Izdaja potrdila konkretnemu prosilcu

Datum

04.04.2025

Številka

07120-1/2025/152

Kategorije

Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Upravne enote, Uradni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel dopis, v katerem nas sprašujete, ali lahko Upravna enota v konkretnem postopku na podlagi drugega odstavka 36. člena ZPPreb-1[1] lastniku stanovanja izda potrdilo o osebah, ki so prijavile prebivališče na njegovem naslovu.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.IP ni pristojen opravljati presojo, ali lahko upravni organ stranki izda potrdilo iz uradnih evidenc ali ne. Presojo glede izdaje potrdila in obsegu osebnih podatkov, ki jih bo stranki v potrdilu razkril, mora sprejeti upravljavec oz. upravni organ, ki o zadevi odloča.

2.Vsaka obdelava osebnih podatkov mora temeljiti na ustrezni pravni podlagi (v konkretnem primeru na drugem odstavku 36. člena ZZPreb-1) in potekati skladno z vsemi načeli in pravili varstva osebnih podatkov. Pomembno je predvsem, da se obdeluje samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru nezavezujočih mnenj ne more niti ne sme namesto upravljavca presojati, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov posamezniku v okviru izdaje potrdila. Odgovornost za zakonitost obdelave osebnih podatkov je namreč vedno na upravljavcu, ki mora zakonitost svojega ravnanja biti sposoben tudi dokazati. IP se skladno z načelom zakonitosti ne sme opredeljevati do vprašanj in postopkov, za katere so pristojni drugi organi, niti se ne sme vanje vmešavati. Stvarna pristojnost za odločanje o izdaji oz. zavrnitvi izdaje potrdil glede na določbe ZPPreb-1 je izključno v rokah upravnega organa (tj. UE Sežana), ki o zadevi odloča. Ta mora odločitev o izdaji potrdila in obsegu osebnih podatkov, ki jih bo v potrdilu razkril sprejeti samostojno (tudi glede na 12. člen ZUP). IP bi presojo zakonitosti posredovanja in razkritja osebnih podatkov v konkretnem primeru lahko presojal zgolj v okviru inšpekcijskega oz. drugega upravnega postopka.

Kljub zgornjemu pojasnjujemo, da mora za kakršnokoli obdelavo osebnih podatkov (tudi za njihovo posredovanje in razkritje) vedno obstajati ustrezna pravna podlaga. Pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov iz registra stalnega prebivalstva zagotavlja drugi odstavek 36. člena ZZPreb-1 – ki ga v svojem zaprosilu omenjate že sami. Drugi odstavek 36. člena ZZPreb-1 določa, da upravna enota lastniku ali solastniku nepremičnine na določenem naslovu na njegovo vlogo posreduje podatke o imenu in priimku, letu rojstva ter vrsti prebivališča vseh posameznikov, ki imajo oziroma so imeli prijavljeno stalno ali začasno prebivališče na tem naslovu, in sicer za obdobje, za katerega podatke zahteva, vendar največ za obdobje njegovega lastništva ali solastništva te nepremičnine. Pogoje za pridobivanje osebnih podatkov iz centralnega registra prebivalstva je IP opisal v Smernicah o obdelavi osebnih podatkov iz centralnega registra prebivalstva.

Ob tem velja še opozoriti, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov (posredovanje, razkritje itd.) vedno potekati v skladu z vsemi načeli in pravili varstva osebnih podatkov. Upravljavec osebnih podatkov mora biti stalno pozoren na zagotavljanje načela najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo (pod pogojem, da obstaja pravna podlaga) osebni podatki, ki se obdelujejo, biti ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene za katere se obdelujejo. Z drugimi besedami to pomeni, da je dopustno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave.

Kot že pojasnjeno, IP ni pristojen opravljati presojo, ali lahko upravni organ stranki izda potrdilo iz uradnih evidenc ali ne. Presojo glede izdaje potrdila in obsegu osebnih podatkov, ki jih bo stranki v potrdilu razkril, mora sprejeti upravljavec oz. upravni organ, ki o zadevi odloča. IP bi presojo zakonitosti posredovanja in razkritja osebnih podatkov v konkretnem primeru lahko presojal zgolj v okviru inšpekcijskega oz. drugega upravnega postopka.

Z lepimi pozdravi.

Pripravil

Grega Rudolf, mag., svetovalec pooblaščenca za mednarodne odnose

Dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

---

[1] Zakon o prijavi prebivališča (Uradni list RS, št. 52/16, 36/21, 3/22 – ZDeb in 62/24 – ZUOPUE)

[2] Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb)