Seznanitev z dokumentacijo

Datum

05.03.2025

Številka

07121-1/2025/294

Kategorije

Delovna razmerja, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 12. 2. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa do gradiva, ki je bilo podlaga za izdajo pisnega opozorila pred odpovedjo pogodbe o zaposlitvi vaši stranki. Pojasnjujete, da vaša stranka sumi, da je do pisnega opozorila prišlo zaradi določenih neresničnih navedb sodelavcev, s katerimi stranka pred prejemom opozorila ni bila seznanjena. Po pooblastilu stranke ste se na delodajalca obrnili s prošnjo po seznanitvi z gradivom, ki je bila podlaga za pisno opozorilo. Delodajalec je prošnjo zavrnil. Naprošate, da IP poda svoje mnenje, saj menite, da ima stranka pravico, da se z dokumentacijo seznani.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik lahko v okviru pravice dostopa do osebnih podatkov pridobi dostop le do svojih osebnih podatkov, ne pa do osebnih podatkov drugih oseb. Vsak primer se presoja posebej, glede na konkretne okoliščine, pri čemer se ugotavlja, kateri podatki se štejejo za osebne podatke prosilca, kateri podatki (če sploh kateri) pa predstavljajo osebne podatke tretjih oseb. V konkretnem primeru je odgovor odvisen od vsebine gradiva / izjav prič, ki je bilo podlaga za izdajo pisnega opozorila.

Zahtevo za dostop mora posameznik najprej vložiti pri upravljavcu (npr. delodajalcu). Upravljavec se mora na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja, informacije oziroma zavrnilni odgovor pa mora posredovati najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Če upravljavec na zahtevo ne odgovori v enomesečnem roku oz. zahtevo zavrne, lahko zoper molk upravljavca ali zavrnitev pravice posameznik vloži prijavo na IP.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za dostop vaše stranke do dokaznega gradiva, ki je bilo podlaga za izdajo pisnega opozorila pred odpovedjo delovnega razmerja, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago za dostop do lastnih osebnih podatkov.

Pravico posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ureja 15. člen Splošne uredbe (pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki), ki določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti 1) potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, 2) dostop do osebnih podatkov in do njihove kopije ter 3) nekatere informacije v zvezi z obdelavo in pravicami, ki jih nato našteva Splošna uredba. Nadalje 15. člen Splošne uredbe v četrtem odstavku določa, da pravica do pridobitve kopije iz tretjega odstavka te uredbe ne vpliva negativno na pravice in svoboščine drugih. Postopkovna pravila so urejena v 12. členu Splošne uredbe, postopkovne določbe pa vsebuje tudi ZVOP-2 v členih od 12 do 21.

Pravica dostopa do osebnih podatkov se torej nanaša izključno na osebne podatke prosilca. To pomeni, da posameznik v okviru te pravice lahko pridobi dostop le do svojih osebnih podatkov, ne pa do osebnih podatkov drugih oseb. Vsak primer se presoja posebej glede na konkretne okoliščine, pri čemer se ugotavlja, kateri podatki se štejejo za osebne podatke prosilca, kateri podatki (če sploh kateri) pa predstavljajo podatke tretjih oseb (do katerih prosilec ni upravičen). V konkretnem primeru je odgovor na vprašanje, ali ima delavec na podlagi 15. člena Splošne uredbe pravico do seznanitve z vsebino gradiva in če da, v kakšnem obsegu (v celoti ali morda zgolj deloma), odvisen od vsebine gradiva / izjav prič, ki je bilo podlaga za izdajo pisnega opozorila.

IP v zvezi s postopkom uveljavljanja pravic posameznika pojasnjuje, da se morajo zahteve najprej vložiti neposredno pri upravljavcu, za katerega posameznik meni, da obdeluje njegove osebne podatke. Obrazec, ki ga lahko posameznik uporabi pri uveljavljanju svoje pravice je dostopen na Obrazci s področja varstva osebnih podatkov - IPRS. Upravljavec se mora na podano zahtevo odzvati brez nepotrebnega odlašanja, informacije oziroma zavrnilni odgovor pa mora posredovati najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Obliko odločitve o zahtevi za dostop in njene sestavine za upravljavca v konkretnem primeru določa 14. člen ZVOP-2. Če upravljavec na zahtevo ne odgovori v enomesečnem roku oz. zahtevo zavrne, lahko zoper molk upravljavca ali zavrnitev zahteve posameznik vloži prijavo na IP. Prijava se lahko vloži na obrazcu, ki je dostopen na Obrazci s področja varstva osebnih podatkov - IPRS (Obrazec VOP prijava), ni pa uporaba obrazca obvezna.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka