Kopiranje in hramba kopije osebnega dokumenta s strani delodajalca

Datum

24.01.2024

Številka

07121-1/2024/78

Kategorije

Pravne podlage, Delovna razmerja

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 15. 1. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede digitalizacije (skeniranja) in elektronske hrambe kopije osebne izkaznice ali potnega lista delavca s strani delodajalca. Zanima vas, ali lahko pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v tem primeru predstavlja 2. odstavek 94. člen ZVOP-2, saj je delodajalec upravljavec, ki izvaja z zakonom predpisano nalogo?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.1. IP pojasnjuje, da drugi odstavek 94. člena ZVOP-2 lahko predstavlja pravno podlago za kopiranje in druge oblike obdelave (npr. hrambo) osebnih podatkov iz uradnih identifikacijskih dokumentov v povezavi z ustreznim področnim predpisom, ki v tem primeru določa naloge upravljavca, ki zahtevajo tovrstno obdelavo osebnih podatkov (in ne samega kopiranja ali drugih oblik obdelave osebnih podatkov).

2.2. Kot pravna podlaga za obdelavo podatkov iz potnih listin in osebne izkaznice za namen identifikacije posameznika v skladu z drugim odstavkom 94. člena ZVOP-2 lahko pride v poštev tudi pisna privolitev imetnika osebne izkaznice ali potne listine, ki mora poleg vseh pogojev iz Splošne uredbe, izpolnjevati tudi pogoj glede oblike in sicer mora biti privolitev podana v pisni obliki.

3.3. Glede privolitev delavcev IP posebej izpostavlja, da je praviloma dopustna le izjemoma pod pogojem, da zavrnitev privolitve nima posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

ZVOP-2 v prvem odstavku 94. člena določa, da smejo upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika, ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov, vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Drugi odstavek istega člena določa, da sme upravljavec, ki izvaja z zakonom predpisano nalogo, za namen identifikacije posameznika tudi prepisati, kopirati ali drugače obdelati podatke iz njegovih uradnih identifikacijskih dokumentov.

IP pojasnjuje, da drugi odstavek 94. člena ZVOP-2 lahko predstavlja pravno podlago za kopiranje in druge oblike obdelave (npr. hrambo) osebnih podatkov iz uradnih identifikacijskih dokumentov v povezavi z ustreznim področnim predpisom, ki v tem primeru določa naloge upravljavca, ki zahtevajo tovrstno obdelavo osebnih podatkov (in ne samega kopiranja ali drugih oblik obdelave osebnih podatkov).

Kot je IP že pojasnil v Smernicah Informacijskega pooblaščenca o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, lahko delodajalec obdeluje le tiste delavčeve osebne podatke, ki jih določa Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23) in v skladu z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23 in 136/23 – ZIUZDS) tiste osebne podatke, za katere izkaže, da jih potrebuje zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Glede obdelave osebnih podatkov iz osebne izkaznice in potne listine morajo upravljavci upoštevati tudi Zakona o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21, 199/21; v nadaljevanju: ZOIzk-1) in Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – UPB; v nadaljevanju: ZPLD-1). ZOIzk-1 in ZPLD določata, da smejo upravljavci osebne izkaznice oziroma potne listine kopirati samo v primerih, ki jih določa zakon, za vnaprej določene namene pa je osebne izkaznico oziroma potno listino dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice ali potne listine (4. člen ZOIzk-1 in 4.a člen ZPLD).

Glede na navedeno IP meni, da kot pravna podlaga za obdelavo podatkov iz potnih listin in osebne izkaznice za namen identifikacije posameznika v skladu z drugim odstavkom 94. člena ZVOP-2 lahko pride v poštev tudi pisna privolitev imetnika osebne izkaznice ali potne listine, ki mora poleg vseh pogojev iz Splošne uredbe, izpolnjevati tudi pogoj glede oblike in sicer mora biti privolitev podana v pisni obliki. Več o veljavnosti privolitve si lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/privolitev.

Glede privolitev delavcev IP posebej izpostavlja, da je praviloma dopustna le izjemoma pod pogojem, da zavrnitev privolitve nima posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Če posledice privolitve ogrožajo svobodno izbiro posameznikov, potem privolitev ni prostovoljna. To velja še posebej v primeru delovnega razmerja, ko je delavec odvisen od delodajalca zaradi narave razmerja in ga je strah, da bo drugače obravnavan, če ne privoli v obdelavo podatkov. Več o privolitvi v kontekstu delovnega razmerja si lahko preberete v smernicah IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

V skladu z že omenjenimi smernicami o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih IP poudarja, da četudi bi delavec privolil v kopiranje osebnega dokumenta ali če bi sam prinesel kopijo, delodajalec ne bi imel pravne podlage za njeno hrambo, saj bi jo moral v skladu s točko (e) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa rok hrambe osebnih podatkov, takoj po dosegu namena

uničiti, tj. po vnosu novih podatkov v zbirko oziroma po pripravi pogodbe o zaposlitvi.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila

dr. Pika Šarf, Svetovalka IP za mednarodne odnose

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka