Hramba potrdila o nekaznovanosti

Datum

13.02.2023

Številka

07121-1/2023/86

Kategorije

Delovna razmerja, Pravne podlage, Rok hrambe OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 26. 1. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede hrambe potrdila o nekaznovanosti, ki ga vaše podjetje pridobi od zaposlenih. Zanima vas, ali lahko potrdilo o nekaznovanosti trajno hranite v osebni mapi zaposlenega ali ste upravičeni le do vpogleda in morate potrdilo vrniti zaposlenemu, ki odhaja iz podjetja. Zanima vas tudi, ali lahko hranite potrdila o nekaznovanosti, ki jih prejmete od vaših prevoznikov za njihove voznike.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ne more presojati, za katera delovna mesta je zahteva po potrdilu o nekaznovanosti utemeljena in zakonita. V primeru, da za zahtevo obstaja pravna podlaga, lahko potrdilo delodajalec hrani v kadrovski mapi. Odločitev o tem, ali bo hranil potrdilo ali uradni zaznamek o vpogledu, je na delodajalcu.

Splošna uredba o varstvu podatkov določa, da so osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, dokler je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Ko delavcu preneha delovno razmerje, mora delodajalec njegove podatke, razen tistih, katerih trajno vodenje zahteva zakon ali za katere obstaja druga pravna podlaga, zbrisati iz evidenc, ki jih vodi. Dokumente, ki se na podlagi zakona hranijo trajno, mora delodajalec voditi ločeno od zbirke podatkov aktualnih zaposlenih (npr. v posebni arhivski zbirki nekdanjih zaposlenih delavcev).

Obrazložitev

IP uvodoma razlaga, da Splošna uredba o varstvu podatkov (v nadaljevanju Splošna uredba) na splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov. Po točki e) 1. odstavka 5. člena Splošne uredbe so osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, dokler je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo.

Ob tem IP poudarja, da ne more presojati, za katera delovna mesta je zahteva po potrdilu o nekaznovanosti utemeljena in zakonita (vprašanje je, ali je nekaznovanost pogoj za zaposlitev; bodisi ker tako zahteva zakon ali ker tako določajo interni predpisi delodajalca npr. sistemizacija, zaradi narave delovnega mesta). V primeru, da taka pravna podlaga obstaja, lahko potrdilo delodajalec hrani v kadrovski mapi. Odločitev o tem, ali bo hranil potrdilo ali uradni zaznamek o vpogledu (npr. s številko potrdila ipd.), je na delodajalcu, odvisna pa je od konkretnih okoliščin (npr. ali to od njega zahteva kakšen zakon ipd.).

Nadalje Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1) kot specialni predpis na tem področju z 48. členom določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga (preveriti je torej treba vse predpise, ki bi lahko zahtevali nadaljnjo hrambo podatkov), takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; ZEPDSV) pa določa, da se evidence, ki jih vodijo delodajalci, začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, pa se hranijo kot listine trajne vrednosti. To pomeni, da delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja nujno razpolaga z določenimi zbirkami osebnih podatkov o bivših delavcih, in sicer z zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo dokumente in izvirne listine iz 14., 17. in 19. člena ZEPDSV (listine trajne vrednosti).

Tako je dolžnost vsakega upravljavca, da presodi, ali mora določene podatke tudi po izteku prvotnega namena morda hraniti na kateri drugi pravni podlagi, kot je bila prvotna (npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, morebitnih pravnih postopkov, v zvezi z obveznostmi hrambe po računovodskih predpisih ali glede na obveznosti hrambe dokumentacije iz posameznih projektov ipd.).

IP priporoča, da delodajalec po prenehanju delovnega razmerja pregleda personalno mapo delavca ter izloči dokumente, ki predstavljajo listine trajne vrednosti (npr. pogodbe o zaposlitvi, M-obrazci) in jih shrani v arhivski zbirki. Ostale dokumente hrani glede na namen njihove obdelave (npr. dokumente v zvezi s kršitvami pogodbenih ali drugih obveznosti iz delovnega razmerja lahko hrani do izteka zastaralnih rokov s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava, tj. 5 let). Upoštevajoč zgoraj navedene usmeritve mora torej delodajalec sam presoditi, koliko časa je ustrezno hraniti določene osebne podatke nekdanjega zaposlenega, ki mu bodo omogočali kasnejše dokazovanje zakonitosti v morebitnih prihodnjih pravnih postopkih oziroma postopkih v teku.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka