Hramba osebnih podatkov neizbranih kandidatov za zaposlitev

Datum

24.11.2023

Številka

07121-1/2023/1466

Kategorije

Delovna razmerja, Rok hrambe OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede neizbranih kandidatov za zaposlitev. Zanima vas, v kolikem času morajo biti obveščeni, kako dolgo se lahko hranijo podatki in kateri podatki se lahko hranijo ter ali obstajajo kakšne izjeme pri shranjevanju njihovih osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto je treba rok hrambe dokumentacije praviloma določiti glede na potek rokov za uveljavljanje pravic in upoštevaje morebitne področne predpise.

Dokumentacijo iz postopka zaposlovanja za neizbrane kandidate je v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, je načeloma smiselno hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri, če za določene postopke posebni predpisi ne določajo drugače. Konkretna presoja pa je na upravljavcu.

Obrazložitev

IP je v preteklosti že odgovarjal na podobna vprašanja, na primer v mnenjih št. 07121-1/2020/1500 in št. 07121-1/2022/956, ki sta dostopni na https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/. Navedeni mnenji sta bili sicer izdani pred uveljavitvijo ZVOP-2, vendar vsebina novega zakona ne posega na njuno vsebino. Prav tako je IP vprašanje glede roka hrambe kandidatov za zaposlitev obravnaval v Smernicah IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so objavljene na povezavi https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih (str. 33 in 34).

Po zaključku izbirnega postopka je treba načeloma hraniti vso dokumentacijo, ki so jo delodajalcu predložili neizbrani kandidati. Iz mnenj in smernic IP izhaja, da zakonski predpisi izrecno ne določajo roka za hrambo dokumentacije oziroma osebnih podatkov neizbranega kandidata, zato ga morate določiti sami, upoštevaje potek rokov za uveljavljanje pravic ter morebitne področne predpise.

V postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto pa je treba ločiti med dvema vrstama dokumentacije:

1)Dokazila o izpolnjevanju razpisnih pogojev za zasedbo prostega delovnega mesta, ki jih delodajalcu predložijo kandidati kot prilogo k vlogi za zaposlitev, služijo kot dokaz, da posamezen kandidat izpolnjuje razpisne pogoje. Po zaključku izbirnega postopka je treba dokazila, ki so jih delodajalcu predložili nezbrani kandidati, hraniti najmanj (lahko torej dlje) do roka, ko je mogoče pričakovati, da bo zoper odločitev o izbiri vloženo pravno sredstvo. V skladu s petim odstavkom 200. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1) lahko neizbrani kandidat, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem. Prvi odstavek 30. člena ZDR-1 določa, da mora delodajalec neizbranega kandidata v osmih dneh po zaključenem postopku izbire pisno obvestiti o tem, da ni bil izbran. V primeru, da pravno sredstvo ni vloženo, je treba po poteku roka za vložitev pravnega sredstva prejeta dokazila v skladu s 30. členom ZDR-1 vrniti neizbranemu kandidatu (če gre za originalna dokazila ali če kandidat to zahteva), v nasprotnem primeru pa jih je treba uničiti (to velja, za tista dokazila, ki niso del spodaj navedene dokumentacije, ali za katera iz drugega predpisa ali pravne obveznosti delodajalca ne zahteva po daljši hrambi). V primeru vložitve pravnega sredstva pa je potrebno dokazila, ki so jih predložili neizbrani kandidati, hraniti do pravnomočno zaključenega postopka, potem pa jih bodisi vrniti neizbranim kandidatom ali pa uničiti. Izjema so seveda dokazila, ki jih je delodajalcu predložil kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, in se hranijo trajno.

2)Dokumentacija, ki nastane v izbirnem postopku (npr. objava prostega delovnega mesta, vloge kandidatov, sklep o imenovanju izbirne komisije, analiza vlog, vabila na razgovore, testi oziroma preizkusi znanja, zapisnik izbirnega postopka, sklep o izbiri, obvestila izbranemu in neizbranim kandidatom, pritožbe ipd.), je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata in obenem služi tudi kot dokaz, da je bil postopek izbire kandidata izveden pravilno. Skladno s temi nameni je treba dokumentacijo hraniti dlje, in sicer dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je možno vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo. Zaradi tega je pri določanju časa shranjevanja te dokumentacije treba upoštevati zastaralne roke in v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, dokumentacijo načeloma hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri.

Pri hrambi dokumentacije, ki ni neposredno povezana z izbirnim postopkom, pa je treba upoštevati zakonske roke hrambe in splošno načelo omejitve shranjevanja iz 5. člena Splošne uredbe, v skladu s katerim se osebni podatki v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. IP priporoča, da upravljavci v vseh primerih, preden se odločijo za dokončen izbris podatkov, temeljito preverijo vse okoliščine posamezne zadeve.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka