Zahteva CSD po posredovanju dokazil

Datum

05.11.2025

Številka

07121-1/2025/1300

Kategorije

Upravni postopki

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 8. 10. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede zahteve CSD po posredovanju dokazil in podatkov v postopku dodeljevanja socialne pomoči. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Kadar se osebni podatki obdelujejo v okviru upravnega postopka, mora biti njihova obdelava skladna z določbami postopkovnih in drugih zakonov ter omejena na tiste podatke, ki so nujno potrebni za ugotovitev dejanskega stanja, ki je relevantno za odločanje o konkretni pravici.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem upravnem postopku (med katere sodi tudi postopek pred CSD) v okviru mnenja ne sme in ne more podati, saj lahko posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Poleg tega IP nima pristojnosti ugotavljati, ali se v konkretnih upravnih postopkih (med katere sodi tudi postopek pred CSD) ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov.

Za vsako obdelavo (torej tudi posredovanje) osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga. Ta je lahko:

·privolitev (točka a)),

·sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka b)),

·zakonska obveznost (točka c)),

·zaščita življenjskih interesov posameznika (točka d)),

·izvajanje javne naloge (točka e) v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2),

·zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka f)).

Nadalje je treba upoštevati določbe Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju: ZUP), ki določa, da mora uradna oseba med postopkom ugotavljati relevantno dejansko stanje (139. člen ZUP), stranka pa mora natančno, po resnici in določno navesti dejansko stanje, na katero se njen zahtevek nanaša (140. člen ZUP). Pri tem mora stranka za svoje navedbe predlagati dokaze in jih, če je le mogoče, predložiti, razen če gre za splošno znana dejstva ali organu znana dejstva. Če stranka sama tega ne stori, to od nje zahteva uradna oseba, ki postopek vodi, vendar ne sme zahtevati predložitve tistih dokazil, ki jih lahko hitreje in lažje priskrbi organ, ki vodi postopek.

Kadar se osebni podatki zbirajo za namene odločanja v upravnem postopku, se takšno zbiranje in nadaljnja uporaba oziroma obdelava osebnih podatkov šteje za zakonito, če se osebni podatki zbirajo in nadalje uporabljajo v skladu s procesnim in drugim zakonom, ki določa pravila posameznega postopka oziroma kriterije za priznanje uveljavljane pravice. Ob tem opozarjamo, da tovrstnih pristojnosti ni mogoče razlagati tako, da upravičujejo upravni organ za neomejeno pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov, ki bi presegal obseg in namen, ki jih organ za posamezno svoje ravnanje nujno potrebuje, torej ob upoštevanju ustavnega načela sorazmernosti. Če organ zahteva podatke tretjih oseb (npr. strank podjetja), mora pri tem upoštevati načelo sorazmernosti: razkriti je dovoljeno le tiste podatke, ki so nujno potrebni za ugotovitev dejanskega stanja, ki je relevantno za odločanje o pravici, pri čemer naj se po možnosti zagotovi anonimizacija ali prikritje identifikacijskih podatkov, kadar ti niso bistveni za odločanje.

Prav tako mora upravljavec upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Uresničevanje tega načela v praksi je vselej odvisno od posebnih okoliščin vsakega konkretnega primera, zato ni mogoče vnaprej podajati splošne in hkrati konkretne opredelitve tega načela. Odločitev o tem, kako to načelo upoštevati v posameznem primeru, lahko sprejme izključno organ, ki konkretni postopek vodi.

V preteklosti je IP že izdal neobvezujoča mnenja, ki se nanašajo na obdelavo osebnih podatkov v upravnih postopkih, na primer mnenje št. 07120-1/2024/237. Podobna mnenja lahko najdete tudi s pomočjo iskalnika na naši spletni strani, kjer izberite kategorijo »Upravni postopki«.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka