Postopek pridobitve zdravstvene dokumentacije umrlega pacienta

Datum

13.12.2023

Številka

07121-1/2023/1561

Kategorije

Zdravstveni osebni podatki, OP umrlih

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 8. 12. 2023 prejeli vaše vprašanje o tem, ali je priloženi poziv za dopolnitev zahteve v skladu z zakonodajo. V zvezi z vašo zahtevo za pridobitev kopije zdravstvene dokumentacije umrlega pacienta, vam je upravljavec poslal poziv za dopolnitev zahteve z naslednjimi podatki oziroma dopolnitvami:

-osebno ime pacienta,

-kraj in datum pooblastila ter lastnoročni podpis pooblaščenke,

-izkaz identitete pooblaščenke in pooblastiteljice,

-izkaz pravne podlage (zlasti dokazilo o sorodstveni zvezi).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena ZVOP-2, 58. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo še, da se lahko dokončno opredeljujemo do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih in ob upoštevanju vseh okoliščin konkretnega primera.

Pri odločanju o zahtevi za seznanitev z zdravstveno dokumentacijo umrlega pacienta je upravljavec načeloma upravičen od prosilca med drugim (npr. dokazilo o smrti, če ga upravljavec nima) zahtevati:

-informacije in dokazila, ki utemeljujejo, katero od pravnih podlag iz prvega, drugega ali četrtega odstavka 42. člena ZPacP;

-potrebne identifikacijske podatke o pacientu za potrebe iskanja zdravstvene dokumentacije,

-če je zahteva vložena po klasični pošti, lastnoročni podpis vlagatelja na zahtevi (vlagatelj je lahko tudi pooblaščenec), če pa je zahteva vložena prek e-pošte, varni elektronski podpis;

-osnovne identifikacijske podatke upravičenca in vlagatelja (praviloma vsaj osebno ime in naslov);

-datum pooblastila.

Kaj je mišljeno z »izkazom identitete pooblaščenca in pooblastitelja«, nam ni znano. Zgolj sklepamo, da bi po mnenju upravljavca moralo biti predloženo pooblastilo z overjenim podpisom pooblastitelja. To upravljavec lahko zahteva, če nima drugih informacij, ki bi potrjevale, da je podpisnik pooblastila res upravičenec, ki je na njem naveden.

Odločitev o tem, ali, kaj in kako bo upravljavec zahteval od upravičenca ali vlagatelja, je primarno v rokah upravljavca.

Obrazložitev

Pravica do seznanitve z zdravstveno dokumentacijo se lahko uresničuje le pod alternativnimi materialnopravnimi pogoji iz prvega, drugega ali četrtega odstavka 42. člena ZPacP. Izpolnjevanje pogojev mora izkazati prosilec s konkretnimi pojasnili in dokazili. Izjema je le pogoj neobstoja pacientove prepovedi, kar preveri izvajalec sam v svojih zbirkah podatkov, v določenih primerih pa upravljavec tudi razpolaga s podatkom o smrti. Na primer, če prosilec zahteva dokumentacijo, ki se nanaša na njegove starše, mora to sorodstveno zvezo dokazati z ustrezno listino.

Poleg tega morajo biti izpolnjeni tudi procesni pogoji. Sem spadajo med drugim tudi:

-pooblastilo z ustrezno vsebino (tudi datumom) in dokazilo o tem, da je pooblastilo res dano s strani zatrjevanega pooblastitelja (upravljavec lahko navadnemu pooblastilu zaupa, lahko pa zahteva tudi overjen podpis pooblastitelja, kar je možno z majhnimi stroški storiti tudi pri upravni enoti);

-ustrezni iskalni kriteriji, na podlagi katerih je pacient določljiv in na podlagi katerih, je možno najti njegovo dokumentacijo pri upravljavcu (praviloma je to več identifikatorjev oziroma njihovih kombinacij, na primer osebno ime, datum rojstva, EMŠO, ZZZS številka zavarovane osebe, naslov, interna številka pacienta). Kateri konkretni podatki so potrebni je odvisno od okoliščin konkretnega primera;

-izkazana identiteta vlagatelja zahteve, kar se zagotavlja na različne načine, na primer z lastnoročnim podpisom na klasični papirni vlogi, z varnim elektronskim podpisom na elektronski vlogi, z vložitvijo zahteve prek posebnih informacijskih rešitev upravljavca, osebna vložitev zahteve), upravljavec pa se lahko prepriča, da bo pošiljka poslana vlagatelju tudi z osebnim vročanjem (npr. priporočeno ali priporočeno s povratnico). V določenih izjemnih primerih se identiteta lahko izkazuje tudi s predložitvijo kopije uradnega osebnega dokumenta. Če je podpis pooblastitelja na pooblastilu overjen, dodatno izkazovanje identitete pooblastitelja ni potrebno, saj jo je preveril že overitveni organ.

Podpis oziroma soglasje pooblaščenca na pooblastilu ni potreben. Enako velja za kraj, kjer je bilo pooblastilo dano.

Kaj je mišljeno z »izkazom identitete pooblaščenca in pooblastitelja«, nam ni znano, zato vam konkretnega odgovora ne moremo podati. Da je pooblastitelj res tisti, ki je naveden na pooblastilu, je najlažje dokazati z overitvijo njegovega podpisa pri pristojnem organu (UE ali notar). Upravljavec lahko zahteva overjen podpis na pooblastilu zlasti, če nima drugih informacij, ki bi potrjevale, da je podpisnik pooblastila res upravičenec, ki je na naveden na pooblastilu.

Do zahtev upravljavcev nasproti prosilcem se lahko IP dokončno in konkretno opredeljuje le v pritožbenih postopkih. Če bo upravljavec vašo zahtevo zavrgel ali zavrnil, lahko v 15 dneh od prejema odločitve vložite pritožbo pri IP.

Prijazen pozdrav.

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka