Posredovanje osebnih podatkov občini

Datum

21.04.2023

Številka

07120-1/2023/234

Kategorije

Občine, Posredovanje osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnjujete, da ima občina za izvajanje storitev varovanja oseb in premoženja sklenjeno pogodbo z zunanjim izvajalcem. Ta je na občino naslovil predlog za spremembo pogodbe za dvig pogodbene cene iz razloga, ker se je višina minimalne plače letos dvignila, to pa močno vpliva na njegovo poslovanje. Izvajalcu je občina poslala dopis, v katerem prosi za dodatne podatke, in sicer kateri od zaposlenih opravljajo naloge oz. storitve za občino, ki so predmet pogodbe, in koliko od teh zaposlenih prejema minimalno plačo, za kar naj priloži ustrezna dokazila. Izvajalec utemeljuje, da podatkov ne more poslati, ker je vsebina pogodb o zaposlitvi s posameznim delavcem prežeta z osebnimi podatki, prav tako plačilne liste, ki so dokaz o prejemkih posameznikov, ter navaja, da z dvigom minimalne plače niso povezani samo stroški tistih delavcev, ki prejemajo minimalno plačo, temveč stroški plač vseh zaposlenih pri izvajalcu. Menite, da izvajalec lahko pošlje podatke, za katere ga je občina zaprosila, saj lahko podatke v plačilnih listah – razen imena in priimka ter bruto plače zaposlenega, kar občini trenutno zadošča kot ustrezna dokazila, prekrije. Občina bi namreč, če bi neutemeljeno pristala na zvišanje cene, kršila veljavne predpise, zlasti Zakon o javnem naročanju ter načelo gospodarnosti ravnanja z javnimi sredstvi. Zanima vas, ali izvajalec lahko občini pošlje podatke, za katere ga je zaprosila.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina mora imeti za pridobivanje osebnih podatkov ustrezno pravno podlago. Zakonska pravna podlaga je lahko podana v ZLS ali ZJN-3, v vsakem primeru pa mora občina upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov.

Postopek posredovanja osebnih podatkov določa 41. člen ZVOP-2, ki med drugim predpisuje vsebino zahteve, rok za posredovanje ter pravna sredstva.

IP v mnenju ne more presojati, ali je konkretna zahteva za posredovanje osebnih podatkov utemeljena.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven nadzornega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, saj je to izključna naloga in odgovornost upravljavca. V nadaljevanju IP zato podaja zgolj splošna pojasnila.

Upravljavec mora imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za njihovo pridobivanje, zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. V skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju (kamor sodijo tudi občine) zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Četrti odstavek tega člena nadalje določa, da se ne glede na določbe drugega odstavka tega člena za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Občina ima zakonsko pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov na primer v 21.a v zvezi z 21. členom Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitveni; v nadaljevanju ZLS). Občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke:

-enotno matično številko občana;

-osebno ime;

-naslov stalnega ali začasnega prebivališča;

-datum in kraj rojstva oziroma datum smrti;

-podatke o osebnih vozilih;

-podatke o nepremičninah ter

-druge osebne podatke v skladu z zakonom.

Občina pridobiva osebne podatke iz prejšnjega odstavka neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti. Zahteva občine mora biti v pisni ali drugi z zakonom ali predpisom vlade določeni obliki.

Prav tako lahko pravna podlaga za pridobivanje osebnih podatkov s strani občine izhaja iz Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15, 14/18, 121/21, 10/22, 74/22 – odl. US, 100/22 – ZNUZSZS in 28/23). V 75. do 77. členu tega zakona so na primer določeni pogoji za sodelovanje ponudnikov v postopkih javnega naročanja, 95. člen pa ureja spremembe pogodb o izvedbi javnih naročil med njihovo veljavnostjo. Občina lahko torej tudi za zagotavljanje zakonite izvedbe javnega naročila obdeluje določene osebne podatke.

IP pa opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti (pod pogojem, da obstaja pravna podlaga) osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (točka c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe).

Kot pojasnjeno že uvodoma, vam IP v mnenju ne more dokončno odgovoriti na vprašanje, ali je vaša zahteva za posredovanje osebnih podatkov v konkretnem primeru utemeljena. Izpostavlja pa, da je področje posredovanja osebnih podatkov v ZVOP-2 na novo urejeno v 5. poglavju. Postopek posredovanja osebnih podatkov določa 41. člen ZVOP-2, ki med drugim predpisuje vsebino zahteve, rok za posredovanje ter pravna sredstva. Četrti odstavek tega člena določa, da če je zahteva za posredovanje osebnih podatkov delno ali v celoti zavrnjena, lahko vlagatelj zahteve v primeru, ko se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zahteva, da o njegovi vlogi najprej odloči nadzorni organ. Kadar ta zavrne zahtevo ali kadar na prvi stopnji odloča nadzorni organ sam, lahko vlagatelj zahteva sodno varstvo, o katerem odloča pristojno sodišče v skladu z zakonom, ki ureja upravni spor. V primeru zavrnitve zahteve za posredovanje osebnih podatkov iz zbirk, ki niso uradne evidence ali javne knjige, pa lahko vlagatelj zahteva sodno varstvo, o katerem odloča sodišče s splošno pristojnostjo v skladu z zakonom, ki ureja nepravdni postopek.

V zvezi s posredovanjem osebnih podatkov občini je IP izdal že več mnenj, ki so dostopna na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka