Hramba izvirnikov pogodb o zaposlitvi

Datum

06.10.2023

Številka

07121-1/2023/1260

Kategorije

Delovna razmerja

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nas prosite za pojasnilo v zvezi s hrambo izvirnikov pogodb o zaposlitvi v primerih, ko so pogodbe s strani delavca podpisane fizično, s strani delodajalca pa elektronsko. Zanima vas, ali je potrebno takšno pogodbo hraniti v fizični obliki (ki dejansko predstavlja kopijo, saj je bila s strani zastopnika delodajalca podpisana elektronsko in nato natisnjena) ali zadostuje, da jo delodajalec hrani v elektronski obliki. Skladno z določbo 14. člena ZEPDSV se namreč izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, tudi po prenehanju delovnega razmerja hranijo kot listina trajne vrednosti. Zanima vas torej, ali v konkretnem primeru zadošča elektronska hramba.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ugotavlja, da v predstavljenem primeru ne gre za ožje vprašanje s področja varstva osebnih podatkov, temveč za vprašanje hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. Za odgovor na vprašanje, ali naj kot listino trajne vrednosti hranite elektronsko podpisano pogodbo o zaposlitvi ali njeno kopijo (ter kaj v tem primeru šteje za izvirno listino, kaj pa za kopijo) se obrnite na Inšpektorat RS za delo ali ministrstvo, pristojno za delo.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Uvodoma tudi pojasnjujemo, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

•privolitev

•sklenitev ali izvajanje pogodbe

•zakonska obveznost

•zaščita življenjskih interesov posameznika

•izvajanje javne naloge

•zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika

Na področju delovnih razmerij sta običajni oziroma najbolj klasični pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov področna zakona – Zakon o delovnih razmerjih in Zakon o evidencah s področja dela in socialne varnosti (že omenjeni ZEPDSV).

Vendar pa IP ugotavlja, da v predloženem primeru ne gre za ožje vprašanje s področja varstva osebnih podatkov, temveč za vprašanje hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva. Zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov namreč opredeljuje načela in pogoje, kdaj je obdelava osebnih podatkov zakonita ali nezakonita, ne pa, kdaj je osebne podatke ali dokumentarno gradivo treba hraniti (razen da takšna obveznost nato pomeni tudi dopustno pravno podlago), z izjemo recimo, kadar gre za zagotavljanje točnosti in ažurnosti osebnih podatkov, ko je določene osebne podatke iz tega razloga treba hraniti.

Tretji odstavek 14. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06 in 50/23; v nadaljevanju ZEPDSV) določa, da se dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.

IP meni, da bi z vidika varstva osebnih podatkov lahko obravnavali navedeno določbo v smislu dopustnosti hrambe osebnih podatkov »kot listine trajne vrednosti«, kajti s tem je tudi določen rok hrambe osebnih podatkov. Vendar pa z vidika varstva osebnih podatkov ne bi bilo relevantno vprašanje, ali se hrani kopija ali izvirnik, saj se načeloma obravnava osebne podatke kot take, ne pa medij, na katerih se hranijo. Izjema bi verjetno bila, kadar bi zakon določal prepoved hrambe določene oblike osebnih podatkov (na primer prepoved hrambe elektronskih kopij potnih listin). Prav tako IP ne bi mogel obravnavati morebitne kršitve navedene določbe tretjega odstavka 14. člena ZEPDSV z vidika varstva osebnih podatkov, če denimo delodajalec izvirne listine ne bi hranil ali bi jo uničil pred potekom roka hrambe. IP tako ne bi bil pristojen za odreditev prepovedi uničenja ali za ugotavljanje prekrškovne odgovornosti v primeru nerazpolaganja z izvirnimi listinami. Takšno odgovornost delodajalca v skladu z 22. in 23. členom ZEPDSV ugotavlja inšpektorat za delo, in sicer gre za zagotavljanje skladnosti s predpisom s področja hrambe dokumentarnega gradiva s področja delovnega prava.

Zaradi navedenega menimo, da bi na vaše vprašanje lahko odgovoril bodisi Inšpektorat RS za delo bodisi Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov