Posredovanje zapisnika zbora etažnih lastnikov s seznamom prisotnih

Datum

22.04.2025

Številka

07121-1/2025/450

Kategorije

Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Vgrajeno in privzeto varstvo podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 26. 3. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede pridobitve zapisnika zbora etažnih lastnikov skupaj s podpisno listino udeležencev zbora. Pojasnjujete, da vam upravnik celotnega zapisnika noče posredovati zaradi varstva osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravnik je etažnim lastnikom dolžan omogočiti dostop do celotnega zapisnika zbora, vključno s seznamom prisotnih s podpisi. Zapisnik mora biti dostopen vsem etažnim lastnikom, saj gre za dokument, ki neposredno vpliva na njihove pravice in obveznosti v okviru upravljanja večstanovanjske stavbe

Varstvo osebnih podatkov ne pomeni prepovedi razkritja seznama prisotnih, temveč zahteva, da se prepreči dostop tretjim osebam. Zapisnik je torej treba posredovati na način, ki varuje osebne podatke (npr. dostava v hišne predalčnike v zaprti ovojnici ali po elektronski pošti s skritimi e-naslovi).

Obrazložitev

Pojasnjujemo, da je v skladu z določili Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO, 90/21, 18/23 – ZDU-1O, 77/23 – odl. US in 61/24; v nadaljevanju: SZ-1) upravnik dolžan etažnim lastnikom omogočiti dostop do celotnega zapisnika zbora, vključno s seznamom prisotnih etažnih lastnikov in njihovimi podpisi, pri čemer mora zagotoviti ustrezno varstvo osebnih podatkov.

38. člen SZ-1 jasno določa, da mora zapisnik vsebovati podatke o kraju in času zbora, seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi, predloge sklepov in rezultate glasovanja. Prav tako določa, da mora upravnik zapisnik objaviti na enak način, kot je bil sklican zbor etažnih lastnikov. To pomeni, da mora biti zapisnik dostopen vsem etažnim lastnikom, saj gre za dokument, ki neposredno vpliva na njihove pravice in obveznosti v okviru upravljanja večstanovanjske stavbe.

Spoštovanje varstva osebnih podatkov (na kar se sklicuje upravnik) ne pomeni, da bi bilo razkritje seznama prisotnih etažnih lastnikov prepovedano, temveč le, da je treba zagotoviti, da se s temi podatki ne seznanijo nepooblaščene tretje osebe. To pomeni, da se lahko zapisnik etažnim lastnikom posreduje na način, ki varuje osebne podatke, na primer z dostavo v hišne predalčnike v zaprti ovojnici, po elektronski pošti s skritimi e-naslovi prejemnikov ali z objavo na oglasni deski, ki ni dostopna zunanjim osebam. Če način obveščanja ureja pogodba o medsebojnih razmerjih, mora upravnik upoštevati tam določene postopke. V primeru, da pogodba takšnih določb nima, pa mora upravnik zapisnik posredovati na način, ki omogoča dostop le etažnim lastnikom in ne tretjim osebam.

Na podlagi zgoraj navedenega ima upravnik torej dolžnost posredovati celoten zapisnik s seznamom prisotnih etažnim lastnikom. Skrb za varstvo osebnih podatkov torej ne pomeni, da bi bil zapisnik brez podpisne liste, temveč da se prepreči dostop nepooblaščenim osebam.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka