Javna objava osebnih podatkov v Uradnem listu RS

Datum

20.11.2025

Številka

07121-1/2025/1366

Kategorije

Pravica do izbrisa - pozabe, Svetovni splet

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da bi želeli preprečiti objavo vašega polnega imena in naslova v sekciji »Drugo preklicujejo« Uradnega lista. Razumete, da gre za objavo v Uradnem listu, ki je po zakonu trajna, dostop pa prost in neomejen. Zanima vas, ali je mogoče, da bi se objava v tej sekciji po določenem daljšem času prenehala objavljati zgolj v spletni ediciji?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Elektronska izdaja UL RS je uradna in trajno dostopna v skladu z veljavnimi določbami ZUL in ZVDAGA. V že objavljene vsebine ni dopustno posegati, ker gre za arhivsko gradivo, ki se mora hraniti v izvorni obliki.

Po novem Zakonu o objavljanju v Uradnem listu Republike Slovenije (ZOUL), ki stopi v veljavo 12. 11. 2025, bo iz že izdanega uradnega lista, kadar bo to potrebno zaradi varstva osebnih podatkov, nekatere podatke mogoče odstraniti na podlagi sodne odločbe. V takem primeru se bo objavila nova različica izdaje zadevnega uradnega lista, ki bo vsebovala obvestilo o odstranitvi podatkov. Izvirna različica izdaje uradnega lista pa se bo hranila pri izdajatelju uradnega lista.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven nadzornih ali drugih postopkov presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov. Zato vam v zvezi z vašim dopisom podajamo zgolj splošna pojasnila.

Obdelava osebnih podatkov je v skladu s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če je podana vsaj ena izmed pravnih podlag, navedenih v točkah a) do f) istega člena. V skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP‑2 je obdelava osebnih podatkov na podlagi točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi, določa zakon.

Uradni list Republike Slovenije (v nadaljevanju: UL RS) objavlja preklice in druge objave na podlagi Zakona o uradnem listu Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 112/05 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 109/09, 38/10 – ZUKN, 60/17 – ZPVPJN-B in 3/22 – ZDeb; ZUL)[1] in Uredbe o objavljanju v Uradnem listu Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 20/10 in 36/14; Uredba)[2] ter vsakokrat veljavne področne zakonodaje, ki ureja preklice posameznih dokumentov. ZUL in Uredba sicer določata vrste objav, ki se morajo objaviti v uradnem listu (npr. razpisi, vpisi, preklici ipd.), ne določata pa konkretnih pogojev za obdelavo osebnih podatkov – torej ne urejata vrst osebnih podatkov, namena obdelave ali rokov hrambe. Nekateri področni predpisi (npr. Zakon o osebni izkaznici, Zakon o potnih listinah, Zakon o varnosti cestnega prometa, pravilniki o šolski dokumentaciji ipd.) so v preteklosti predvidevali objavo preklicev posameznih dokumentov v UL RS.

Iz tretjega in četrtega odstavka 1. člena ZUL izhaja, da UL RS izhaja v elektronski obliki, ki se varno elektronsko podpiše in objavi na spletnih straneh javnega podjetja Uradni list Republike Slovenije, kjer je dostop do elektronske izdaje brezplačen. Elektronska izdaja UL RS je torej edina uradna izdaja, ki jo mora UL RS javno objaviti in do nje omogočiti brezplačen dostop.

V skladu s 1. in 8. alinejo prvega odstavka 2. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 – odl. US in 51/14; ZVDAGA) je arhivsko gradivo dokumentarno gradivo (tj. vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb), ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. V skladu s temeljnimi načeli ZVDAGA mora hramba dokumentarnega (in arhivskega) gradiva zagotavljati trajnost, nespremenljivost in integralnost, urejenost ter dokazljivost izvora (provenience) gradiva oziroma njegove vsebine (4. in 5. člen ZVDAGA). Skladno s 7. členom ZVDAGA je arhivsko gradivo kulturni spomenik in mora biti varovano kot takšno. Na podlagi prvega odstavka 34. člena ZVDAGA pristojni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva za vsako javnopravno osebo posebej določi arhivsko gradivo. V skladu z drugim odstavkom tega člena se do izdaje strokovnih navodil z vsem dokumentarnim gradivom ravna tako kot z arhivskim gradivom.

Ker je Arhiv RS kot pristojni arhiv v smislu prvega odstavka 34. člena ZVDAGA z Navodili Arhiva RS razglasni del UL RS določil kot arhivsko gradivo, je razglasni del UL RS, upoštevajoč določbo 7. člena ZVDAGA, kulturni spomenik in mora biti varovan kot takšen. Posledično v že izvedene objave v razglasnem delu UL RS ni mogoče posegati, saj je razglasni del UL RS ob upoštevanju temeljnih načel ZVDAGA potrebno hraniti v originalni obliki. To pomeni, da v že izvedene objave v razglasnem delu UL RS ni mogoče naknadno posegati, tudi ne z izbrisom ali spremembo posameznih podatkov, saj bi to pomenilo poseg v integriteto arhivskega gradiva. Hkrati ZUL določa obveznost UL RS, da zagotavlja trajen, brezplačen spletni dostop do elektronske izdaje UL RS, kar vključuje tudi razglasni del.

V zvezi z zgoraj navedenim IP še pojasnjuje, da bo na podlagi četrtega odstavka 4. člena novega Zakona o objavljanju v Uradnem listu Republike Slovenije, ki stopi v veljavo dne 12. 11. 2025, izjemoma mogoče odstraniti določene osebne podatke iz že izdanega uradnega lista na podlagi sodne odločbe, kadar bo to potrebno zaradi varstva osebnih podatkov. V takem primeru se bo objavila nova različica zadevne izdaje uradnega lista, ki bo vsebovala obvestilo o odstranitvi podatkov. Izvirna različica izdaje uradnega lista se bo še naprej hranila pri izdajatelju, in sicer v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva.

Vsaka sprememba režima objave ali dostopnosti (npr. časovno omejena objava osebnih podatkov v spletni izdaji UL RS) bi zahtevala izrecno zakonsko podlago, ki bi določila pogoje in obseg takšne obdelave. IP še izpostavlja, da morajo upravljavci osebnih podatkov, ki izvajajo obdelavo za namene arhiviranja v javnem interesu, v skladu s 1. odstavkom 89. člena Splošne uredbe zagotoviti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, s katerimi se zavarujejo pravice posameznikov. Ti ukrepi lahko vključujejo, na primer, omejitev indeksiranja vsebine s spletnih iskalnikov, kadar je to skladno z arhivskimi pravili in tehničnimi možnostmi.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

---

[1]Dne 12. 11. 2025 stopi v veljavo Zakon o objavljanju v Uradnem listu Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 83/2025; ZOUL). Z dnem njegove uveljavitve, bo prenehal veljati Zakon o uradnem listu Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 112/05 – uradno prečiščeno besedilo, 102/07, 109/09, 38/10 – ZUKN, 60/17 – ZPVPJN-B in 3/22 – ZDeb; ZUL), uporabljal pa se bo do 28. 2. 2026, razen določb 11.a in 11.b člena in tretje alineje 13. člena, ki se bodo prenehale uporabljati že prej. Določbe 20., 21., 22. in 23. člena ZOUL se začnejo uporabljati 1. 1. 2026, določbe II., III. in IV. poglavja, desetega odstavka 17. člena v delu, ki se nanaša na skrbništvo zbirk iz drugega in tretjega odstavka 17. člena, 19. člena v delu, ki se nanaša na informacijski sistem iz 10. člena in določbe 24. do 27. člena pa se začnejo uporabljati 1. 3. 2026.

[2]Z dnem uveljavitve ZOUL bo prenehala veljati tudi Uredba o objavljanju v Uradnem listu Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 20/10 in 36/14), uporabljala pa se do začetka uporabe predpisa, izdanega na podlagi šestega odstavka 7. člena, petega odstavka 10. člena in petega odstavka 11. člena ZOUL.