Povezovalni znak

Datum

08.08.2024

Številka

07120-1/2024/290

Kategorije

Pridobivanje OP iz zbirk

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zahtev 42. člena ZVOP-2.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP meni, da se določba 42. člena ZVOP-2 nanaša na primere pridobivanja osebnih podatkov za konkretnega posameznika. Gre torej za primere, ko se kot iskalni parameter vnaša njegov povezovalni znak (npr. EMŠO), poleg tega še nek drug njegov osebni podatek (npr. osebno ime).

IP podaja tudi mnenje, da se omenjena določba 42. člena ZVOP-2 uporablja za vse primere pridobivanja podatkov iz zbirk, ki jih ureja ta člen, ne glede na namen obdelave oziroma upravičence, ki na ta način pridobivajo osebne podatke iz zbirk.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov presojati konkretnih dejan obdelave osebnih podatkov oziroma v vašem primeru v okviru neobvezujočega mnenja ne more podati dokončnega odgovora na vaša konkretna vprašanja.

IP tako splošno pojasnjuje, da je zakonodajalec v prvem odstavku 42. člena ZVOP-2 opredelil nekatere področne zbirke osebnih podatkov, ki zaradi narave podatkov, ki jih vsebujejo, velikosti zbirke ali drugih lastnosti zbirke ali vsebovanih podatkov lahko predstavljajo posebej veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, zato pri pridobivanju osebnih podatkov iz teh zbirk ni dovoljeno uporabljati povezovalnega znaka na način, da bi se za pridobitev osebnega podatka uporabil izključno ta znak, če drug zakon ne določa drugače. Za pridobitev osebnih podatkov iz teh zbirk mora tako pooblaščena uradna oseba poleg povezovalnega znaka (najpogosteje bo to EMŠO) vnesti vsaj še en podatek (osebno ime, naslov prebivališča itd.). Takšna ureditev je oblika zaščite pred napakami pri pridobivanju osebnih podatkov in napačnim pripisovanjem posameznih dejstev iz navedenih zbirk napačni osebi. Uporaba drugega podatka poleg povezovalnega znaka to tveganje v veliki meri zmanjšuje.

IP dodaja, da drug zakon lahko določa drugačno ureditev in tako dovoljuje izključno uporabo povezovalnega znaka za pridobitev osebnih podatkov iz navedenih zbirk podatkov. Takšni primeri se bodo pojavljali predvsem v primeru povezovanja zbirk osebnih podatkov, ko področni zakon navede možnost povezovanja in povezovalni znak, ki se uporabi za povezovanje dveh ali več zbirk osebnih podatkov.

IP prav tako meni, da se omenjena določba 42. člena ZVOP-2 nanaša na primere pridobivanja osebnih podatkov za konkretnega posameznika. Gre torej za primere, ko se kot iskalni parameter vnaša njegov povezovalni znak (npr. EMŠO), poleg tega še nek drug njegov osebni podatek (npr. osebno ime). IP ob tem pojasnjuje, da je v skladu s 5. točko drugega odstavka 5. člena ZVOP-2 povezovalni znak »osebna identifikacijska številka in druge z zakonom opredeljene enolične identifikacijske številke posameznika, z uporabo katerih je mogoče zbrati oziroma priklicati osebne podatke iz zbirk osebnih podatkov, v katerih so enolične identifikacijske številke obdelovane, ter drugi podobni znaki, ki se redno ali sistematično uporabljajo za povezovanje zbirk med različnimi upravljavci ali dveh ali več zbirk znotraj enega upravljavca«. To so zlasti EMŠO, davčna številka, številka ZZZS in podobni enolični identifikatorji posameznika.

V primerih, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje (iskanje preko številke zadeve ali datuma odločbe), tako po mnenju IP ne gre za uporabo povezovalnega znaka in ne pridejo v poštev določbe 42. člena ZVOP-2.

IP podaja tudi mnenje, da se omenjena določba 42. člena ZVOP-2 uporablja za vse primere pridobivanja podatkov iz zbirk, ki jih ureja ta člen, ne glede na namen obdelave oziroma upravičence, ki na ta način pridobivajo osebne podatke iz zbirk. ZVOP-2 namreč v ničemer ne razlikuje med posameznimi nameni obdelave oziroma med posameznimi subjekti, ki pridobivajo osebne podatke iz omenjenih zbirk. Tako je treba tudi npr. za izdajo potrdila posamezniku iz prekrškovne evidence upoštevati omenjeno določbo 42. člena ZVOP-2 in mora posameznik v zahtevi za pridobitev potrdila poleg EMŠO navesti vsaj še en osebni podatek.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka