Javna objava volilnega imenika za volitve rektorja univerze

Datum

24.04.2025

Številka

07120-1/2025/185

Kategorije

Ocene učinkov v zvezi z varstvom podatkov, Pravne podlage, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede objave osebnih podatkov volilnih upravičencev za volitve rektorja v volilnem imeniku.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za obdelavo (v konkretnem primeru objavo) določenega osebnega podatka.

Pravilnik o volitvah rektorja v prvem odstavku 11. člena določa, da predsednik volilne komisije pozove tajnike članic in glavnega tajnika univerze, da najkasneje 1 teden pred volitvami rektorja pripravijo volilni imenik na ravni celotne univerze, ki vsebuje tudi imenik študentov in strokovno-administrativnih in tehničnih delavcev. V volilnem imeniku zaposlenih so vključeni vsi zaposleni, vključno s istimi, ki so dlje časa odsotni (materinski, starševski dopust, bolniška odsotnost, …) ter tistimi zaposlenimi, ki te osebe nadomeščajo. Volilni imenik zaposlenih na univerzi je treba najkasneje 1 teden pred volitvami javno objaviti na spletni strani UL.

IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave ( v konkretnem primeru enolično identifikacijo volilnega upravičenca).

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je obveznost upravljavca (v konkretnem primeru univerze), ki mora pri tem upoštevati konkretne okoliščine in namene obdelave. Sama obdelava osebnih podatkov mora potekati na eni od pravnih podlag, ki jih določa 6. člen Splošne uredbe. V skladu s tem je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

IP pojasnjuje, da Zakon o visokem šolstvu (ZViS; Uradni list RS, št. 32/12 – UPB, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 109/12, 85/14, 75/16, 61/17 – ZUPŠ, 65/17, 175/20 – ZIUOPDVE, 57/21 – odl. US, 54/22 – ZUPŠ-1, 100/22 – ZSZUN, 102/23) v drugem odstavku 23. člena določa, da rektorja na splošnih in neposrednih volitvah za dobo štirih let izvolijo tri skupine volivcev:

visokošolski učitelji, znanstveni delavci, asistenti z raziskovalnim nazivom in visokošolski sodelavci,

študentje in

drugi delavci.

Tretji odstavek istega člena določa, da imajo volilno pravico delavci iz prve in tretje alinee prejšnjega odstavka, ki imajo na univerzi sklenjeno pogodbo o zaposlitvi vsaj za polovični delovni čas, peti odstavek pa določa, da podrobnejši postopek volitev rektorja določi statut univerze. Ta v prvem odstavku 38. člena določa, da rektorja izvolijo na splošnih neposrednih volitvah tri skupine volivcev, in sicer:

visokošolski učitelji, znanstveni delavci in visokošolski in raziskovalni sodelavci, ki so zaposleni na univerzi vsaj za polovični delovni čas, razen učitelji kliničnih predmetov, ki morajo biti zaposleni vsaj v obsegu 25 odstotkov polnega delovnega časa,

študentje,

strokovno-administrativni in tehnični delavci, ki so zaposleni vsaj za polovični delovni čas.

V četrtem odstavku istega člena statut določa, da podrobnejši postopek volitev določi senat v pravilniku. Pravilnik o volitvah rektorja je senat UL sprejel 23. 4. 2025. V prvem odstavku 11. člena pravilnik določa, da predsednik volilne komisije pozove tajnike članic in glavnega tajnika univerze, da najkasneje 1 teden pred volitvami rektorja pripravijo volilni imenik na ravni celotne univerze, ki vsebuje tudi imenik študentov in strokovno-administrativnih in tehničnih delavcev. V volilnem imeniku zaposlenih so vključeni vsi zaposleni, vključno s istimi, ki so dlje časa odsotni (materinski, starševski dopust, bolniška odsotnost, …) ter tistimi zaposlenimi, ki te osebe nadomeščajo. V volilni imenik študentov so vključeni vsi, ki imajo na dan volitev status študenta. V tretjem odstavku istega člena pravilnik določa, da je volilni imenik zaposlenih na univerzi treba najkasneje 1 teden pred volitvami javno objaviti na spletni strani UL. Zaradi varstva osebnih podatkov volilni imenik študentov ni javno objavljen (objavi se zgolj število volilnih upravičencev iz vrst študentov) in študenti podatek o uvrstitvi na volilni seznam pridobijo pri tajniku članice. Četrti odstavek istega člena določa,, da morajo biti vsi zaposleni in študenti na dan volitev navedeni v volilni imenik in imeti zagotovljen dostop do elektronskega sistema volitev. Volivcu, ki pridobi volilno pravico po objavi volilnega imenika in jo ima na dan izvedbe neposrednih volitev, je volilna komisija dolžna omogočiti pravico glasovanja.

IP povzema, da iz navedenega predpisa (pravilnika, ki se sprejme na podlagi statuta), ne pa iz samega zakona torej izhaja obveznost objave volilnega imenika na ravni celotne univerze, ki vključuje tudi zaposlene na univerzi, ni pa določeno, katere osebne podatke vsebuje volilni imenik. Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru enolično identifikacijo volilnega upravičenca). Če je torej objava šifre delovnega mesta v konkretnem primeru potrebna za enolično identifikacijo volilnega upravičenca, bi bila lahko objava tega podatka dopustna (seveda ob obstoju ustrezne pravne podlage za objavo).

IP ob tem dodaja, da javni uslužbenec oziroma javni funkcionar ni upravičen pričakovati zasebnosti glede določenih osebnih podatkov (npr. svojega imena, naziva, položaja, količnika, plače, službenega naslova in napredovanja na delovnem mestu). Slednji podatki namreč izkazujejo tako ustrezno kvalifikacijo javnega uslužbenca ali funkcionarja, ki zaseda določeno delovno mesto, prav tako pa so potrebni tudi pri ugotavljanju, ali je poraba javnih sredstev v obliki plače, ki jo prejme javni uslužbenec oziroma funkcionar, zakonita. Takšni podatki torej že po odločitvi zakonodajalca v celoti sodijo med prosto dostopne informacije javnega značaja in se tako pri njihovi objavi ni mogoče sklicevati na varstvo osebnih podatkov. 

IP ob tem sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za obdelavo (v konkretnem primeru objavo) določenega osebnega podatka. IP povzema, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba torej najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je stvar ocene konkretnih okoliščin, odgovornost za izbiro pa nosi upravljavec (v konkretnem primeru univerza). Ker IP meni, da v konkretnem primeru na podlagi dostopnih informacij obstaja verjetnost, da ne obstaja ustrezna pravna podlaga za objavo volilnega imenika, bo odprl konkretni nadzorni postopek, v okviru katerega bo preveril zakonitost obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka