Evidenca izrečenih opozoril

Datum

14.03.2024

Številka

07121-1/2024/296

Kategorije

Policijski postopki, Zbirke osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede izrečenih opozoril prekrškovnih organov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Prekrškovni organ lahko vodi evidenco izrečenih opozoril, vendar pri tem ne sme obdelovati osebnih podatkov.

Policisti morajo o vsaki uporabi policijskega pooblastila poročati v poročilu o opravljenem delu, če poročila ne pišejo, pa v pisnem aktu o uporabi policijskega pooblastila ali v uradnem zaznamku.

Poročilo o delu policistov mora vsebovati kratek opis opravljenih nalog in dogodkov, za katere so policisti zvedeli pri delu, ter podatke o vseh ukrepih (izrečene globe, uporaba policijskih pooblastil, kazenske ovadbe in drugi pisni izdelki), ki so navedeni po časovnem zaporedju.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage, namenov in obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem inšpekcijskem postopku.

IP splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. V skladu s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe je obdelava tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Zakon o prekrških (Uradni list RS, št. 29/11 - UPB, 21/13, 111/13, 74/14 - odl. US, 92/14 - odl. US, 32/16, 15/17 - odl. US, 73/19 - odl. US, 175/20 - ZIUOPDVE, 5/21 - odl. US; v nadaljevanju: ZP-1) v 53. členu določa, da pooblaščena uradna oseba prekrškovnega organa lahko namesto izreka sankcije, kršitelja opozori, če je storjeni prekršek neznatnega pomena in če pooblaščena uradna oseba oceni, da je glede na pomen dejanja opozorilo zadosten ukrep. Pooblaščena uradna oseba kršitelju hkrati z opozorilom predstavi storjeni prekršek.

V tretjem odstavku 53. člena ZP-1 je določeno, da prekrškovni organ lahko vodi evidenco izrečenih opozoril, vendar pri tem ne sme obdelovati osebnih podatkov. Prekrškovni organ torej lahko vodi evidenco opozoril (npr. po posameznih kršitvah), ne sme pa v njej obdelovati kakršnihkoli osebnih podatkov (npr. ime, priimek, naslov, registrska številka vozila, …) o posamezniku (kršitelju), ki mu je bilo izrečeno opozorilo.

Glede delovanja policije IP pojasnjuje, da področno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov s strani policije predstavlja Zakon o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, 23/15 – popr., 10/17, 46/19 – odl. US, 47/19, 153/21 – odl. US; v nadaljevanju: ZNPPol). V skladu s 33. členom ZNPPol je zbiranje in obdelava podatkov eno od policijskih pooblastil, ki jih smejo policisti izvajati ob opravljanju policijskih nalog. Podrobneje nato ZNPPol v 112. členu določa, da policisti zaradi opravljanja policijskih nalog zbirajo in obdelujejo osebne in druge podatke, vključno s podatki o biometričnih značilnostih oseb in podatki iz zaupnih razmerij oziroma poklicnih skrivnosti. Policisti zbirajo osebne in druge podatke neposredno od osebe, na katero se ti podatki nanašajo, in od drugih, ki o tem kaj vedo, ali iz zbirk osebnih podatkov, uradnih evidenc, javnih knjig ali drugih zbirk podatkov.

IP nadalje pojasnjuje, da ZNPPol policijske evidence določa v 123. členu, v 124. in 125. členu pa določa njihovo vsebino (podatke, ki se smejo obdelovati v teh evidencah). V 124. členu so določeni skupni osebni podatki, ki se vodijo v teh evidencah, v 125. členu pa je določena vsebina posameznih evidenc. Bistveno je torej, da policija osebnih podatkov o kršitelju, ki mu je bilo izrečeno opozorilo, ne vnese v nobeno od teh ali drugih evidenc, ki jih vodi policija na podlagi drugih zakonov.

IP pojasnjuje tudi, da je v skladu s 33. členom ZNPPol tudi opozarjanje eno od policijskih pooblastil, ki jih smejo policisti izvajati ob opravljanju policijskih nalog. V skladu s prvim odstavkom 130. člena ZNPPol morajo policisti o vsaki uporabi policijskega pooblastila poročati v poročilu o opravljenem delu, če poročila ne pišejo, pa v pisnem aktu o uporabi policijskega pooblastila ali v uradnem zaznamku. V skladu s 132. členom ZNPPol mora vodja policijske enote ali oseba, ki jo ta pooblasti, spremljati zakonitost in strokovnost uporabe policijskih pooblastil ter preveriti vsako uporabo prisilnega sredstva preveriti in oceniti, ali je bilo uporabljeno zakonito in strokovno, razen če je za preveritev in oceno zakonitosti in strokovnosti uporabe ustanovljena komisija iz 133. člena ZNPPol. Vodja policijske enote ima tako že po naravi stvari pravico vpogleda v osebne podatke, ki so bili pridobljeni v okviru opravljanja nalog organa. Drugačno stališče bi namreč vodji onemogočilo opravljanje nadzora in ocenjevanja dela podrejenih.

Poročilo o delu policistov podrobneje ureja 50. člen Pravil policije. Ta v prvem odstavku določa, da uslužbenci policije, ki so jim naloge odrejene z delovnim nalogom, poročila o opravljenem delu pišejo na delovni nalog. Drugi uslužbenci policije morajo pisno poročati o opravljenem delu, če tako odredi vodja njihove policijske enote. V drugem odstavku istega člena je določeno, da poročilo o delu policisti pišejo sproti na terenu ali ga napišejo takoj po vrnitvi, in sicer za vse oblike ali načine dela. V četrtem odstavku istega člena je določena vsebina poročila. To mora tako vsebovati kratek opis opravljenih nalog in dogodkov, za katere so policisti zvedeli pri delu, ter podatke o vseh ukrepih (izrečene globe, uporaba policijskih pooblastil, kazenske ovadbe in drugi pisni izdelki), ki so navedeni po časovnem zaporedju.

Policistovo poročilo o opravljenem delu je tako namenjeno izključno internemu poročanju ter preverjanju zakonitosti in strokovnosti izvajanja policijskih pooblastil. S tem namenom tudi zapiše podatke v beležko, kot navajate v vašem zaprosilu za mnenje. IP zato meni, da zgolj vpis osebnih podatkov kršitelja, ki mu je bilo izrečeno opozorilo, v beležko oziroma v poročilo o delu policista najverjetneje ne pomeni obdelave osebnih podatkov v nasprotju s 53. členom ZP-1, saj namen takšnega vpisa ni vključitev osebnih podatkov v evidenco izrečenih opozoril. Če pa bi se osebni podatki kršitelja vključili v evidenco opozoril ali katero od drugih evidenc, ki jih vodi policija, pa bi lahko šlo za obdelavo osebnih podatkov v nasprotju s 53. členom ZP-1 in tudi 38. členom Ustave RS. IP sklepno poudarja, da lahko o tem presoja le v okviru konkretnega nadzornega postopka.

IP sklepno pojasnjuje, da v primeru suma neupravičene obdelave osebnih podatkov lahko pri IP vložite prijavo kršitve varstva osebnih podatkov po elektronski pošti na naslov gp.ip@ip-rs.si oziroma po navadni pošti na naslov: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. IP splošno priporoča, da se prijave pošljejo na ustreznem obrazcu.

S spoštovanjem.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka