. členom Splošne uredbe oziroma 26. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (UVOPOKD, Uradni list RS, št. 177/20).

IP ponovno poudarja, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato tudi ne more odgovarjati na tista vaša vprašanja, ki se neposredno tičejo samega operativnega dela policije. Ob tem pa IP dodaja še, da policija ne more v vsakem trenutku zagotavljati popolne točnosti, popolnosti, posodobljenosti ali zanesljivosti osebnih podatkov, katere obdeluje v spisih ali v evidencah policije, saj informacije pridobiva od različnih oseb (oškodovanci kaznivih dejanj, osumljenci, …), vsak s svojega vidika in spoznavanja, policija jih pa z vidika poznavanja konkretnih dogodkov ter podatkov, ki so ji na voljo, tudi vrednostno ocenjuje oziroma kvalificira. Policija je vsekakor dolžna skrbeti, da v okviru svojih pristojnosti čimbolj skrbno zbere vse relevantne osebne podatke, tako tiste, ki potrjujejo tezo policijske preiskave, kot tudi tiste, ki jo zanikajo, dokončno odločanje o tem, koliko je zaupati tem podatkom, pa je v pristojnosti odločanja samostojnega državnega tožilstva v okviru kazenskega pregona oziroma v okviru sodne presoje neodvisnega sodstva.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka