20.10.2026
07120-1/2026/447
Anonimizacija/psevdonimizacija, Posredovanje osebnih podatkov, Privolitev, Upravni postopki, Uradni postopki
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za stališče glede varovanja osebnih podatkov prijavitelja ob delnem odstopu inšpekcijske prijave drugemu pristojnemu inšpekcijskemu organu. Kot pojasnjujete, je prijavitelj izrecno zahteval varovanje svojih osebnih podatkov, hkrati pa je na podlagi 24. člena Zakona o inšpekcijskem nadzoru zaprosil, naj ga inšpektor obvesti o svojih ukrepih. Sprašujete, ali mora prvotni inšpekcijski organ pred odstopom prijavo anonimizirati oziroma za posredovanje osebnih podatkov prijavitelja pridobiti njegovo privolitev.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
IP meni, da prijave ob odstopu drugemu pristojnemu inšpekcijskemu organu, ki ga prav tako zavezuje varovanje tajnosti vira po drugem odstavku 16. člena ZIN, praviloma ni treba anonimizirati niti ni praviloma treba od prijavitelja pridobivati privolitve za posredovanje njegovih osebnih podatkov, potrebnih za obravnavo odstopljenega dela. Pravna podlaga za tak odstop lahko izhaja iz petega odstavka 65. člena ZUP v povezavi z določbami ZIN.
V primeru odstopa prijave drugemu pristojnemu organu, ki ga ne zavezuje obveznost varovanja tajnosti vira prijave iz drugega odstavka 16. člena ZIN, je posredovanje osebnih podatkov, ki omogočajo identifikacijo prijavitelja, dopustno le na podlagi njegove predhodne privolitve ali druge ustrezne zakonske podlage.
Obseg posredovanja mora biti omejen na podatke, potrebne za obravnavo odstopljenega dela, pri čemer je treba upoštevati tudi zahtevo po obveščanju po 24. členu ZIN. Splošne zahteve po varovanju osebnih podatkov brez jasne navedbe, da prijavitelj nasprotuje njihovemu posredovanju pristojnemu organu, praviloma ni mogoče enačiti s prepovedjo odstopa. Drugače je lahko, če posredovanje omejuje poseben zakon ali iz vloge jasno izhaja nasprotna volja prijavitelja.
IP uvodoma poudarja, da izven konkretnega nadzornega ali drugega upravnega postopka ne more dokončno presojati zakonitosti posamezne obdelave osebnih podatkov. V nezavezujočem mnenju zato podaja le splošna pravna izhodišča in usmeritve, odgovornost za zakonito obdelavo pa ostaja na upravljavcu. Prav tako IP pojasnjuje, da ni pristojen za zavezujočo razlago določb Zakona o splošnem upravnem postopku (v nadaljevanju: ZUP) in Zakona o inšpekcijskem nadzoru (v nadaljevanju: ZIN).
Podatki, na podlagi katerih je prijavitelj določen ali določljiv, so osebni podatki, njihovo posredovanje drugemu inšpekcijskemu organu pa predstavlja obdelavo osebnih podatkov v smislu 2. točke 4. člena Splošne uredbe. Posredovanje osebnih podatkov mora temeljiti na eni od pravnih podlag iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe in biti skladno z načeli iz njenega 5. člena, zlasti z načeli omejitve namena, najmanjšega obsega podatkov ter celovitosti in zaupnosti.
Ker posredovanje poteka v okviru zakonsko določenih inšpekcijskih pristojnosti, lahko pravna podlaga v obravnavanem primeru izhaja iz točke (c) ali (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z nacionalnim pravom. Odstop vloge lahko predstavlja obdelavo, potrebno zaradi izpolnitve zakonske obveznosti, nadaljnja obdelava pri pristojnem organu pa obdelavo v okviru opravljanja naloge v javnem interesu ali izvajanja javne oblasti. Kadar obdelava temelji na zakonskih pristojnostih in obveznostih organa, privolitev iz točke (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ni potrebna in glede na tretji odstavek 6. člena ZVOP-2 praviloma niti ni ustrezna. Navedeno ne posega v strožja pravila posebnih zakonov, po katerih je razkritje identitete prijavitelja posameznim prejemnikom dopustno le z njegovim izrecnim soglasjem (na primer po ZZPri; več o tem v nadaljevanju).
Drugi odstavek 3. člena ZIN glede postopkovnih vprašanj, ki jih ZIN ali poseben zakon ne urejata, napotuje na ZUP. Po petem odstavku 65. člena ZUP mora organ vlogo, prejeto po pošti ali elektronski poti, za katero ni pristojen, brez odlašanja poslati pristojnemu organu oziroma sodišču, če o pristojnosti ni dvoma, ter o tem obvestiti stranko. Ob tem je treba upoštevati, da prijavitelj po četrtem odstavku 24. člena ZIN nima položaja stranke, njegova prijava pa pomeni pobudo za začetek postopka po uradni dolžnosti. Če se prijava nanaša na več vsebinsko ločljivih zadev iz pristojnosti različnih organov, organ pri delnem odstopu po 69. členu ZUP obdrži del iz svoje pristojnosti, glede preostalega pa ravna po pravilih o odstopu.
Navedeno stališče je IP že zavzel npr. v mnenju št. 07120-1/2023/71 z dne 21. 2. 2023. IP je v njem pojasnil, da lahko inšpekcijski organ vlogo praviloma v neanonimizirani obliki odstopi drugemu pristojnemu inšpekcijskemu organu, ki ga prav tako zavezuje 16. člen ZIN, če iz vloge ne izhajajo posebni razlogi za drugačno ravnanje. Pravno podlago za odstop in posredovanje osebnih podatkov prijavitelja v takšnem primeru predstavlja peti odstavek 65. člena ZUP.
Odstop praviloma obsega celotno vlogo in priloge, ki se nanašajo na odstopljeno zadevo, saj mora pristojni organ samostojno presoditi svojo pristojnost ter okoliščine prijavljene kršitve. Načelo najmanjšega obsega podatkov pri tem ne zahteva izločanja osebnih podatkov ali dokumentov, ki so lahko pomembni za obravnavo, omejuje pa posredovanje očitno nepovezanih delov vloge, prilog ali druge dokumentacije.
Zakonska obveznost odstopa pa ne izključuje varovanja vira prijave. Drugi odstavek 16. člena ZIN inšpektorju nalaga, da varuje tajnost vira prijave in vira drugih informacij, na podlagi katerih opravlja inšpekcijski nadzor. Dolžnost zlasti preprečuje razkritje identitete prijavitelja zavezancu ali drugim neupravičenim osebam, sama po sebi pa ne zahteva anonimizacije prijave pred odstopom drugemu pristojnemu inšpekcijskemu organu, ki ga zavezuje enaka dolžnost. Z vidika varstva osebnih podatkov zato odstop ne pomeni nedopustne obdelave zgolj zato, ker prijava ni bila anonimizirana; bistvena sta namreč zakonska podlaga za obdelavo in obseg obdelovanih podatkov, ki mora biti potreben za obravnavo odstopljene zadeve. Organ prejemnika pa mora pri nadaljnji obdelavi osebnih podatkov iz prijave vsekakor tudi sam spoštovati predpise o varstvu osebnih podatkov, presoja ustrezne in zakonsko skladne uporabe 16. člena ZIN pa ni v pristojnosti IP.
Drugače velja v primeru odstopa prijave drugemu pristojnemu organu, za katerega ne velja obveznost varovanja tajnosti vira prijave iz drugega odstavka 16. člena ZIN. Inšpekcijski organ mora tudi pri takšnem odstopu zagotoviti varstvo identitete prijavitelja, zato lahko podatke, na podlagi katerih je mogoče prijavitelja neposredno ali posredno identificirati, posreduje le ob njegovem predhodnem izrecnem soglasju za razkritje identitete, razen če takšno razkritje dopušča posebna zakonska podlaga. Če pogoji za razkritje identitete niso izpolnjeni, lahko pristojnemu organu a katerega 16. člen ZIN ne velja, posreduje le anonimizirano vsebino oziroma povzetek prijave, iz katerega identitete prijavitelja ni mogoče ugotoviti (več o tem tudi mnenje IP št. 07120-1/2023/71 z dne 21. 2. 2023).
Na tej podlagi je treba razlagati tudi prijaviteljevo zahtevo po varovanju njegovih osebnih podatkov. Splošno oblikovana zahteva prijavitelja, da naj organ varuje njegove osebne podatke, praviloma le poudarja zakonsko dolžnost varovanja osebnih podatkov in tajnosti vira prijave, zato po mnenju IP brez dodatnih navedb tako izjavo ni mogoče razumeti kot nasprotovanje odstopu potrebnih podatkov drugemu pristojnemu inšpekcijskemu organu. Če pa iz vloge jasno izhaja, da prijavitelj ne želi posredovanja svoje identitete drugim osebam ali organom, mora prvotni organ to dejstvo upoštevati kot posebno okoliščino in presoditi, ali je mogoče pristojnemu organu pri odstopu prijave posredovati le anonimiziran povzetek prijave oziroma ali je treba prijavitelja pozvati k pojasnilu njegove zahteve. Kadar obseg zahteve torej ni jasen, zlasti če prijavitelj hkrati zahteva obvestilo po 24. členu ZIN in nasprotuje posredovanju svojih osebnih podatkov pristojnemu organu, ga je smiselno pozvati, naj svojo zahtevo pojasni. Neposredno obveščanje namreč ni mogoče brez posredovanja vsaj ustreznega kontaktnega podatka. Namen poziva v tem primeru pa ni pridobiti privolitve posameznika kot pravnoe podlage za odstop, temveč določiti primeren način obravnave njegove vloge in zagotoviti najmanjši potreben obseg obdelave podatkov.
Strožji režim velja za prijave po ZZPri, vendar zgolj vložitev prijave inšpekcijskemu organu še ne pomeni, da se ta zakon tudi uporablja. Za uporabo zakona morajo biti izpolnjeni pogoji iz 5. člena ZZPri, med drugim mora prijavitelj informacije o kršitvi pridobiti v svojem delovnem okolju. Po prvem odstavku 6. člena ZZPri identitete prijavitelja in informacij, iz katerih jo je mogoče neposredno ali posredno ugotoviti, brez njegovega izrecnega soglasja ni dovoljeno razkriti nikomur razen zaupniku in organu za zunanjo prijavo. Če nepristojni organ za zunanjo prijavo prijavo odstopi, mora po tretjem odstavku 16. člena ZZPri varovati identiteto prijavitelja. Drugemu organu za zunanjo prijavo iz 14. člena ZZPri jo lahko posreduje brez posebnega soglasja; prejemniku brez takšnega položaja pa lahko brez izrecnega soglasja posreduje le vsebino, iz katere identitete ni mogoče ugotoviti. V zadnjem primeru je za zaščito prijavitelja po četrtem odstavku 16. člena ZZPri pristojna Komisija za preprečevanje korupcije.
Načel najmanjšega obsega podatkov ter celovitosti in zaupnosti iz točk (c) in (f) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe ni mogoče razlagati tako, da bi moralo obveščanje prijavitelja o ukrepih drugega pristojnega inšpekcijskega organa potekati prek prvotnega organa. Če mora organ, ki je prejel odstopljeno prijavo, obvestiti prijavitelja o svojih ukrepih in zakonito razpolaga s potrebnimi kontaktnimi podatki, z vidika varstva osebnih podatkov ni ovire, da mu obvestilo pošlje neposredno. Posredno obveščanje prek prvotnega organa bi pomenilo dodatno izmenjavo osebnih podatkov med organoma, ki je z vidika varstva osebnih podatkov ni mogoče šteti za potrebno. Pri prijavah po ZZPri velja posebna ureditev. Po tretjem odstavku 16. člena ZZPri organ za zunanjo prijavo, ki prijavo odstopi pristojnemu organu, prijavitelju potrdi njen sprejem in ga obvesti o koncu ter izidu postopka. Splošnega izhodišča o neposrednem obveščanju zato ni mogoče prenesti na prijave po ZZPri.
Ne glede na uporabljeni pravni režim mora biti obseg posredovanja po načelu najmanjšega obsega podatkov omejen na vsebino, povezano z odstopljeno zadevo. Pri odstopu po ZUP to praviloma vključuje celotno vlogo in z njo povezane priloge, ne pa očitno nepovezanih delov ali druge dokumentacije, ki ni potrebna za obravnavo. Če za komunikacijo zadostuje elektronski naslov, dodatnih identifikacijskih podatkov ni utemeljeno posredovati brez drugega zakonitega namena. Pri prijavah po ZZPri enako izhaja iz tretjega in petega odstavka 7. člena ZZPri. Organ mora biti sposoben izbrani obseg posredovanja tudi utemeljiti in izkazati.
Pri odstopu prijave po ZZPri pristojnemu organu za zunanjo prijavo je treba poleg obsega posredovanih osebnih podatkov upoštevati tudi način njihovega posredovanja. Prijavo, ki vsebuje osebne podatke prijavitelja, je treba posredovati po zunanji prijavni poti, ki jo je za ta namen določil organ prejemnik, na primer na poseben elektronski naslov za sprejem prijav po ZZPri, objavljen na njegovi spletni strani. V skladu z drugim odstavkom 15. člena ZZPri mora namreč organ za zunanjo prijavo z notranjim aktom opredeliti zunanjo prijavno pot, vključno z osebami, ki sodelujejo pri sprejemu in evidentiranju prijav, ter ukrepi za preprečevanje dostopa nepooblaščenih oseb do podatkov o prijavitelju in vsebine prijave. Poseben naslov za zunanjo prijavo mora organ tudi javno objaviti v skladu s petim odstavkom istega člena. S takšnim načinom posredovanja se zagotavlja, da se prijava obravnava v okviru predvidenega postopka in da se dostop do osebnih podatkov prijavitelja omeji na za to pooblaščene osebe.
Dolžnost varovanja vira prijave se z odstopom ne konča. Organ prejemnika mora pri prijavi, za katero se ne uporablja ZZPri, upoštevati 16. člen ZIN, pri prijavi po ZZPri pa tudi strožja pravila iz 6. člena ZZPri. Kadar zavezanca seznanja z očitanimi nepravilnostmi, mora vsebino očitanih nepravilnosti predstaviti v obsegu, ki omogoča varstvo njegovih pravic, ne da bi razkril identiteto prijavitelja. Če bi bilo mogoče prijavitelja prepoznati že iz vsebine ali okoliščin prijave, mora posebej presoditi, katere informacije so potrebne za izvedbo konkretnega postopka.
Ob upoštevanju navedenega IP meni, da pri običajni inšpekcijski prijavi, za katero se ne uporablja ZZPri, prijave oziroma njenega dela ob odstopu drugemu pristojnemu inšpekcijskemu organu, ki ga zavezuje 16. člen ZIN, praviloma ni treba anonimizirati niti za posredovanje potrebnih osebnih podatkov pridobiti privolitve prijavitelja. Odstop temelji na pravilih ZUP, oba organa pa morata še naprej varovati tajnost vira. Splošna zahteva prijavitelja po varovanju njegovih osebnih podatkov sama po sebi ne preprečuje odstopa, izrecno nasprotovanje posredovanju identitete pa je treba upoštevati pri presoji potrebnosti podatkov in morebitni izbiri anonimiziranega načina posredovanja.
Zahteva po varovanju osebnih podatkov prijavitelja in zahteva po obveščanju po 24. členu ZIN si praviloma ne nasprotujeta. Prva zahteva zaupno ravnanje z identiteto prijavitelja, druga pa lahko utemeljuje posredovanje ustreznega kontaktnega podatka pristojnemu organu. Če obseg zahteve ni jasen, je treba pri prijavitelju razjasniti, ali nasprotuje posredovanju kontaktnih podatkov ali vztraja pri neposrednem obveščanju.
Če se uporablja ZZPri, veljajo strožja pravila iz njegovega 6. in 16. člena. Identiteto je mogoče brez posebnega soglasja posredovati drugemu organu za zunanjo prijavo iz 14. člena ZZPri, drugemu prejemniku pa se brez izrecnega soglasja lahko posreduje le vsebina, iz katere identitete prijavitela ni mogoče neposredno ali posredno ugotoviti.
V vsakem primeru mora prvotni organ dopustnost in obseg posredovanja osebnih podatkov presoditi glede na vsebino odstopljenega dela prijave, namen posredovanja, prijaviteljevo zahtevo ter morebitna strožja pravila posebnega zakona.
V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.
Grega Rudolf, mag.
svetovalec pooblaščenca za mednarodno sodelovanje
Dr. Jelena Virant Burnik
informacijska pooblaščenka