Posredovanje osebnih podatkov o uradnih osebah odvetniku s strani upravne enote

Datum

26.01.2023

Številka

07120-1/2023/24

Kategorije

Upravne enote, Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 20. 1. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali lahko kot upravna enota odvetniku – ta se sklicuje na 10. člen Zakona o odvetništvu (ZOdv) – posredujete podatke iz registra stalnega prebivalstva. Odvetnik zaproša za osebna imena uradnih oseb, ki so v registru stalnega prebivalstva opravile prijave stalnih ali začasnih prebivališč oseb, navedenih v zahtevku. Sodni postopek še ni sprožen.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Dokončnega odgovora vam v vašem primeru ne moremo podati:

-ker lahko nastopamo kot drugostopenjski organ po četrtem odstavku 41. člena ZVOP-2;

-ker iz vašega zaprosila ni razviden s strani odvetnika zatrjevani konkretni namen oziroma potrebnost podatkov ter ni razvidno konkretno področje odvetniškega poklica, v katerem naj bi bili podatki potrebni in

-ker lahko podatki, ki jih navajate, v odvisnosti od konteksta, izhajajo iz različnih virov (in ne zgolj iz informacijskega sistema), za katere so predvideni različni načini obravnave in obdelave.

Dejstvo, da je sodni ali drug postopek že v teku sicer ni nujni pogoj za odvetnikovo sklicevanje na 10. člen ZOdv, vendar v konkretnem primeru opozarjamo, da tretji in četrti odstavek 22. člena ZVOP-2 omejujeta namen uporabe podatkov o notranji sledljivosti (torej dostopa do dnevnikov obdelave), kar utegne predstavljati omejitev odvetnikove pravice, kot jo določa drugi odstavek 10. člena ZOdv.

Obrazložitev

Četrti odstavek 41. člena ZVOP-2 določa, da če je zahteva za posredovanje osebnih podatkov delno ali v celoti zavrnjena, lahko vlagatelj zahteve v primeru, ko se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc (sem spada tudi predmetna zbirka osebnih podatkov) ali javnih knjig, zahteva, da o njegovi vlogi najprej odloči nadzorni organ, torej IP. Kadar ta zavrne zahtevo ali kadar na prvi stopnji odloča nadzorni organ sam, lahko vlagatelj zahteva sodno varstvo, o katerem odloča pristojno sodišče v skladu z zakonom, ki ureja upravni spor. Šele v drugostopenjskemu postopku bi se, po seznanitvi z vsemi relevantnimi dejstvi in okoliščinami ter presoji relevantnih pravnih podlag, IP lahko dokončno in konkretno opredelil do obravnavanega vprašanja.

Tretji odstavek 22. člena ZVOP-2 določa, da se dnevnik obdelave (torej računalniški zapis o tem, kdo, kdaj in kaj je storil v informacijskem sistemu) uporablja le za izkazovanje zakonitosti obdelave ter izvajanje notranjega nadzora, izvajanje nadzorov ali drugih zakonsko določenih preverjanj s strani nadzornega organa ali drugih pristojnih organov, zagotavljanje celovitosti in varnosti osebnih podatkov ter za odpravljanje napak v delovanju informacijskega sistema ali obdelavi podatkov. Četrti odstavek istega člena še določa, da upravljavec in obdelovalec nadzornemu organu ali drugemu zakonsko določenemu pristojnemu organu na njegovo zahtevo omogočita dostop do dnevnika obdelave.

Zgornja omejitev namena in upravičenih uporabnikov utegne predstavljati omejitev po drugem odstavku 10. člena ZOdv, ki določa, da odvetnik nima pravice iz prejšnjega odstavka, če gre za osebne podatke, ki so na podlagi posebnih zakonskih določb dostopni le pooblaščenim organom.

Dodajamo še, da mora odvetnik v zahtevi konkretno obrazložiti oziroma dokazati izpolnjevanje pogojev za seznanitev iz 10. člena ZOdv:

-reševanje posamične aktivne zadeve (to npr. dokaže s predložitvijo pooblastila);

-zadeva spada v področje odvetniškega poklica;

-potrebnost podatkov za rešitev zadeve (podatki morajo biti potrebni in primerni za izvedbo nameravanih aktivnosti odvetnika). Tega pogoja se ne da presoditi, če odvetnik ne pojasni konkretnega namena uporabe podatkov, zlasti kako in zakaj bodo podatki uporabljeni, v katerem postopku in pred kom, na kateri materialni in procesni pravni podlagi bo potekalo reševanje zadeve ipd.

Izpolnjevanje ostalih pogojev iz 10. člena ZOdv upravljavec ugotavlja sam – tj. ali upravljavec spada med zavezance in ali gre morebiti za »osebne podatke, ki so na podlagi posebnih zakonskih določb dostopni le pooblaščenim organom«. Če menite, da je odvetnikova zahteva nepopolna ali če menite, da bi se moral odvetnik opredeliti do pravnega naziranja glede omejitve iz drugega odstavka 10. člena ZOdv, vam predlagamo, da ga pozovete za dopolnitev oziroma opredelitev.

Glede postopka odločanja o zaprosilu odvetnika pridejo v poštev tudi določbe 39. člena (posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja) in 41. člena (postopek posredovanja osebnih podatkov) ZVOP-2.

Dodatno navajamo, da je v obravnavanem primeru, presoja odvisna tudi od tega, iz katerega vira se črpajo podatki, ki so predmet zahteve, npr. iz vpogleda v spis posamezne zadeve, v posamezne dokumente upravne zadeve ali iz samega informacijskega sistema registra stalnega prebivalstva. V določenih okoliščinah in odvisno od vira bi teoretično lahko šlo celo za informacije, ki bi (deloma) lahko bile prosto dostopne informacije javnega značaja po ZDIJZ.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka