Razkritje inšpekcijske odločbe z osebnimi podatki prijavitelju

Datum

23.06.2023

Številka

07121-1/2023/853

Kategorije

Inšpekcijski postopki, Posredovanje osebnih podatkov, Uradni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste zavezanka v inšpekcijskem postopku, pri čemer vam je inšpekcijski organ izdal odločbo in naložil ukrep. Inšpekcijski organ je odločbo posredoval v vednost še dvema drugima državnima organoma, ki sta vsebinsko povezana s kršitvijo. Eden od omenjenih prejemnikov odločbe je to delil naprej. Sprašujete nas, kakšna je podlaga za takšno posredovanje. Konkretno vas zanima, ali pomeni 24. člen Zakona o inšpekcijskem nadzoru (v nadaljevanju ZIN), da se prijavitelja seznani z ukrepom po opravljenem nadzoru, podlago za razkritje upravne odločbe skupaj z vašimi osebnimi podatki ali bi bila bolj primerna zgolj seznanitev v obliki dopisa.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obveščanje prijavitelja o ukrepih, ki jih je sprejel inšpektor, ne pomeni posredovanja inšpekcijske odločbe skupaj z vsemi osebnimi podatki, ki se v njej zabeležijo. Lahko pa je prijavitelj izkazoval pravno korist ali pravni interes za posredovanje inšpekcijske odločbe, o čemer IP ne more soditi. Svetujemo vam, da se za informacije o obdelavi vaših osebnih podatkov obrnete na organ, ki je posredoval vaše osebne podatke, saj vam to pravico daje 15. člen Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

•privolitev

•sklenitev ali izvajanje pogodbe

•zakon

•zaščita življenjskih interesov posameznika

•izvajanje javne naloge

•zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.

Prvi odstavek 24. člena Zakona o inšpekcijskem nadzoru (Uradni list RS, št. 43/07 – UPB in 40/14) določa, da mora inšpektor obravnavati prijave, pritožbe, sporočila in druge vloge v zadevah iz svoje pristojnosti in vlagatelje na njihovo zahtevo obvestiti o svojih ukrepih najkasneje po opravljenem nadzoru in sprejetem zadnjem ukrepu oziroma ustavitvi postopka.

Obveščanje prijavitelja o ukrepih, ki jih je sprejel inšpektor, pa ne pomeni posredovanja inšpekcijske odločbe skupaj z vsemi osebnimi podatki, ki se v njej zabeležijo.

IP pa ne more v mnenju soditi, na kakšni (morebitni) pravni podlagi je vpleteni organ prijavitelju posredoval inšpekcijsko odločbo, ki vam je bila vročena kot zavezanki. Vendar obstajajo nekatere situacije, v katerih bi bilo posredovanje inšpekcijske odločbe dopustno, torej da bi obstajala pravna podlaga. Ena izmed možnosti je, da je prijavitelj v skladu z drugim odstavkom 82. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZUP) verjetno izkazal, da ima pravno korist od tega, da se seznani s celotno inšpekcijsko odločbo, torej da dostopa do dokumentov inšpekcijske zadeve enako kot stranke postopka, pregleduje, prepisuje ali preslika dokumente zadeve. Pravno korist bi moral prijavitelj v tem primeru izkazati in bi obstajal določen zapis o tem pri organu, ki mu je odločbo posredoval.

Druga možnost bi bila, da je bil prijavitelju priznan pravni interes, da se postopka udeleži kot stranski udeleženec, pri čemer je dobil enake pravice in dolžnosti kot stranka v postopku, če zakon ne določa drugače (43. člen ZUP). Pravni interes izkaže oseba, ki zatrjuje, da vstopa v postopek, zaradi varstva svojih pravnih koristi. V takšnem primeru bi imel stranski udeleženec pravico do pregledovanja in prepisovanja spisa, enako kot stranka. Ta možnost je manj verjetna, saj bi bili kot zavezanka že obveščena o tem, da je bila prijavitelju priznana pravica do udeležbe v postopku.

IP o pravnih podlagah ne more soditi v mnenju, poleg tega pa imamo omejeno možnost preverjanja zakonitosti obdelave osebnih podatkov znotraj inšpekcijskih in drugih pravnih postopkov, ki jih vodijo drugi organi. Zato vam svetujemo, da se obrnete na organ, ki je prijavitelju posredoval celotno inšpekcijsko odločbo z vašimi osebnimi podatki in jih na podlagi 15. člena Splošne uredbe (pravica do dostopa do osebnih podatkov in informacij o obdelavi osebnih podatkov) vprašate, na kakšni pravni podlagi so posredovali vaše osebne podatke, kar je v povezavi z nameni obdelave osebnih podatkov.

Prvi odstavek 15. člena Splošne uredbe namreč posamezniku daje pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in med drugim naslednje informacije: namen obdelave; vrste zadevnih osebnih podatkov; uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov; obstoj pravic posameznika; informacije o virih idr.

Pomagate si lahko tudi z neobveznim obrazcem zahteve, ki ga je pripravil IP in ga najdete na spletni strani: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ - obrazec Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov