Rok hrambe osebnih podatkov otrok in vzdrževanih družinskih članov zaposlenih ter osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev

Datum

10.02.2026

Številka

07121-1/2026/93

Kategorije

Delovna razmerja, Rok hrambe OP

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede rokov hrambe osebnih podatkov. Uvodoma sprašujete glede osebnih podatkov oseb, prijavljenih na razpis za prosto delovno mesto, in sicer ali je potrebno po preteku roka uničiti tudi seznam prijavljenih kandidatov, ki vsebuje imena in priimke. Zlasti pa sprašujete glede roka hrambe osebnih podatkov o otrocih zaposlenih ter o vzdrževanih družinskih članih, ki jih zaposleni uveljavljajo kot olajšavo, in sicer kakšen je rok hrambe osebnih podatkov otroka zaposlenega, ko ta dopolni 15 let in zaposleni starš zanje ne uveljavlja več dodatnega dneva dopusta ter rok hrambe osebnih podatkov vzdrževanega družinskega člana zaposlenega po prenehanju uveljavljanja davčne olajšave zanj.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upoštevajoč določbe Splošne uredbe in ZDR-1 lahko delodajalec osebne podatke o otrocih zaposlenih in o vzdrževanih družinskih članih zaposlenih obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Ko za obdelavo ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati, razen tistih, za katere ZEPDSV ali drug zakon (če gre npr. za arhivsko gradivo) določa, da se hranijo trajno. Rok hrambe je torej odvisen od namena obdelave. Ko se namen izpolni, takrat hramba podatkov ni več dopustna, če ni za to druge izrecne zakonske podlage.

V zvezi z dokumentacijo in osebnimi podatki kandidatov, prijavljenih na razpis za delovno mesto, je potrebno rok hrambe dokumentacije določiti načeloma glede na potek rokov za uveljavljanje pravic in dokler to za določeno dokumentacijo zahtevajo morebitni področni predpisi.  Dokumentacijo iz postopka zaposlovanja je v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, načeloma smiselno hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri, če za določene postopke posebni predpisi ne določajo drugače. Konkretna presoja pa je na upravljavcu.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati pravilnosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti ureditve področja varstva osebnih podatkov v vašem podjetju s področnimi predpisi, ampak v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila.

Pojasnjujemo, da je za vsakršno obdelavo osebnih podatkov treba zagotoviti primerno pravno podlago skladno s 6. členom Splošne uredbe. V okviru delovnega razmerja je relevantna določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Tretji odstavek nadalje določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23; v nadaljevanju ZEPDSV) pa določa, da se evidence, ki jih vodijo delodajalci, začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, se hranijo kot listine trajne vrednosti.

O varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih je IP pripravil smernice, ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih . Smernice podajajo odgovore na najpogosteje zastavljena vprašanja glede varstva osebnih podatkov, s katerimi se srečujejo delavci in delodajalci, tudi glede roka hrambe osebnih podatkov delavcev in kandidatov za zaposlitev (str. 32, 33 in 34). Prav tako je IP na podobna vprašanja že odgovarjal in o tem izdal številna mnenja, s katerimi se lahko seznanite na povezavi https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ (kategorija »Delovna razmerja« ali »Rok hrambe OP«).

Iz teh mnenj in zgoraj navedenih smernic IP izhaja, da Splošna uredba rok hrambe osebnih podatkov ureja enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v točki e) prvega odstavka 5. člena. Ta določa, da so osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, dokler je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Po izpolnitvi namena obdelave se torej osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Navedeno je treba razlagati skupaj s c) točko prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe (načelo najmanjšega obsega podatkov), ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Rok hrambe je torej odvisen od namena obdelave. Ko se namen izpolni, takrat hramba podatkov ni več dopustna, če ni za to druge izrecne zakonske podlage.

Upoštevajoč določbe Splošne uredbe in določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Ob tem IP opozarja še na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

IP glede dokumentacije in osebnih podatkov kandidatov, prijavljenih na razpis za delovno mesto, najprej pojasnjuje, da je potrebno v postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto rok hrambe dokumentacije določiti načeloma glede na potek rokov za uveljavljanje pravic in dokler to za določeno dokumentacijo zahtevajo morebitni področni predpisi.

V postopku izbire kandidatov za zaposlitev na razpisano delovno mesto ločimo med dvema vrstama dokumentacije. V prvi sklop spadajo dokazila o izpolnjevanju razpisnih pogojev za zasedbo prostega delovnega mesta, ki jih delodajalcu predložijo kandidati kot prilogo k vlogi za zaposlitev, in služijo kot dokaz, da posamezen kandidat izpolnjuje razpisne pogoje. Po zaključku izbirnega postopka je treba dokazila, ki so jih delodajalcu predložili nezbrani kandidati, hraniti najmanj (lahko torej dlje) do roka, ko je mogoče pričakovati, da bo zoper odločitev o izbiri vloženo pravno sredstvo.[1] Drugi sklop pa obsega dokumentacijo, ki nastane v izbirnem postopku[2] (kamor bi lahko šteli tudi seznam prijavljenih kandidatov na razpis za delovno mesto, o katerem konkretno sprašujete) in ki je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata ter obenem služi tudi kot dokaz, da je bil postopek izbire kandidata izveden pravilno. Skladno s temi nameni je treba to dokumentacijo hraniti dlje, in sicer dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je možno vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo. Zaradi tega je pri določanju časa shranjevanja te dokumentacije treba upoštevati zastaralne roke in v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, dokumentacijo načeloma hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri.

Pri hrambi dokumentacije, ki ni neposredno povezana z izbirnim postopkom, pa je treba upoštevati zakonske roke hrambe in splošno načelo omejitve shranjevanja iz 5. člena Splošne uredbe, v skladu s katerim se osebni podatki v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. IP priporoča, da upravljavci v vseh primerih, preden se odločijo za dokončen izbris podatkov, temeljito preverijo vse okoliščine posamezne zadeve.

Glede vašega vprašanja o roku hrambe osebnih podatkov o otrocih zaposlenih ter vzdrževanih družinskih članov, ko zaposleni za njih ne uveljavljajo več dodatnega dneva dopusta oziroma ko preneha davčna olajšava zanje, IP pojasnjuje, da ima delodajalec na podlagi 48. člena ZDR-1 pravico, da zbira in nadalje obdeluje osebne podatke otrok delavcev, če je to potrebno zaradi uveljavljanja pravic delavcev iz delovnega razmerja. Takšna je tudi pravica do dodatnega dneva letnega dopusta za vsakega otroka, ki še ni dopolnil 15 let starosti, in je določena v 159. členu ZDR-1. Enako velja glede podatkov za namen uveljavljanja olajšave za vzdrževanega družinskega člana na mesečni ravni, pri čemer mora v skladu z 287. členom Zakona o davčnem postopku (ZDavP-2) zavezanec, ki uveljavlja olajšavo za vzdrževanega družinskega člana pri akontaciji dohodnine, o tem pisno obvestiti svojega delodajalca na posebnem obrazcu.

IP ponovno poudarja, da se tudi ti podatki lahko hranijo toliko časa, v skladu s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1, kot je to določeno s tem ali drugim zakonom oziroma vse dokler stranki delovnega razmerja lahko uveljavljata svoje pravice in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z njim. Ko so poravnane vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja, je namen, zaradi katerega so se delavčevi osebni podatki zbirali, dosežen, zato mora delodajalec zbrisati in prenehati uporabljati vse delavčeve osebne podatke, razen tistih, za katere ZEPDSV ali drug zakon (če gre npr. za arhivsko gradivo) določa, da se hranijo trajno.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati, ob tem pa pojasnjuje tudi, da je dolžnost vsakega upravljavca, da (v primeru odsotnosti zakonske oziroma podzakonske določbe o dolžini roka hrambe) presodi, kdaj je namen obdelave osebnih podatkov izpolnjen oziroma ali mora določene podatke tudi po izteku prvotnega namena morda hraniti na kateri drugi pravni podlagi, kot je bila prvotna (npr. v zvezi z obveznostmi morebitnih zahtev glede hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, morebitnih pravnih postopkov, v zvezi z obveznostmi hrambe po računovodskih predpisih ipd.). Ob tem je treba upoštevati zlasti zgoraj opisano splošno načelo omejitve shranjevanja iz Splošne uredbe ter preveriti vse okoliščine posamezne zadeve.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila: mag. Saša Benčič, univ. dipl. prav., svetovalka IP

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

---

[1]V skladu s petim odstavkom 200. člena ZDR-1 lahko neizbrani kandidat, ki meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem. Prvi odstavek 30. člena ZDR-1 določa, da mora delodajalec neizbranega kandidata v osmih dneh po zaključenem postopku izbire pisno obvestiti o tem, da ni bil izbran. V primeru, da pravno sredstvo ni vloženo, je treba po poteku roka za vložitev pravnega sredstva prejeta dokazila v skladu s 30. členom ZDR-1 vrniti neizbranemu kandidatu (če gre za originalna dokazila ali če kandidat to zahteva), v nasprotnem primeru pa jih je treba uničiti. V primeru vložitve pravnega sredstva pa je potrebno dokazila, ki so jih predložili neizbrani kandidati, hraniti do pravnomočno zaključenega postopka, potem pa jih bodisi vrniti neizbranim kandidatom ali pa uničiti. Izjema so seveda dokazila, ki jih je delodajalcu predložil kandidat, s katerim je bila sklenjena pogodba o zaposlitvi, in se hranijo trajno.

[2]Npr. objava prostega delovnega mesta, vloge kandidatov, sklep o imenovanju izbirne komisije, analiza vlog, vabila na razgovore, testi oziroma preizkusi znanja, zapisnik izbirnega postopka, sklep o izbiri, obvestila izbranemu in neizbranim kandidatom, pritožbe ipd.

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.