Razkritje podatkov o javni uslužbenki na seji sveta zavoda

Datum

27.05.2025

Številka

07121-1/2025/655

Kategorije

Pravne podlage, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Opisujete primer sporazumne odpovedi delovnega razmerja zaposlene v vrtcu zaradi ... Posredovali ste nam del anonimnega pisma, ki se nanaša na nedopustno postopanje s strani ravnateljice. Navajate, da ste sicer seznanjeni z mnenjem IP št. 07121-1/2020/2069, vendar nas prosite za jasno stališče. Zanima vas, ali je zaradi razjasnjevanja zapisov v anonimnem pismu na seji sveta zavoda in seji sveta staršev (ki sta javna) dovoljeno vpogledati v vsebino vabila in obdolžitve v postopku izredne odpovedi in sporazuma (brez osebnih podatkov delavke - EMŠO, naslov, davčna številka) in/ ali izročitev kopij vabila in sporazuma (brez osebnih podatkov delavke - EMŠO, naslov, davčna številka)?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V obeh primerih gre za obdelavo osebnih podatkov v okviru upravljavca. Vsi člani sveta zavoda kot tudi vsi člani sveta staršev, ki se v okviru svojih nalog oziroma funkcij lahko seznanijo z določenimi osebnimi podatki so dolžni te varovati in jih brez pravne podlage ne smejo razkrivati tretjim, saj bi to pomenilo nezakonito obdelavo.

Predlagamo, da upravljavec glede na namen obravnave anonimnega pisma na obeh organih javnega zavoda in njune pristojnosti preuči, če in s kakšnim naborom osebnih podatkov iz zadevne dokumentacije bi se člani sveta eventualno lahko oz. morali seznaniti za namen opravljanja svojih funkcij. Pristojnosti sveta zavoda in sveta staršev se razlikujejo, kar je pomembno tudi za presojo tega, katere osebne podatke in dokumente potrebujeta oba organa za odločanje. Vsekakor ni videti, zakaj bi se svet staršev moral za namen odločanje seznaniti z EMŠO, davčno številko in naslovom nekdanje zaposlene, niti s celotnimi dokumenti, če zadošča, da se seznanijo s povzetkom vsebine, če sploh. Končna presoja pa je odgovornost javnega zavoda. IP ne sme in ne more v mnenju odločati o tem, kateri konkretni osebni podatki in dokumenti so potrebni za odločanje v zvezi z nalogami sveta zavoda oz. sveta staršev.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. IP vam lahko torej poda zgolj splošna pojasnila in usmeritve, za zakonitost konkretne obdelave osebnih podatkov ob upoštevanju konkretnih okoliščin, je upravljavec odgovoren sam.

Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Pri tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v vrtcih so sicer določene v Zakonu o vrtcih (ZVrt) in Zakonu o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI).

V primeru, kot ga opisujete, gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca, saj sta svet zavoda in svet staršev del javnega zavoda in lahko obdelujeta osebne podatke, ki jih za to potrebujeta. Upravljavec (javni zavod) mora presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko in mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. Presoditi je torej treba, ali se lahko svet zavoda oz. svet staršev seznani z navedeno dokumentacijo glede odpovedi delovnega razmerja z namenom oprave katere od zakonsko določenih nalog oz. nalog, določenih v statutu zavoda ali pravilniku.

Konkretne pristojnosti sveta staršev in sveta zavoda so določene v ZOFVI in Zakonu o zavodih (ZZ). Svet staršev skladno s četrtim odstavkom 66. člena ZOFVI:

-predlaga nadstandardne programe,

-daje soglasje k predlogu ravnatelja o nadstandardnih storitvah,

-sodeluje pri nastajanju predloga programa razvoja vrtca oziroma šole, vzgojnega načrta, pri pravilih šolskega reda ter da mnenje o letnem delovnem načrtu;

-daje mnenje o kandidatih, ki izpolnjujejo pogoje za ravnatelja,

-razpravlja o poročilih ravnatelja o vzgojno-izobraževalni problematiki,

-obravnava pritožbe staršev v zvezi z vzgojno-izobraževalnim delom,

-voli predstavnike staršev v svet vrtca oziroma šole in druge organe šole;

-lahko sprejme svoj program dela sodelovanja s šolo, zlasti glede vključevanja v lokalno okolje;

-v dogovoru z vodstvom šole lahko ustanavlja oziroma oblikuje delovne skupine,

-opravlja druge naloge v skladu z zakonom in drugimi predpisi.

Pristojnosti sveta zavoda so določene v 30. členu ZZ in 48. členu ZOFVI. Izpostavljamo prvi odstavek 48. člena ZOFVI, ki določa, da svet javnega vrtca oziroma šole imenuje in razrešuje ravnatelja vrtca oziroma šole, sprejema program razvoja vrtca oziroma šole, letni delovni načrt in poročilo o njegovi uresničitvi, sprejme letno poročilo o samoevalvaciji šole oziroma vrtca, odloča o uvedbi nadstandardnih in drugih programov, obravnava poročila o vzgojni oziroma izobraževalni problematiki, odloča o pritožbah v zvezi s statusom vajenca, dijaka, študenta višje šole in odraslega kot drugostopenjski organ, če z zakonom ni določeno drugače, o pritožbah v zvezi s pravicami, obveznostmi in odgovornostmi delavcev iz delovnega razmerja, obravnava zadeve, ki mu jih predloži vzgojiteljski, učiteljski, andragoški oziroma predavateljski zbor, šolska inšpekcija, reprezentativni sindikat zaposlenih, svet staršev, skupnost učencev, vajencev, dijakov ali študentov in opravlja druge naloge, določene z zakonom in aktom o ustanovitvi.

Upravljavec mora torej skladno z namenom obdelave osebnih podatkov (npr. odločanje o razrešitvi ravnateljice vrtca, obravnava pritožbe staršev, itd.) sam presoditi, ali sta se svet zavoda oz. svet staršev upravičena seznaniti z navedenimi dokumenti v okviru izvajanja svojih pristojnosti. IP načeloma meni, da če gre npr. za odločanje o razrešitvi ravnateljice vrtca, potem je možno, da se mora svet zavoda seznaniti z navedeno dokumentacijo (delno ali v celoti). Pri tem je treba upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov (torej obdelovati zgolj osebne podatke v obsegu, ki so nujno potrebni za dosego cilja) ter dolžnost varovanja osebnih podatkov, saj so člani sveta zavoda oz. sveta staršev, ki prejmejo osebne podatke, dolžni varovati vse varovane osebne podatke (torej tiste, ki niso informacije javnega značaja), s katerimi se seznanijo in jih brez ustrezne pravne podlage ne smejo posredovati izven zavoda. Vsekakor ni videti, zakaj bi se svet staršev moral za namen odločanje seznaniti z EMŠO, davčno številko in naslovom nekdanje zaposlene, niti s celotnimi dokumenti, če zadošča, da se seznanijo s povzetkom vsebine, če sploh.

Ob tem pa tudi dodajamo, da so lahko določene informacije o javnem uslužbencu tudi prosto dostopne informacije javnega značaja. V mnenju IP št. 07120-1/2021/202 z dne 16. 4. 2021 smo pojasnili, da so lahko skladno z Zakonom o dostopu do informacij javnega značaja osebni podatki javnega uslužbenca javni, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v izjemnih primerih. Ker pa je IP na področju dostopa do informacij javnega značaja pritožbeni organ, se vnaprej ne sme opredeljevati do vprašanja, kateri podatki konkretno bi predstavljali prosto dostopne informacije javnega značaja.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo, 25/08, 98/09 – ZIUZGK, 36/10, 62/10 – ZUPJS, 94/10 – ZIU, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 55/17 in 18/21.

[2]Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA, 71/23 in 22/25 – ZZZRO-1.

[3]Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC in 127/06 – ZJZP.