Posredovanje osebnih podatkov na podlagi 10. člena ZOdv

Datum

28.09.2023

Številka

07121-1/2023/1228

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage, Šolstvo

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da je javni zavod od odvetnika na podlagi 10. člena ZOdv prejel zaprosilo za posredovanje dokumentacije v zvezi z neljubim dogodkom, kateremu so bile priče drugi mladoletniki in učitelji ter v zvezi s katerim naj bi tekel sodni spor. Menite, da v konkretnem primeru ta določba ni ustrezna pravna podlaga, saj opisani dogodek ne predstavlja izvajanja javnega pooblastila (ki ga gimnazija za izdajanje listin ima) ter prosite za potrditev tega stališča. Zanima vas tudi, ali je javni zavod te listine dolžan posredovati na kateri izmed podlag iz 6. člena Splošne uredbe ali le na izrecen poziv sodišča.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Zavezanci za posredovanje podatkov odvetniku na podlagi 10. člena ZOdv so le državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil. To pomeni, da je ta določba ustrezna pravna podlaga za posredovanje le tistih podatkov, ki nastajajo pri izvrševanju javnega pooblastila. Srednje šole in gimnazije so sicer nosilci javnega pooblastila, vendar le v delu, ki se nanaša na izdajanje javnih listin.

Pri postopku posredovanja osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja, je treba upoštevati tudi določbe 39. člena in 41. člena ZVOP-2, iz katerih med drugim izhaja, da mora vlagatelj v zahtevi navesti tudi pravno podlago v skladu s 6. členom ZVOP-2. Če upravljavec zahtevo zavrne, so vlagatelju na voljo pravna sredstva, ki so urejena različno glede na to, ali gre za osebne podatke iz zbirk, ki so uradne evidence ali javne knjige, ali ne.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje zahtevane dokumentacije javnega zavoda odvetniku. Zato vam v nadaljevanju podaja splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim vprašanjem.

10. člen Zakon o odvetništvu (Uradni list RS, št. 18/93, 24/96 – odl. US, 24/01, 54/08, 35/09, 97/14, 8/16 – odl. US, 46/16, 36/19 in 130/22; v nadaljevanju ZOdv) določa:

»Ne glede na določbe drugih zakonov, ki določajo posredovanje osebnih podatkov upravljavcem osebnih podatkov in uporabnikom osebnih podatkov, so državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil dolžni brez privolitve posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, brezplačno dati odvetniku podatke, ki jih potrebuje pri opravljanju odvetniškega poklica v posamični zadevi in to v roku 15 dni od dneva, ko prejmejo pisno zahtevo odvetnika.

Odvetnik nima pravice iz prejšnjega odstavka, če gre za osebne podatke, ki so na podlagi posebnih zakonskih določb dostopni le pooblaščenim organom.«

Iz te določbe izhaja, da so zavezanci za posredovanje podatkov odvetniku le državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil. IP je že zavzel stališče (glej npr. mnenje IP št. 07120-1/2022/44 z dne 16. 2. 2022, dostopno na https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/), da so srednje šole in tudi gimnazije sicer nosilci javnega pooblastila, vendar le v delu, ki se nanaša na izdajanje javnih listin. Na druge zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo pri izvajanju javne službe in niso povezane z izvrševanjem javnega pooblastila, pa se 10. člen ZOdv ne razteza. To pomeni, da podlage za posredovanje osebnih podatkov odvetnikom ne more predstavljati 10. člen ZOdv, kadar ne gre za podatke, ki nastajajo pri izvrševanju javnega pooblastila.

IP pojasnjuje, da ZVOP-2 ureja postopek posredovanja osebnih podatkov nekoliko drugače kot je to veljalo po ZVOP-1. V konkretnem primeru je treba upoštevati predvsem določbe 39. člena (posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja) in 41. člena (postopek posredovanja osebnih podatkov) ZVOP-2. Skladno s prvim odstavkom 39. člena ZVOP-2 posredujejo osebe javnega sektorja osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana pravna podlaga v skladu s 6. členom tega zakona, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, razen če drug zakon določa drugače. Vsebina zahteve za posredovanje osebnih podatkov je predpisana v prvem odstavku 41. člen ZVOP-2, med drugim mora vlagatelj opredeliti tudi pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov. Odvetnik bi bil torej upravičen do podatkov, ki jih obdeluje javni zavod, če bi izkazal zakonito pravno podlago iz prvega odstavka 6. člena in, kjer je ustrezno, 9. člena Splošne uredbe. Katera bi bila lahko ta pravna podlaga v konkretnem primeru, IP v mnenju ne more presojati, to je dolžnost vlagatelja zahteve. Sodišče pa ima pravno podlago pridobiti relevantne podatke od upravljavca že v procesnih zakonih, npr. v Zakonu o pravdnem postopku.

Če upravljavec zavrne zahtevo za posredovanje osebnih podatkov, so vlagatelju na voljo pravna sredstva, ki so urejena v četrtem odstavku 41. člena ZVOP-2 različno glede na to, ali gre za osebne podatke iz zbirk, ki so uradne evidence ali javne knjige, ali ne. V primeru zavrnitve zahteve za posredovanje osebnih podatkov iz zbirk, ki niso uradne evidence ali javne knjige, lahko vlagatelj zahteva sodno varstvo, o katerem odloča sodišče s splošno pristojnostjo v skladu z zakonom, ki ureja nepravdni postopek.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka