Zahteva za EMŠO zakonitega zastopnika mladoletnega upravičenca v vlogi za izdajo subvencionirane vozovnice

Datum

10.04.2024

Številka

07121-1/2024/427

Kategorije

EMŠO in davčna, Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih, Pravne podlage, Uradni postopki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov pri izdaji subvencionirane mesečne vozovnice za vaše mladoletne otroke. Menite, da zahteva javnega podjetja za posredovanje EMŠO starša oziroma skrbnika ni zakonita, saj tega podatka ne potrebujejo ter se neutemeljeno sklicujejo na Pravilnik o izvajanju subvencioniranega prevoza.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pravna podlaga za zbiranje in vodenje podatka o EMŠU zakonitega zastopnika mladoletnega upravičenca v evidenci subvencij prevoza je podana v določbah ZPCP-2 in Pravilniku o izvajanju subvencioniranega prevoza.

IP ni pristojen predlagatelj predpisov in ne nastopa v vlogi zakonodajalca, temveč je zakonodajalec tisti, ki lahko pretehta potrebnost, primernost in sorazmernost določenega ukrepa in uredi ustrezno pravno podlago zanj.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven nadzornega postopka ne more presojati ustreznosti ravnanja določenega upravljavca. Mnenja IP namreč niso namenjena presoji zakonitosti posameznih obdelav s strani konkretnih upravljavcev, temveč podaji načelnih in splošnih stališč glede interpretacije določb zakonov, ki se nanašajo na varstvo osebnih podatkov.

Vsak upravljavec mora imeti za obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo zbiranje in hrambo, zakonito in ustrezno pravno podlago iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe (privolitev, pogodba, zakonska obveznost itn.). ZVOP-2 v drugem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju in v zasebnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave.

Iz vaše korespondence z upravljavcem izhaja, da kot pravno podlago za obdelavo podatka o EMŠU zakonitega zastopnika mladoletnega vlagatelja za subvencionirano vozovnico navajajo Zakon o prevozih v cestnem prometu (Uradni list RS, št. 6/16 – uradno prečiščeno besedilo, 67/19, 94/21, 54/22 – ZUJPP, 105/22 – ZZNŠPP in 18/23 – ZDU-1O; v nadaljevanju ZPCP-2) in Pravilnik o izvajanju subvencioniranega prevoza (Uradni list RS, št. 7/20, 89/20, 133/21, 140/21 in 116/22; v nadaljevanju Pravilnik), ki je bil sprejet na njegovi podlagi.

ZPCP-2 določa pogoje in način opravljanja prevozov potnikov in potnic in blaga v notranjem in mednarodnem cestnem prometu ter organe, pristojne za izvajanje in nadzor nad izvajanjem tega zakona. Ministrstvo, pristojno za javni potniški promet v notranjem in čezmejnem prometu (ministrstvo za JPP) na podlagi drugega odstavka 15. člena ZPCP-2 vodi tudi evidenco subvencij prevoza. V tej evidenci pa se na podlagi 4. točke dvanajstega 12. odstavka 16. člena ZPCP-2 za uveljavljanje pravic upravičencev in izvajalcev ter nadzora nad izvajalci subvencioniranega prevoza vodijo tudi podatki zakonitega zastopnika upravičenca do subvencioniranega prevoza, in sicer ime in priimek, naslov (država, občina, naselje, ulica, hišna številka z dodatkom in podatki o pošti) in EMŠO (oziroma druga matična oznaka za osebe iz druge države).

Pravilnik skladno s temi zakonskimi določbami v 3. členu predpisuje, da mora upravičenec pred pridobitvijo subvencionirane vozovnice v novem šolskem ali študijskem letu izvajalcu subvencioniranih prevozov predložiti popolno pisno vlogo za izdajo subvencionirane vozovnice na obrazcu, ki je kot Priloga 1 sestavni del tega pravilnika ali vlogo odda elektronsko. Vloga vsebuje podatke o upravičencu, zakonitem zastopniku, če gre za mladoletnega upravičenca, statusu upravičenca v obdobju koriščenja subvencije prevoza ter relaciji. Izvajalec vlog arhivira in jih hrani dve leti od vnosa vloge v evidenco subvencije prevoza, po preteku tega obdobja pa jih uniči oziroma izbriše.

Glede na to IP meni, da je podana zakonska pravna podlaga za zahtevo po navedbi EMŠO zakonitega zastopnika mladoletnega upravičenca v vlogi za izdajo subvencionirane vozovnice ter za nadaljnje vodenje tega podatka, skladno z rokom hrambe, v evidenci subvencij prevoza.

Poleg obstoja ustrezne pravne podlage morajo biti za zakonitost obdelave sicer res izpolnjena tudi vsa načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih predpisuje 5. člen Splošne uredbe, skladnost obdelave s temi načeli pa mora biti sposoben dokazati upravljavec. Kot izhaja iz vašega opisa, menite, da v konkretnem primeru obdelava EMŠO starša oziroma skrbnika ni potrebna za namen subvencionirane vozovnice mladoletnih in torej ni v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz točke c prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe. V zvezi s tem pa IP dodaja, da je v ZPCP-2 opredeljen namen obdelave tega osebnega podatka »za uveljavljanje pravic upravičencev in izvajalcev ter nadzora nad izvajalci subvencioniranega prevoza«. Kako se načelo najmanjšega obsega podatkov upošteva v povezavi s tem namenom, ki ga zasleduje določba 16. člena ZPCP-2, se odloča v okviru konkretnih uradnih postopkov. Treba pa je poudariti, da je obvezno vodenje tega podatka v evidenci subvencij prevoza predpisal že zakonodajalec. IP ni pristojen predlagatelj predpisov in ne nastopa v vlogi zakonodajalca, temveč je zakonodajalec tisti, ki lahko pretehta potrebnost, primernost in sorazmernost določenega ukrepa in uredi ustrezno pravno podlago zanj. Zato vam priporočamo, da se za podrobnejša pojasnila oziroma morebitne pobude obrnete na predlagatelja zakona.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka